Partes De Capacitacion

4.3. Impartición o ejecución de la capacitación

Practicamente esto se refiere a la tercera etapa del proceso de la capacitación, la impartición de la capacitación, tal como ha sido planeada. Esto implica realizar una serie de actividades que representan un buen porcentaje de las tareas del responsable de la administración de la capacitación en una empresa, una vez detectadas las necesidades de capacitación, desarrollados los cursos y elaborados los programas, se debe proceder a impartir los cursos diseñados o estructurados, esto implica:

1. Decidir a quien contratar o designar a un instructor interno

2. Preparar los manuales del curso

3. Preparar el material didáctico

4. Disponer del equipo necesario, TIC’s por ejemplo.

5. Contratar y/o acondicionar el lugar en donde se impartirá el curso

6. Coordinar con los jefes de los participantes para que éstos sean programados e informados

7. Contratar los servicios de café, refrescos o comidas en caso necesarios

8. Coordinarse con el instructor para cualquier apoyo necesario

9. Declarar iniciado el evento

10. Supervisar la evolución del curso para corregir algun imprevisto

11. Designar quien, o realizar personalmente la evaluación

12. Preparar y entregar las constancias de participación

13. Cerrar el evento

14. Realizar los pagos derivados del evento, en su caso

15. Realizar los registros estadísticos

16. Generar los reportes de los resultados obtenidos

Estas son algunas de las actividades típicas que se realizan cuando se pretende impartir un curso de capacitación en una empresa cualquiera, desde luego, podrían variar de una empresa a otra, pero son las más comunes o frecuentes.

4.4. Determinación del proceso de evaluación

Desde que se diseña un programa de capacitación, debe quedar también establecida la forma de como se deberá verificar que los planes se hayan cumplido tales y como fueron planeados, esto es, se debe diseñar la forma en que se vayan a evaluar, tanto el proceso, como los resultados obtenidos. Por lo tanto, diseñar un método de evaluación de la capacitación o de un sistema de enseñanza-aprendizaje, incluye su propia evaluación, porque de lo contrario, no se podrá verificar en forma correcta si se cumplió con los objetivos instruccionales, si el programa cubrió las expectativas del grupo o si las técnicas didácticas fueron las adecuadas al programa, etc.

A fin de verificar el éxito de un programa de capacitación, los administradores de este proceso deberán de insistir en la evaluación sistemática de su actividad. La evaluación es “la forma en que se puede medir la eficacia y resultados de un programa educativo y de la labor de un instructor, para obtener la información que permita mejorar habilidades y corregir eventuales errores”(Siliceo Aguilar, 2007, p. 150). De acuerdo con Alfonso Siliceo, la evaluación de cualquier curso deberá informar sobre cuatro aspectos básicamente, pero que dada la experiencia, se deben complementar con los siete puntos siguientes, tal y como se puede apreciar en la lista a continuación:

1. La reacción del grupo

2. El conocimiento adquirido

3. La conducta modificada o desarrollada

4. Los resultados en los puestos de trabajo

5. Las instalaciones donde se llevó a cabo la capacitación

6. La logística y coordinación para la impartición

7. El material didáctico y equipo de apoyo

8. Contenido y suficiencia del programa

9. Técnicas didácticas utilizadas por el instructor

10. Nivel de conocimientos y habilidades del instructor

11. El costo-beneficio

Por otro lado, el mismo proceso de la capacitación, establece en su tercer paso la etapa de evaluación. Para esto, Werther y Davis, proponen un modelo que consta de seis pasos, tal como se puede apreciar en la figura no. 4. En primer lugar, resulta imprescindible establecer las normas o estándares esperados y que se verifique el nivel de conocimientos de los capacitandos antes de tomar la capacitación y realizar una segunda evaluación al término de ésta para verificar si hubo algun cambio en el nivel de conocimientos, posteriormente se deberá monitorear si los conocimientos o habilidades adquiridos han sido significativos en los resultados del trabajador, porque “el éxito de un programa de capacitación y desarrollo se mide por los cambios que induzca en el desempeño”( Werther, Jr. y Davis, 1998, p. 224) principalmente. Es por esto que “algunos de los criterios que se emplean para evaluar la efectividad del entrenamiento son: incremento en la productividad, total de ventas, disminución de los costos y el desperdicio y evidencias similares de un mejor desempeño,...pero deberán ser suficientemente confiables o consistentes para servir como indicadores adecuados” (Chruden y Shermann Jr., 1999, p. 210”.

Figura no. 4

Pasos del sistema de evaluación de la capacitación

Fuente: Werther, Jr., William B. y Davis, Keith, Op. Cit., p. 225

En consecuencia, se considera que las evaluaciones deben ser tanto al contenido del programa, como al proceso de impartición del mismo, así como el entorno para asegurar que se cumpla con los objetivos del mismo, que como ya sabemos, pudieran ser: transmitir solamente información, modificar actitudes o desarrollar habilidades. Los principales métodos recomendados para realizar la evaluación, podrían ser: aplicación de cuestionarios, entrevistas, observación directa, reportes de cumplimientos y la evaluación del desempeño, entre otros. En este apartado, sólo corresponderá aplicar los métodos recomendados en la sección del diseño del método de evaluación al momento de diseñar el programa de capacitación a implementarse. Siguiendo con el modelo propuesto por, William B. y Davis en la figura número 4, se deberá proceder a aplicar los cuestionarios, las entrevistas o la técnica que se haya designado al respecto, y/o realizar el monitoreo necesario para verificar que se hayan alcanzado los objetivos planteados al inicio del programa.

5. Aspectos importantes de enseñanza-aprendizaje en la capacitación

El ser humano tiene diferentes caminos para aprender, de tal forma que resulta importante conocer algunos aspectos que condicionan este proceso de aprendizaje, mismos que deberán ser considerados siempre que se pretenda diseñar e impartir cursos de capacacitación. He aquí algunas de las formas de como aprenden las personas: por memorización, que consiste en aprender repitiendo la información que se requiera; por acondicionamiento clásico, se basa en aplicar al conocimiento o consideraciones que se ha formado de una cosa para reconocerla mejor; el acondicionamiento operante o instrumental, que es el considerar los pros y los contras después de determinados actos con el fin de modificar la conducta; por ensayo y error, cuando la situación resulta compleja para el sujeto, éste procede como si fuera al tanteo hasta que se ubica y encuentra un camino de salida; mediante la comprensión, esto es, cuando la situación resulta compleja para el sujeto, éste logra captar el significado total de una situación y así la asimila, por lo tanto, es importante señalar que no es lo mismo aprendizaje a secas que enseñanza-aprendizaje, ya que existen diferentes tipos de aprendizajes sin labor de enseñanza.

Se puede decir que se aprenden: conocimientos, habilidades, actitudes y conductas, por lo tanto, se debe tomar muy en cuenta el problema de hacer coincidir los objetivos que se proponen los instructores con los que desean y buscan los capacitandos. Al pretender seleccionar los mejores recursos didácticos, métodos o técnicas de enseñanza de la capacitación, hay que considerar dos aspectos principalmente: a) los principios en los que se basa la enseñanza, y b) los principios en los que se basa el aprendizaje. Partiendo de estos dos grupos de principios, se podrán seleccionar las técnicas didácticas más adecuadas para la transmisión de los conocimientos por parte del instructor o facilitador.

Los principios didácticos o de la enseñanza, son normas que le facilitarán al instructor la transmisión de los contenidos temáticos que vaya a aportar o pretenda enseñar, entre otros, se destaca que la enseñanza debe ser: 1) concreta, o sea utilizar formas experimentales en el cual se realicen talleres teóricos-practicos para explicar el tema en concreto; 2) activa, consiste en promover que el capacitando descubra los conocimientos por si mismo y esto se aprende haciendo; 3) progresiva, es decir, se deben descomponer los temas en sus diversos elementos y hacer un análisis detallado de cada uno de ellos, e ir de lo sencillo a lo complejo; 4) repetitiva, que consiste en hacer resúmenes y de repetir cuantas veces sea necesario hasta que los conocimientos y prácticas queden claros; 5) variada, en esta enseñanza se utilizan varias técnicas educativas; 6) individualizada, esto es, conocer con el mayor detalle posible a todos y a cada unos de los participantes, enseñar a medida de cada miembro del grupo; 7) estimulante, motivarles el interés de estudiar bien, así mismo promover esfuerzos y premiarlos; 8) cooperativa, esto se debe realizar cuando se va estudiar en grupo y por lo consiguiente fortalecer el trabajo grupal, en el cual se debe fomentar la colaboración entre los miembros del grupo; 9) dirigida, hay que guiar el aprendizaje, hacia un aprendizaje exitoso y útil, esto es, el hombre aprende cuando le enseñan yfinalmente, 10) autodirigida, es decir, fomentar en el capacitando el autocontrol del aprendizaje, educarlo para que aprenda por si mismo.

Podria decirse que estos aspectos importantes son una especie de guía para facilitar el aprendizaje, buscan atender algunos aspectos personales o psicológicos de las personas que van a ser capacitadas, entre otros se tienen: 1) motivación: esto es, el aprendizaje debe ser significativo, los avances reales en el conocimiento se dan en personas que hacen lo que les gusta hacer, las personas aprenden cuando la enseñanza es de manera amable y no autoritaria; 2) participacion, debe ser intensa y activa, si el instructor no tiene la capacidad de atraer la atención de los participantes se tendrá un aprendizaje aburrido y poco efectivo; 3) efecto: es importante mencionar que todo tiene una casua u origen que conllevan a un reforzamiento del aprendizaje; 4) pluralidad: cabe destacar que en la percepción de un objeto es importante involucrar más de un solo sentido,esto es, la vista, oído, tacto y kinésika, ya que amplían la percepción; 5) intensidad, se refiere a que una experiencia fuerte e intensa se queda grabada más que una débil; 6) novedad, esto es, lo no común se graba mejor que los hábitos que se adquieren de hacer las cosas por hacer; la prioridad, se puede determinar que la primera impresión tiende a ocupar el campo de la conciencia y suele ser más duradera; la resistencia al cambio, los individuos dentro de la empresa se oponen al cambio, frente a esta problemática es preciso manejar formas para minimizarla; el ejercicio, cuanto más se repite y se practica lo aprendido, más se arraiga el aprendizaje; el desuso, un conocimiento no utilizado se pierde y puede llevar a que se olviden del todo ciertas cosas; la transferencia, un determinado conocimiento se aplica al aprendizaje de las cosas semejantes o parecidas, por asociación de ideas se puede evitar que las cosas se olviden; la autoestima, para el aprendizaje significativo es determinante la imagen que el sujeto tiene de si mismo, eso le dará fuerza y confianza para aprender, el estar seguro de que puede y no dudara de ello, le dará muchas más facilidadad en el parendizaje.

Una vez que la empresa decida implantar un programa de capacitación para su personal, deberá realizar las actividades tal y como se señalan en la Ley Federal del Trabajo de Los Estados Unidos Mexicanos, en su Capítulo III bis, de la capacitación y adiestramiento de los trabajadores, en cuyos artículos que van del 153a al 153x se establece toda la normatividad, esto es, derechos y obligaciones de los patrones de porporcionar capacitación a sus trabajadores, asi como también los derechos y obligaciones de los trabajadores de tomar la capacitación, y las condiciones en que ésta debe impartirse y recibirse. Siendo así, el artículo 153t señala que los trabajdores que hayan cumplido y aprobado los programas de capacitación y adiestramiento, deberán recibir sus constancias de habilidaes respectivas que los acredita como trabajadores calificados y certificados, cerrrando de esta forma un ciclo del proceso, dado que éste no deberá ser terminal sino contínuo y permanente..

La segunda circunstancia, que es la que más preocupa a los empresarios, aunque parezca lo contrario, es cuando la empresa está en un proceso de certificación por algun organismo internacional de sistemas de calidad. A la fecha, todos los modelos de calidad total consideran que el personal que infiere en la calidad de los productos, debe estar calificado o certificado en sus habilidades requeridas. Es esta circunstancia que ha propiciado en la actualidad, que los empresarios pugnen porque su personal, en especial el que interviene en los procesos productivos, esté perfectamente bien capacitado y por ende que cuente con la certificación y documentación necesaria para lograr la ansiada certificación de calidad. Se puede afirmar con un alto grado de certeza, que lo hacen más por conveniencia, que por convicción.

6. Conclusiones

Una vez analizados los conceptos, técnicas, métodos y sistema de capcitación, queda claro que una empresa que no imparta capacitación a sus empleados, es casi como una sentencia, o se les van, o se “mueren” juntos, quizá suene muy drástico, pero en estos tiempos modernos, no se puede inmaginar a una empresa que no valore o tenga claro que necesita capacitar a su personal por cuestiones básicas como: poder atender con calidad a sus clientes, mejorar la productividad y por ende la rentabilidad. Y todo esto tiene mucho que ver con las capacidades, actitudes y aptitudes de sus trabajadores. Se sabe también de que en la forma que se administre un sistema de capacitación, dependerá que éste sea efectivo o no, desde la detección de las mismas necesidades, pasando por el diseño y la impartición de la misma, hasta llegar a la evaluación del sistema en su totalidad y de la forma como se administre. Administrar la capacitación implica planearla estratégicamente y que también deberá estar alineada a la planeación estratégica que le dio origen, es decir, que los objetivos y estrategias en que se base, deberán ser parte de los mismos objetivos y planes institucionales. Planear la vida y carrera del personal clave resulta tan importante como la vida misma de la organización, es decir, si la estretegia competitiva en la que se ha basado la empresa ha sido su fuerza directiva, entonces deberán tomarse todas las precauciones habidas y por haber para evitar que estos se les vayan o se los lleve la competencia y la forma de hacerlo es, haciendolos crecer profesional y economicamente a la par con la organización.

Otro aspecto de mucha importancia al impartir capacitación, es de índole económico, y se refiere al benefico o ahorro que se puede aprovechar al estar la empresa afiliada a alguna asociación capacitadora, los beneficios pueden ser muy provechosos siempre de que se trate de capacitación genérica, de tal forma, que cuando se pretenda implementar un programa de capacitación es recomendable revisar si se puede impartir a través de la asociación o aprovechando alguna membresía para lograr algun descuento, o también si se puede obtener un mejor precio por participante, esto en caso de que se envien a más de un participante al curso. La asociación más recomendada es administrar los programas de capacitación buscando hacerlos autofinanciables, es decir, si se contrata algún curso, hacer extensiva una invitación a alguna empresa filial o vecina que también pudiera aprovecharlo y de ésta manera bajar los costos para la empresa que se administra, aunque esto tiene sus limitantes, en ocasiones es posible hacerlo.

...