PRESUPUESTOS

INTRODUCCIÓN

El presupuesto es el plan maestro que debe guiar las acciones de una empresa altamente competitiva. Formular un buen presupuesto requiere que los que participan en este proceso conozcan a fondo las particularidades que tiene, así como las técnicas y herramientas que hacen del proceso una fuente que agrega valor a los clientes de la empresa. Al ser un plan de operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios.

Por lo tanto, cuando se haces un presupuesto para una empresa, en realidad lo que se estás haciendo es planear a futuro. Entonces nacen las preguntas: cuánto piensas vender, qué necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo mejor de todo, sabrás cuánto vas a ganar en un periodo. Obviamente, esto es una estimación que puedes hacer de acuerdo con tu experiencia y la información que conoces.

Tal como lo dice su nombre, el presupuesto es justamente pre-suponer en materia de finanzas y economía cuáles serán las actividades o movimientos a realizar en un período futuro que se calcula de manera aproximada.

La importancia del presupuesto siempre radica en realizar una proyección seria y fundada sobre los movimientos económicos, monetarios y financieros que caracterizarán al sujeto que lo realiza. Así, sin el presupuesto se puede fácilmente entrar en caos al generarse más gastos de lo necesario o incluso al no controlar las ganancias o entradas de capital que se realicen.

METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS

La presupuestación ocurre en el momento de estimar el valor de la nómina de precisar la cuantía de las facturas de venta o cuando se estudian las condiciones de los créditos o empréstitos, o en cuanto a sus repercusiones sobre los pronósticos de efectivo.

Para los directivos de empresas donde se otorga la debida importancia a los buenos presupuestos, para quienes no los utilizan y para quienes desean implementar el sistema en cualquier organización, se presentan algunas orientaciones de indudables beneficios.

En la labor de concientización sobre la convivencia de los presupuestos se recomienda considerar su naturaleza flexible y sus limitaciones.

Las características de la empresa, debidas al tipo de actividad comercial desarrollada, su prestigio mercantil, su imagen ante los canales de distribución previstos y sus coeficientes de eficiencia y productividad, condicionan las metas presupuéstales. Del entorno económico, social, tecnológico y competitivo es de consulta obligada en el trabajo presupuestal, por cuanto inciden en la formulación de los planes, programas, proyectos u objetivos se constituyen las bases de los pronósticos.

El presupuesto debe tener, cuando menos, los siguientes puntos:

1) conocimiento de la entidad, para la adaptabilidad del presupuesto a la organización empresarial.

2) una planificación general previa, que integre la determinación de políticas y objetivos futuros generales, a gran nivel.

3) la formación de programas detallados o analíticos que conviertan los objetivos generales, en planes de operación.

4) la cuantificación de los planes operativos.

5) el control, para que los planes presupuestados se cumplan, o se superen, a través de un análisis de las variaciones y desviaciones, conocimiento de sus causas y de sus posibles rectificaciones, ajustes o apoyos, durante el periodo que abarca el presupuesto.

LABOR DE CONCIENTIZACIÓN

Esta labor deberá adelantarse en los niveles operativos y administrativos. Desde el punto de vista operativo la concientización es crucial porque en ella recae la ejecución de lo que la dirección se propone en materia fabril y comercial. En cuanto a lo administrativo se necesita persuadir los cuadros gerenciales sobre las ventajas de la adopción de un sistema presupuestal para definir el horizonte comercial y financiero de las empresas, facilitar el control y responder a las condiciones cambiantes del medio.

DETERMINACIÓN DE LAS CARACTERISTICAS EMPRESARIALES

El diagnóstico interno representa un factor fundamental del planeamiento, el cual adquiere expresión monetaria mediante el presupuesto. En efecto, las variables relacionadas a continuación Son importantes en el trabajo desarrollado para que los planes tengan dimensiones cuantitativas y monetarias:

• SITUACIÓN FINANCIERA: El estado financiero de las empresas con respecto al endeudamiento, la liquidez, la valorización de los títulos de propiedad y los índices de la lucratividad, repercuten sobre las posibilidades de captar capitales, conseguir créditos o gestionar la concesión de plazos por parte de los proveedores de bienes o servicios.

• EFICIENCIA Y PRODUCTIVIDAD: La eficiencia comprende las acciones puestas en práctica para minimizar el tiempo invertido entre la adquisición de insumos y la comercialización de productos, en tanto que la productividad expresa como la producción por hora-hombre u hora-máquina.

Estos resultados dependen de elementos como la actualización tecnológica, la distribución funcional de la planta, la destreza de la mano de obra.

• ACTUALIZACIÓN TECNOLÓGICA: En virtud de los efectos ejercidos por la modernización industrial sobre los costos, la intensidad del reproceso y la calidad de los productos, es comprensible su influencia en los presupuestos comerciales, sujetos a la competitividad en precios y calidades.

• Políticas gerenciales: En el financiamiento, el camino seleccionado para respaldar la operación normal o la expansión de actividades gravitará en el presupuesto, dada la influencia de los diversos canales de financiación sobre la amortización de capitales, el reconocimiento de dividendos y la cancelación de intereses. De la misma manerala política de inventarios se reflejará en los presupuestos de compras y producción, y las políticas de salarios y de crédito se expresarán presupuestalmente en los valores de la nómina, la comercialización y los flujos monetarios.

EVALUACIÓN DEL ENTORNO

Como ninguna empresa puede abstraerse del medio en que se desenvuelve, los planes y presupuestos se supeditan a manifestaciones ambientales, como las ejecutorias de los Competidores nacionales e internacionales, las prácticas comerciales impuestas por los canales de abastecimiento, las condiciones crediticias instauradas por las instituciones financieras, el comportamiento de la inflación y la devaluación y las tasas de interés, y las políticas establecidas por el gobierno en las áreas tributaria, salarial, de seguridad social y de comercio exterior. En materia mercantil las expectativas se centran en el estudio detallado de las fortalezas y debilidades que tiene la empresa para enfrentar las compañías rivales y, por tanto, se impone la evaluación de parámetros como la imagen de marca, los gustos y las preferencias de los consumidores, las habilidades de la fuerza de ventas, las calidades y los precios, el prestigio de la empresa y las tendencias de participación en el mercado donde se actúa.

El diagnóstico, según se muestra en la figura 2.1, incorpora dos clases de variables que afectande manera significativa el comportamiento de la empresa: las que dependen de laadministración, denominadas controlables, y las que no, denominadas no controlables (estasúltimas representan graves riesgos o amenazas para la empresa). A continuación se relacionanalgunas variables de cada tipo

VARIABLES CONTROLABLES VARIABLES NO CONTROLABLES

Objetivos Gustos del consumidor

Políticas gerenciales Disposiciones gubernamentales

Proyectos de inversión Inflación y devaluación

Estrategias competitivas Tasas de interés

Calidad del producto Estabilidad política

Canales de distribución Ingreso per cápita del consumidor

Acciones de la competencia

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO PRESUPUESTAL

Para asegurar el cumplimiento del tiempo establecido, preparar el presupuesto y garantizar la intervención de los diferentes niveles organizacionales en la labor presupuestal, deben definirse las actividades por asignar a los participantes en dicha labor, así como precisar normas aplicables al flujo de información, la secuencia a seguir y la coordinación. La organización del trabajo, como se señala a continuación, interpreta el tamaño de las operaciones empresariales.

En empresas pequeñas y medianas Cuando las operaciones empresariales no son complejas y son de tamaño reducido, el trabajo presupuestal es responsabilidad de un departamento de contabilidad, en cuyo caso la jefatura asume las funciones siguientes:

• Sostener reuniones con la dirección general y con las jefaturas de cada departamento con el fin de conocer sus apreciaciones respecto al sistema y las políticas de la organización.

• Revisar el sistema de contabilidad de costos, fijar criterios en torno a la intervención de los diferentes departamentos y diseñar los métodos y formatos que se aplicarán en la fase del control.

• Difundir la técnica de la presupuestación en los niveles operativo y administrativo, y capacitar sobre el adecuado diligenciamiento

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