Politica Economica Argenina

BASE DE DATOS EN EXCEL

Bienvenido al segundo módulo de la asignatura. En el módulo 1 trabajamos sobre el diseño de

una Base de Datos, lo que nos permitió obtener una tabla ajustada a nuestras necesidades

para almacenar los datos correspondientes.

En este segundo módulo, veremos cómo manejar y administrar esa Base de Datos, a los fines

de obtener la información que necesitamos, pudiendo filtrar y extraer únicamente los datos que

deseamos y, a la vez, completar mediante funciones y fórmulas los cálculos pertinentes.

Una manera fácil de manejar los datos: FORMULARIOS

Una vez diseñada la Base de Datos en Excel, siguiendo las reglas enunciadas en el módulo

anterior, el siguiente paso, sería ingresar los datos en la misma, es decir, completar los campos

para cada registro.

Excel nos ofrece un formulario de datos -que nos muestra en una ventana-, y los rótulos de

cada columna - con un espacio en blanco junto a cada uno para ingresar los datos-. Se

pueden ingresar registros nuevos (alta), buscar filas por el contenido de celdas, actualizar

registros existentes (modificación) o eliminarlos (baja).

Para el uso del formulario, usted deberá activar la Base de Datos haciendo clic sobre cualquier

celda perteneciente a la misma, luego ir al Menú Datos, y elegir la opción Formulario:

Base de Datos

Activada

Acceso a

Formulario

Último registro

ingresado

La función de cada objeto en el formulario es la siguiente:

Nuevo: Permite ingresar un registro nuevo.

Eliminar: Permite eliminar un registro.

Restaurar: Permite deshacer las modificaciones que hicieron sobre el registro visible.

Buscar anterior: Permite buscar el registro anterior que cumple con el criterio fijado.

Buscar siguiente: Permite buscar el registro siguiente que cumple con el criterio

fijado.

Criterios: Permite fijar condiciones en cada campo a los fines de buscar un registro en

particular.

Barra de desplazamiento vertical: Mediante esta barra podemos pasar de un registro

a otro.

Con los formularios, ingresar los datos es más fácil que escribir en las columnas,

especialmente si tiene un rango amplio con más columnas de las que cabrían en la pantalla.

a) ¿Cómo puedo ordenar los registros?

Para una mejor presentación de la Base de Datos, generalmente se la ordena de acuerdo a

uno o varios campos (o columnas).

Para Ordenar por uno o más campos siga los siguientes pasos que detallamos a continuación:

1. Active la Base de Datos, haciendo clic en una celda perteneciente a la misma.

2. En el menú Datos, haga clic en Ordenar.

3. En los cuadros Ordenar por y Luego por, seleccione el campo (o columna) por el cual

desea ordenar.

4. Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en

Aceptar.

Tenga en cuenta, que el cuadro Ordenar por, es el primer nivel de ordenamiento, los restantes

son subniveles. Por ejemplo, si selecciona Ordenar por “Apellido”, y Luego por “Nombre”,

primero ordenará todos los registros por apellido, y luego a aquellos registros que tienen el

mismo apellido, los ordenará por nombre.

Si desea ordenar los registros por meses o días de la semana, siga los mismos pasos

indicados anteriormente, haga clic en Opciones, en Primer criterio de ordenación seleccione el

orden personalizado correspondiente.

b) ¿Cómo puedo ver algunos registros?

Cuando necesito visualizar algunos registros de la Base de Datos según una condición o

criterio, se utiliza la opción Filtro.

Excel proporciona dos formas de filtrar una tabla:

1. Autofiltro

2. Filtro avanzado.

AUTOFILTRO

El Autofiltro, ayuda a administrar fácilmente la Base de Datos cuando se requieren filtros con

criterios simples. Para su uso, debemos seguir los siguientes pasos:

1. Activar la Base de Datos, haciendo clic en una celda que pertenezca a la misma.

2. En el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro.

3. Haga clic en la flecha que está a la derecha del nombre del campo que quiere usar

como filtro.

4. Puede seleccionar filtrar por un número menor o mayor (Diez mejores)

5. Puede seleccionar uno de los datos de ese campo para filtrar por él mismo, por

ejemplo si selecciona del campo Curso el valor 1, me mostrará sólo aquellos registros

que pertenecen al Curso 1.

6. Puede personalizar el filtrado por un campo numérico, seleccionando Personalizado, y

luego la condición que se ajuste al criterio deseado como mayor que, menor o igual

que, y en el cuadro de la derecha el valor a comparar.

7. Puede personalizar el filtrado por un campo de texto, seleccionando Personalizado, y

luego la condición que se ajuste al criterio deseado como igual o no igual, contiene o

no contiene, y en el cuadro de la derecha el texto a comparar.

8. Puede filtrar por celdas Vacías o celdas No Vacías.

9. Para ver nuevamente todos los registros seleccione Todas.

Cuando necesite buscar valores de texto que comparten algunos caracteres, pero no otros, se

pueden utilizar los comodines ? y *.

El símbolo ? representa un carácter, en cambio el símbolo * representa varios caracteres. Por

ejemplo, si deseo buscar todos aquellos registros, cuyos apellidos Sánchez o Sánches, puedo

poner Sánche?, el símbolo indica cualquier carácter. O si quiere todos los apellidos que

empiezan con G y terminan con ia ; puedo poner G*ia, me mostrará Garcia, Gracia, Grecia, etc.

Puede aplicar filtros a varias columnas, las cuales se identificarán con la flecha que está a la

derecha del campo en color azul.

Filtro avanzado

Cuando los criterios que me ofrece Autofiltro no son suficientes, y necesito utilizar criterios más

complejos, se utiliza este tipo de filtros.

Vamos a ver los pasos a seguir para utilizar este filtro mediante un nuevo ejemplo, en el libro

de Excel Hipermercado, encontrará una tabla con los datos de Ventas de las sucursales de un

Hipermercado. Se desea obtener una tabla nueva con los registros de las sucursales

pertenecientes a la provincia Córdoba y con ventas superiores a $11000.

1. Elaborar una tabla de criterios. Es una tabla reducida, donde se colocan los campos

sobre los cuales queremos filtrar, es decir aquellos campos que deberán cumplir alguna

condición o criterio. En nuestro ejemplo, serían los campos Provincia y Ventas. Se debe

tener especial atención en colocar los nombres de los campos tal cual aparecen en la tabla

principal. Para evitar posibles errores, le recomiendo copiar el nombre de cada campo de la

Base de Datos, y luego pegarlos en la tabla de Criterios. Esta tabla puede estar ubicada en

cualquier parte de la hoja, pero separada por lo menos de una fila o columna de la

principal.

2. Escribir los criterios necesarios en la tabla, utilizando la simbología de comparación:

> mayor que >= mayor o igual que

< menor que <= menor o igual que

<> distinto que Texto o valor cuando es igual

que

En nuestro, ejemplo debemos poner, debajo del campo Provincia el texto Córdoba. Es

importante poner especial atención en la ortografía de las palabras, si en la base de

datos no lleva acento, en nuestra tabla de criterios tampoco deberá hacerlo.

Para completar el segundo criterio, debajo del campo Ventas ponemos la condición >

11000 (mayor que 11000). En la siguiente figura podemos ver como quedaría nuestra tabla de

criterios.

3. Activar la Base de Datos, haciendo clic sobre alguna celda perteneciente a la misma.

4. Seleccionar del menú Datos, Filtro, Filtro Avanzado, tal como se muestra en la figura

anterior. Excel nos mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

¿Qué significa cada elemento del cuadro de diálogo Filtro avanzado?

Acción: En la ventana de diálogo, seleccionamos Copiar a otro lugar, si queremos obtener

una nueva tabla con los registros resultantes, de lo contrario el filtrado se hará sobre la

misma Base de Datos.

Rango de la lista: Si la base de datos fue creada correctamente y activada, en campo

debería aparecer el rango correspondiente. Si no es así, haciendo primero clic sobre el

ícono de la derecha , seleccionamos todo el rango de la base de datos.

Rango de criterios: hacemos clic en el ícono de la derecha de este campo, y

seleccionamos la tabla de criterios.

Copiar a: Este campo se habilita si en Acción seleccionamos Copiar a otro lugar. Hacemos

clic en ícono de la derecha de este campo, y marcamos la primera celda de hoja de

cálculos donde queremos que se ubique la tabla resultante.

5. Finalmente, hacer clic en el botón Aceptar, si hemos cumplido con todos los pasos

correctamente, aparecerán los registros que cumplen con los criterios especificados en una

Tabla de Resultados, ubicada a partir de la celda que marcamos en Copiar a.

Es importante tener presente que todos los criterios de diferentes campos, escritos en una

misma fila, se deben cumplir sí o sí para cada registro, corresponden al operador

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