Plan de negocio. Manejo de Documentos

República Bolivariana de Venezuela.

Ministerio Popular Para la Educación

Escuela Técnica Comercial (E.T.C) “Fermín Toro”

Mención: Contabilidad

Asignatura: Introducción a los Servicios Administrativos y Contables

Tema: Manejo de Documentos

Las diversas actividades que el hombre realiza en el quehacer cotidiano, tanto en sus diligencias personales, sociales, laborales, como profesionales, bien sea en el campo civil, comercial, etcétera, requieren y originan una gran variedad de documentos que dan pruebas de sus acciones efectuadas.

Estos documentos abarcan una serie bastante grande en cuanto a su origen, propósitos y carácter legal. Antes de continuar con la clasificación de la amplia gama de documentos, es conveniente saber qué documento es una relación o prueba escrita que ilustra acerca de algún hecho. A los efectos jurídicos, sirven para dejar constancia declaraciones de voluntad y medios de prueba de las mismas y, en ciertos casos, como requisito esencial exigido por la solemnidad de algún acto.

Los documentos pueden dividirse en públicos y privados. Son documentos públicos los que, autorizados por el notario o funcionario público competente, acreditan los hechos, las manifestaciones de voluntad a qué se refieren y su fecha.

Entre los comúnmente manejados en esta primera división, se tienen los siguientes:

A. Del registro del estado civil  (título XIII del Código Civil). Partida de nacimiento, partida de matrimonio, partida de defunción.

B. De identificación personal: cédula de identidad, licencia de conductor, pasaporte, carnet de acreditación como miembro de una institución pública, etc.

C. Acreditación: títulos académicos, certificado de estudios, diplomas, condecoraciones, etcétera.

D. De propiedades personales: título de propiedad de la vivienda, título de propiedad del vehículo, etc.

E. Solvencias certificado y constancia emitida por el sector público, solvencia del impuesto sobre la renta, solvencia de impuestos municipales, certificado médico, constancias de trabajo, constancia de estudio, etc.

Son documentos privados, los realizados únicamente con intervención de las partes interesadas, o con testigos, pero sin mediar ni notario ni funcionario competente. Entre los comúnmente manejados en esta segunda división se tienen los siguientes:

1.- De gestión y diligencias personales:

Constancias:

De trabajo

De estudios,

                    De asistencia a citas médicas:

De reposo médico, etcétera.

 Emitidas por el sector privado

Autorizaciones.

2.- De origen mercantil:

Negociables:    

Cheques

Letra de cambio

Pagaré.

No negociables:

Cotizaciones

Notas de pedido

Orden de compra

Factura

Nota de débito

Nota de crédito

Vale

Recibo

Documentos bancarios.

Documentos privados: de gestión y diligencias personales.

Se estudiarán en esta oportunidad los documentos de carácter privado,  siguiendo el mismo orden establecido en la división antes descrita. Se encuentran en primer lugar los originados por especiales e importantes gestiones y diligencias personales realizadas en la actividad cotidiana.

Corresponden a esta categoría las constancias, entendidas como un documento escrito mediante el cual se deja asentado, de manera expresa y fehaciente, la opción y efecto de un hecho. El modelo siguiente ilustra las partes que la componen y caracterizan.

Partes de una Constancia.

• Membrete.
• Título del documento.
• Texto.
• Lugar y fecha.
• Firma.
• Sello.

El "membrete" generalmente viene impreso en el papel. Ocupa la parte más alta del documento, pues de una manera resumida y ágil se suministra, a terceras personas, información relacionada con la empresa o institución que la expide.

El "título del documento" se refiere expresamente a la palabra “CONSTANCIA”, la cual se escribirá en letras mayúsculas y debidamente centradas a unos cinco espacios debajo del membrete.

El "texto" es el escrito de datos importantes, que narra la acción o efecto de un hecho realizado por la persona ejecutora. Comprende el nombre y referencia del cargo de la persona que suscribe el documento, nombre y apellido de la persona ejecutora del hecho, el número de la cédula de identidad y resumen de datos que describen el hecho.

El "lugar y fecha" en esta parte se describe el nombre de la localidad donde se expide la constancia continuación la fecha escritas en letras.

"La firma" comprende el nombre, apellido y cargo que ocupa la persona que suscribe el documento.

"El sello", impresión que se estampa en el documento para darle autenticidad y carácter institucional. Este debe ser húmedo.

Aquellas empresas o instituciones que frecuentemente expiden constancias, tienen formatos impresos con información de carácter general y dejan espacios libres para asentar los datos personales y particulares de solicitante de esta manera, el proceso se hace más rápido y eficiente. Ejemplo,

Autorizaciones.

Otros documentos privados, originados por gestiones y diligencias personales son las autorizaciones; documento escrito mediante el cual una persona otorga a otra derechos, permiso o facultades para que realice acciones precisas a nombre del otorgante.

Partes de una Autorización.

• Título del documento.
• Texto.
• Lugar y fecha.
• Firma.
  
  

El título del documento, al igual que la constancia, se refiere aquí a la palabra AUTORIZACIÓN, la cual se escribirá en letras mayúsculas y debidamente centradas a unos dos espacios del borde superior de la hoja de papel.

El texto, en este caso, es el escrito que narra la naturaleza y alcance del derecho, permiso o facultad que el otorgante confiere a una segunda persona, para que está actúe en nombre de la primera.

El lugar y fecha es similar al de la constancia, se escribe el nombre de la localidad donde se expide la autorización y a continuación la fecha escrita en letras. La firma comprende el nombre y apellido de la persona que suscribe la autorización.

Documentos Privados: de Origen Mercantil.

Los documentos privados de origen mercantil son aquellos escritos que ilustran acerca de algún hecho o acción de carácter comercial. Son muy importantes, por cuanto sirven para respaldar las operaciones efectuadas y como soporte para registrar en los libros de contabilidad las transacciones que se realizan en la empresa. Este documento se clasifica en negociables y no negociables.

Documentos Negociables.

Son documentos negociables aquellos títulos o pruebas escritas que sirven para confirmar un derecho de crédito, esos documentos mercantiles sustituyen el dinero en efectivo; por lo tanto, son negociables; entre ellos se encuentran los cheques, las letras de cambio, los pagarés, cartas de crédito, acciones y bonos.

Documentos Negociables:

• Letra Cambio.
• Cheque.
• Pagaré.
• Cartas de Crédito.
• Acciones y Bonos.

A) Letra de Cambio.

Es un documento o título de crédito, a la orden y con la formalidad legal, que lleva en sí la obligación incondicional de una persona, para pagar o hacer pagar una suma de dinero en la fecha y lugar convenidos.

Los requisitos de emisión de la letra de cambio se encuentran en el artículo 410 del Código de Comercio, a saber: "Artículo 410.- La letra de cambio contiene:

1° La denominación de la letra de cambio inserta en el mismo texto del título y expresada en el mismo idioma empleado en la redacción del documento.

2° La orden pura y simple de pagar una suma determinada.

3° El nombre del que debe pagar (librado).

4° Indicación de la fecha de vencimiento.

5° Lugar donde el pago debe efectuarse.

6° El nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago.

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