PROCESO DE ENTRADAS POR COMPRAS

PROCESO DE ENTRADAS POR COMPRAS

Necesidad de adquisiciones

El gerente de A y B, el jefe de compras, el almacenista y/o comité de compras estudian la necesidad de adquisiciones de acuerdo con; la existencia disponible, el programa de producción y/o ventas y eventos a realizar.

De acuerdo al sistema de compras por período (diario, semanal o mensual) los funcionarios encargados de compras preparan las necesidades de adquisiciones.

REQUISICIONES O PEDIDOS

Son el pedido de elementos suministros, insumos que necesita los departamentos del hotel, para desarrollar su labor.

El formato de solicitud de compra, es elaborado por cada Jefe de Departamento del hotel, donde se indica la necesidad de comprar un artículo o mercancía.

Lo cual implica un mejor control de los pedidos y del consumo, ya que el formato informa la cantidad del consumo normal y la fecha de la última compra.

Las requisiciones llegan al Departamento de Compras, provenientes del resto de los Departamentos, debidamente autorizadas por el Gerente del Departamento. De esta forma se tiene un mejor y mayor control de las compras de cada departamento.

Es importante destacar que una requisición con la información incompleta es causal de su devolución al departamento de origen, hasta tanto la información no esté clara. Esto probablemente le ocasione problemas al agente de compras, al adquirir mercancía que está corriendo el riesgo de ser devuelta por falta de información.

Las Requisiciones de Compras son Manuales o Computarizadas. Ambas poseen la misma cantidad de información, con la única diferencia que la requisición manual llega al departamento de compras por un empleado del hotel y la requisición computarizada, llega al departamento vía computadora y de allí, ya está lista para tomarla y emitir la orden de compra directa.

MODELO DE REQUISICIONES

Es importante la capacitación de todo el personal o funcionario que interviene en el manejo de la información de inventarios y en el conocimiento exacto del código de todos ítems del PUC de inventarios, de manera que el resultado presentado sea confiable.

RESTAURANTE SOCIAL

Requisición No.___________

Ambiente:______________________ Sección: ___________________________

Destino_________________________________ Día 22 Mes 01 Año 2013

Código Cantidad Unidad Descripción

Pedido Autor

Solicitado: __________________________Revisado:¬-_______________________

Autorizado:__________________________

Análisis de aprobación de la requisición

Corresponde al funcionario que, de acuerdo al manual de funciones y procedimientos de la empresa, le sea asignada la tarea de analizar cada una de las requisiciones de los diferentes ambientes o secciones para autorizar las cantidades necesarias según lo programado.

El diligenciamiento del formato lo elabora el funcionario de cada ambiente y según sus necesidades indicando:

• Ambiente (cocina principal, bar, mini bar, piscina, etc.).

• Sección

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