Planeación De Las Actividades De Un Proyecto

Planeación de las actividades de un Proyecto.

La determinación de las actividades que producirán los entregables del proyecto, marcan el inicio para la creación del plan, ya que se representa en elementos administrables que permitan estimar el tiempo, los costos, asignar responsables y analizar el riesgo.

Estos elementos constituyen a su vez, una forma de revisar el avance del proyecto a medida que se desarrolla y permiten al administrador de proyecto realizar acciones para el logro de los objetivos.

La estructura de descomposición del trabajo -WBS, por sus siglas en inglés Work breakdown Structure- presenta en forma gráfica las tareas que deben desarrollarse para producir los entregables del proyecto, sus características son:

• Muestra pequeños elementos de trabajo que en conjunto representan todas las actividades del proyecto

• Es el mapa del proyecto para medir y controlar el desarrollo

• Se estructura en diferentes niveles de detalle

• Asegura:

• La identificación de todos los elementos del trabajo

• La integración del proyecto a la organización actual

• El establecimiento de las bases de control

Se representa en forma gráfica y sus elementos se codifican en alguna herramienta para la administración de proyectos, como el MS Project

La diferencia entre la descomposición en este proceso y la realizada durante el alcance reside en que se describen actividades y en la definición del alcance se describen entregables como elementos tangibles

La WBS se utiliza como entrada para otros procesos, como:

• La definición de actividades

• La planeación de recursos

• La estimación de costos

• La presupuestación de costos

• La planeación de riesgos

Facilita la comunicación entre la gerencia del proyecto y los stakeholders, mostrando el alcance del proyecto, sus dependencias, riesgos y desempeño. Permite hacer reportes de avance y su estado de acuerdo a:

• Las fases del ciclo de vida

• Los entregables del proyecto

• Los paquetes de trabajo que agrupan tareas similares y a los que se les asigna un presupuesto

• Las comparaciones con situaciones pasadas representadas en las mismas estructuras

• Las comparaciones con perspectivas de costo, tiempo, riesgo, alcance y calidad en diferentes momentos del proyecto

Entregables del proyecto

Para realizar la descomposición de las tareas se utiliza un enfoque con niveles de descomposición, es decir, analizando de lo general a lo particular, colocando en el primer nivel los entregables de macro nivel identificados en el alcance del proyecto.

Una vez que se han establecido los entregables, cada uno de ellos puede descomponerse en nuevos entregables hasta llegar al nivel en el que la actividad es realizada por una sola persona ya que de esta manera se asignarán los recursos. Por ejemplo:

Las cuentas de costos son un nivel adicional de agrupación de paquetes de trabajo por tipo. El llegar al nivel de descomposición del trabajo realizado por una sola persona, no quiere decir que así se hará el trabajo ya que durante la elaboración del calendario se planeará la duración en función del esfuerzo, es decir, si posteriormente se analiza que una actividad puede realizarse en 10 días, si se asignan dos personas el calendario reflejará un tiempo de 5 días.

El último nivel de la descomposición es llamado actividad o tarea y en cada una de ellas se captura la siguiente información:

• Define el trabajo QUE

• Identifica el tiempo para terminar el trabajo CUANTO TIEMPO

• Identifica el presupuesto para completar el trabajo COSTO

• Establece los recursos necesarios CUANTO

• Asigna un responsable único QUIEN

• Asigna puntos de control para medir el avance

La estructura en base a tareas facilita el control de avance del proyecto en cuanto al trabajo y las responsabilidades ofreciendo la información adecuada a cada nivel, por lo tanto, permite la evaluación del costo, tiempo y desempeño técnico en todos los niveles de la organización para el ciclo de vida del proyecto

Para asegurar que la descomposición ofrezca los beneficios anteriores, se deben tener las siguientes consideraciones:

• Se sugiere que el tiempo estimado para cada actividad no exceda a 10 días

• Deben ser independientes tanto como sea posible

• Debe identificarse su punto de inicio y terminación

• Requieren la asignación de recursos, es decir,

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