PRINCIPALES PROBLEMAS LEGALES DE LAS COMPRAS EN LINEA

1.1 AUTORIDAD LEGAL

La autoridad legal va hacer ejercida por el agente de compras quien posee la autoridad legal para ejecutar contratos en nombre de la empresa.

En una empresa grande, el agente de compras puede también tener personal que incluye compradores y despachadores.

1.2 ¿QUÉ SON LOS AGENTES DE COMPRAS?

Son aquellas personas que trabajan o dependen del comprador o importador, buscan los proveedores y seleccionan la mejor oferta, por cuyo trabajo reciben una comisión pagada por el importador. Esta comisión no tributa, en consecuencia no debe adicionarse al precio de factura para objeto del cobro de los tributos.

1.3 ¿CUÁLES SON LAS RESPONSABILIDADES DE LOS AGENTES DE COMPRAS?

Las responsabilidades básicas son:

* Mantener una continuidad en los suministros teniendo en cuenta los programas.

* Proporcionar estos suministros de acuerdo con las normas de calidad requeridas.

* Obtener los productos necesarios al costo total más bajo posible, dentro de las condiciones y plazos de entrega requeridos.

* Prevenir de las variaciones de precios en el mercado, así como de las coyunturas o las tendencias que sean del interés de la organización.

Para cumplir sus responsabilidades el agente de compras debe realizar las siguientes actividades:

* Búsqueda y evaluación de proveedores: Constituye una de las actividades más importantes de la función de compras, tendente a tener una calificación de los proveedores en función de su capacidad de respuesta frente a nuestra empresa, lo que constituye un punto de partida para las futuras relaciones comerciales con ellos.

* Mantenimiento de un archivo actualizado de productos, con sus características técnicas, códigos de identificación, suministradores, precios y condiciones de entrega y pago.

* Negociación permanente de precios, calidad, presentaciones y plazos de entrega, en función de las previsiones de compra y calificación del proveedor.

* Previsión de compras, en su aspecto tanto técnico como económico y financiero.

* Planificación de pedidos por artículo y proveedor, determinando los volúmenes de pedidos y fechas de lanzamiento previstas.

* Preparación de órdenes de compras, lanzamiento de pedidos y seguimiento de los mismos hasta su recepción y control de la calidad, en el caso que lo requiera.

* Solventar discrepancias en la recepción del producto.

* Analizar variaciones en precios, plazos de entrega y calidad

Para cumplir sus objetivos, la función de compras consta de actividades netamente diferenciadas que podríamos resumir como:

* Estudio de fuentes de suministro (Análisis del mercado)

* Selección de proveedores.

* Control de las especificaciones de calidad requeridas, incluyendo empaquetado, presentación, etc. (gestión de la calidad de la compra

* Estas especificaciones suelen estar dictaminadas o bien por un departamento técnico (entorno industrial) o bien por el departamento de marketing (entorno comercial)

* La gestión de precios, para conseguir compras lo más económicas posibles.

* La gestión de plazos y condiciones de entregas, para conseguir máxima fiabilidad, flexibilidad y reducción de los tiempos de entrega.

* El seguimiento y control de todas las operaciones realizadas en todos los acuerdos y condiciones establecidos por el proveedor.

* La venta de los productos sobrantes y obsoletos, para evitar pérdidas económicas.

* Formas de compra

1.4 PRINCIPALES LEYES QUE RIGEN LAS NORMAS

* Ley de adquisiciones, arrendamientos y servicios del sector público

* Ley de compra- venta

1.5 AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD DE LOS VENDEDORES

El vendedor está obligado a entregar al consumidor un bien que sea conforme con el contrato de compra venta en los términos establecidos en esta ley.

A los efectos de esta ley son vendedores las personas físicas o jurídicas que, en el marco de su actividad profesional, venden bienes de consumo. Se consideran aquí bienes de consumo los bienes muebles corporales destinados al consumo privado.

El vendedor responderá ante el consumidor de cualquier falta de conformidad que exista en el momento de la entrega del bien. En los términos de esta ley se reconoce al consumidor el derecho a la reparación del bien, a su sustitución, a la rebaja del precio y a la resolución del contrato.

La renuncia previa de los derechos que esta ley reconoce a los consumidores es nula, siendo, asimismo, nulos los actos realizados en fraude de esta ley, de conformidad con el artículo 6 del Código Civil.

1.6 CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Para abastecer a una empresa de materiales, bienes y/o servicios, es necesario realizar las compras que más convengan, reconociéndose los siguientes tipos de ellas:

1) Compra de Bienes, Mercancías y Materiales: Son lo general de las instituciones 2) Compra de Servicios: Puede ser especial, aun cuando determinadas organizaciones se dedican exclusivamente a ello.

3) Compras Anticipadas: Son las que puedes ser planeadas y llevarse a cabo de antemano existen sus razones y sus riesgos para ellas.

a) Razones para comprar Anticipadamente

i) Adquirir para el inventario, tener reservas

ii) Llevar a cabo contratos a largo plazo, en donde se prevé la cobertura de los artículos en un determinado tiempo.

iii) Mantener estables los costos, por adelantado, durante un periodo.

iv) Procurar se citen existencias de inventarios. (J.I.T. Just in Time = justo a tiempo)

v) Adquirir inventarios a precios económicos

b) Riesgos

vi) Pérdidas, por mantener inventarios obsoletos (mermas o desechos deterioros, pérdidas físicas, etc.)

vii) Aumento en la comisión financiera y gastos de manutención de inventario

viii) Exceso de inventarios y problemas financieros

ix) Pérdida, porque el mercado no acepte el producto

4) Compras de Emergencia: Son cuando urgen y no se pueden realizar de manera normal, por lo que se deben controlar: el límite, la revisión de pedidos, definiendo responsabilidades; y la autorización de quien va a hacer el pedido.

5) Compras Especulativas: Es una variante de la compra anticipada, pero no siempre, considerando la ética, y que su objeto e interés sea seguro y eficiente, a precios bajos, o buscando beneficios, corriendo riesgos.

6) Compras Recíprocas: Son usadas por el proveedor como medida de presión para el comprador, poniéndole condiciones a su conveniencia.

7) Compras Personales: Son las que se efectúan para la gente que trabaja en una entidad.

8) Compras de Salvamento: Ocurren cuando un artículo es excedente en algún departamento, transfiriéndose el mismo.

9) Compras de Excedentes: Se lleva a cabo para cubrir necesidades normales y quizá futuras, para aspectos ocasionales, para casos de emergencia, o para previsiones.

10) Compras en el Mercado Abierto: Son de poco volumen, en “Mercado Cambiante”, cuando conviene, o cuando se puede conseguir fácilmente.

11) Compras de Artículos Relacionados: Se hace en pequeño, con actividades diferentes de fabricación.

12) Compras Especiales: Estas son cuando no son de rutina.

13) Compras de Elementos Especiales: Es cuando se escoge de un gran número de proveedores, consiguiendo descuentos.

14) Compras de Elementos de Bajo Costo: Sólo cuando conviene su costo, calidad y necesidades a cubrirse.

15) Compras Corporativas: Se desarrollan por los grandes grupos, trasnacionales, corporaciones, para sus subsidiarias.

16) Compras Consolidadas: Las hacen los grandes grupos empresariales para sus sucursales o filiales.

1.7 PRÓNOSTICO DE COMPRAS

Para mantener una posición vendedora favorable, que pueda enfrentar a la competencia y rendir beneficios satisfactorios, hay que procurar materiales a bajo costo que permitan las exigencias de calidad y servicio. El precio en la obtención de estos materiales y el de almacenamiento deberán mantenerse también a un nivel económico.

Estas funciones constituyen la necesidad de comprar.

1.7.1 PLANEACIÓN Y PRONÓSTICO DE COMPRAS

La planeación comprende los pronósticos, objetivos, políticas, programas, procedimientos y presupuestos, bien sea para la empresa en su totalidad o para cualquier área de la misma.

1.7.2 LOS PRÓNOSTICOS

La actividad comercial se reduce a una estrategia basada en las opciones que ofrecen diversas alternativas. Un gerente de compras que tiene que tomar opiniones para determinar el curso a seguir necesita mirar al futuro en forma sistemática y constante para adelantarse a las oportunidades y a los peligros.

Para decidir el curso que se va tomar, primero hay que observar el horizonte con el fin de determinar las condiciones que probablemente existirán en el futuro, es decir, el gerente de compras deberá de pronosticar el volumen de compras requerido por la empresa antes de iniciar con las demás etapas de la adquisición de materiales.

1.7.3 LOS OBJETIVOS

Obtener las partes necesarias para la integración de la producción al mejor precio, calidad, en las mejores condiciones de pago y entrega, en el volumen requerido, tiempo oportuno y lugar adecuado.

1.8 PROCESO DE COMPRAS.

En las compras, la rutina real variará algo en las diferentes compañías, porque el problema de las compras no es nunca exactamente idéntico en dos empresas cualesquiera. Sin embargo, hay ciertos pasos típicos en todos los procedimientos de compras, que pueden asumirse como sigue:

1.9 CANCELACIÓN DE ORDEN Y VIOLACIÓN DE UN CONTRATO DE COMPRAS.

Una orden de compra es un documento mediante el cual se comprometen tanto el proveedor y el comprador a sostener y respetar las condiciones pactadas en la adquisición de materiales. La orden de compra para es la autorización al proveedor para que envié y cargué al comprador las mercancías especificadas, es muy importante que la orden de compra abarque de manera concreta y precisa los elementos esenciales de las compras que se quieran hacer, de manera que se hagan imposible las interpretaciones erróneas y reduzcan al mínimo la necesidad de intercambiar correspondencia sobre el asunto.

La cancelación de orden será cuando:

1.9.1 CANCELACIONES POR INCUMPLIMIENTO.

En caso de que el Vendedor incumpla en la realización de sus obligaciones al amparo de la Orden de Compra, se declare en quiebra, suspensión de pagos, liquidación, realice una cesión general en favor de sus acreedores o, si es nombrado un interventor por razón de la insolvencia del Vendedor, o en caso de que el Vendedor incumpla con alguna disposición o requisito de la Orden de Compra, el Comprador podrá, mediante aviso por escrito y sin perjuicio de cualquier otro derecho que pudiera tener, cancelar la Orden de Compra. En caso de cancelación, el Comprador podrá completar la ejecución de la Orden de Compra a través de los medios que éste seleccione, y el Vendedor será responsable de cualquier costo adicional incurrido por el Comprador en este supuesto.

El Vendedor entregará o cederá al Comprador cualquier trabajo que se encuentre en proceso, a solicitud del Comprador. Toda cantidad debida al Vendedor por los bienes y servicios terminados por éste en cumplimiento a los términos de la Orden de Compra y previos a dicha cancelación, serán objeto de compensación por los costos adicionales incurridos por el Comprador para finalizar la Orden de Compra, así como otros daños incurridos por éste como consecuencia del incumplimiento del Vendedor. La renuncia del Comprador a cualquier acción derivada del incumplimiento del Vendedor, no será considerada como una renuncia del Comprador a cualquier disposición de la Orden de Compra o a cualquier acción derivada del incumplimiento subsecuente del Vendedor.

1.9.2 CANCELACION POR CONVENIENCIA.

El Comprador tendrá el derecho de cancelar, por razón de conveniencia, toda o parte de la Orden de Compra, en cualquier momento y mediante aviso por escrito proporcionado al Vendedor. El Vendedor dejará de realizar todos los trabajos relacionados con la Orden de

Compra a partir de la fecha contenida en dicho aviso de cancelación, no tomará órdenes adicionales y preservará y protegerá los materiales adquiridos o comprometidos conforme a la Orden de Compra, tanto trabajos en proceso como terminados, que se encuentren en las plantas del Vendedor y sus proveedores, así como las instrucciones pendientes del Comprador, y dispondrá de ellos conforme a las instrucciones del Comprador.

Los pagos de cancelación o los reembolsos al Comprador, si los hubiere, serán mutuamente acordados en forma oportuna por el Comprador y el Vendedor, basados en la porción del trabajo realizado en forma satisfactoria en la fecha de cancelación, incluyendo el reembolso razonable de utilidades por dichos trabajos, los gastos razonablemente necesarios que resulten de la cancelación, apoyados por documentos que satisfagan al Comprador, disposición de trabajo, materiales y cantidades previamente pagadas por el Comprador.

El Vendedor renuncia expresamente a reclamar el pago de daños y perjuicios, así como el de cualquier pérdida de utilidades, contribuciones o daños incidentales o consecuenciales u otros daños ocasionados por dicha cancelación. El Vendedor entregará todos los bienes con todas sus garantías aplicables o dispondrá de los bienes según le instruya el Comprador antes del pago final.

1.9.3 TIPOS DE CONTRATOS

Los pedidos de compras pueden clasificarse de la siguiente forma

Pedidos individuales de compra: Cantidades concretas de los artículos que se indican de los mismos o para cubrir las necesidades de material para ciertos fines concretos. Después de haber recibido el material y extendido un cheque para pagar la factura, ha terminado el contrato.

Pedidos generales de compra: Cubren la necesidad de un material dado, durante un periodo determinado, teniendo en cuenta o no la obtención de ganancias especulativas. En realidad, esas órdenes de entrega son lo que pudiéramos llamar como sub-pedidos, y suelen hacerse por medio de cartas ordinarias en lugar de utilizar algún impreso en particular.

1.9.3.1 VIOLACION DE CONTRATO

El incumplimiento de contrato es un término legal o una obligación jurídica entre dos partes donde una de las partes no ha cumplido el compromiso jurídico que causa un incumplimiento de contrato.

...