Presupuestos

TEORIA GENERAL DE PRESUPUESTOS

CAPITULO I : CONCEPTOS GENERALES

IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS EN LA GESTION EMPRESARIAL

Sabido es que la gestión de las empresas se desarrolla en un medio altamente complejo.

De acuerdo a esto, será vital para todo negocio que espere lograr el éxito, una adecuada

planificación de las actividades futuras, un eficaz control de las mismas y una perfecta

coordinación entre ellas.

Estas labores, pueden ser realizadas eficientemente a través de los presupuestos, los

cuales cuantifican los planes cualitativos (políticas, estrategias, etc.) permitiendo así contar con

una guía de acción de fácil interpretación para quiénes deban cumplirlos, por cuanto éstas no

están sujetas a interpretaciones.

Debemos destacar el hecho de que el presupuesto debe cubrir todos los sectores de una

empresa, de modo de que la información que se maneje represente una guía de acción para

todas las personas que allí laboran.

El buen uso de los presupuestos, como una herramienta esencial de la administración de

un negocio, dependerá eso si del esfuerzo que se ponga en su elaboración e

implementación.

1.- LOS PRESUPUESTOS COMO HERRAMIENTA DE LA PLANIFICACION

La planificación es una de las funciones más fundamentales e importantes de todas las

que se desarrollan al interior de una empresa, puesto que implica el diseño de un estado futuro

deseado y las maneras eficientes de lograrlo.

En este sentido, los presupuestos representan una de las herramientas más utilizadas en

planificación administrativa, permitiendo sofisticar y facilitar el proceso administrativo

en el cual se enmarca y que define de la siguiente manera:

1.1.- CONCEPTO DE PROCESO ADMINISTRATIVO

Básicamente administrar consiste en conducir esfuerzos coordinados hacia el logro de

metas trazadas.

Autor: Nelson Valenzuela Lechuga

En este contexto, la administración empresarial puede definirse como un proceso

sistemático, permanente e ininterrumpido que tiende al logro de un objetivo predeterminado

por parte de personas que aportan sus mayores esfuerzos, de acuerdo con acciones

interrelacionadas y coordinadas. Esto implica definir que deben hacer, determinar como lo

deben hacer, adoptar las medidas para que lo hagan y verificar la efectividad de sus esfuerzos.

En este simple enunciado podemos apreciar las funciones o áreas de actividad de la

empresa que involucra este proceso y que se pueden definir de la siguiente forma:

-Planificar, es decir, definir y determinar el o los objetivos a alcanzar a través del planteamiento

de lo que desea o pretende lograr la empresa.

-Organizar, o sea, definir que medios utilizar para el logro de estos objetivos empresariales.

Determinar las responsabilidades y la autoridad necesaria para ejecutar las acciones con miras

al logro de objetivos.

-Dirigir, la ejecución de las actividades que nos conduzcan a alcanzar estos objetivos trazados,

(es decir, la organización puesta en marcha).

-Controlar, la verificación de los resultados, determinando si éstos son o no coincidentes con

los objetivos preestablecidos por la empresa. (determinar las desviaciones que se producen,

analizarlos, asignar responsabilidades y aplicar medidas correctivas.

-Coordinar, armonizar y sincronizar todas las acciones que se emprendan en la empresa,

orientándolas hacia un mismo sentido para su óptimo aprovechamiento.

Estas funciones, analizadas individualmente, en la realidad son inseparables y están

entrelazadas permanentemente, determinando un proceso que se de a todo nivel y en cualquier

área de trabajo en la empresa. Así por ejemplo, se planifica el control o se controla la

coordinación.

Gráficamente, el proceso administrativo puede visualizarse de la siguiente forma:

PLANIFICACION

COORDINACION

ORGANIZACION

CONTROL

DIRECCION

Autor: Nelson Valenzuela Lechuga

1.2.-LA PLANIFICACION EN LA EMPRESA

La planificación empresarial es un proceso de toma de decisiones que consiste

básicamente en determinar los objetivos a cumplir en el futuro, que guiarán las acciones que

emprendan en la empresa. Para llevar a cabo esta tarea, se deben reunir antecedentes y

estadísticas necesarias para la formulación del plan, los cuales una vez recopilados se proceden

a examinar para establecer su veracidad y el grado en que ellos interesan para el objetivo

buscado. Al mismo tiempo se planifican y ordenan, lo que permite un uso posterior más

eficiente.

Sin embargo se debe tener en cuenta que todo plan en forma conciente o inconsciente se

basa en ciertos supuestos o premisas que sustentan la planificación. Por esta razón y además

por los cambios normales que se producen en las condiciones en que se desenvuelve la

planificación, es que se advierte la conveniencia de formular planes alternativos para lograr el

objetivo planteado. Es necesario posteriormente evaluar estas alternativas y definir una de ellas

como plan definitivo, sobre la base de la más probable.

De lo anterior, se desprende que la importancia de la planificación radica en que se otorga

una dirección u orientación común a todos los esfuerzos que se emprenden en la empresa, que

se materializa a través de la preparación de diversos tipos de tiempo de planes los que se

diferenciarán de acuerdo a la amplitud de los mismos, su especificidad, el plazo que abarcan y el

nivel de la empresa al que se formulan.

Estos son:

a) Objetivos : Representan el nivel más fundamental de la planificación y constituye

una expresión o formulación del estado futuro deseado por la empresa a

mediano o largo plazo.

b) Metas : Constituyen los objetivos generales enfocados más claramente ya

que especifican dimensiones temporales para su logro; medidas cuantitativas

y subdivisión de responsabilidades.

c) Programas : Permiten distribuir las metas en el tiempo, de modo que su logro

resulte de un paulatino cumplimiento de metas parciales con una exacta

dimensión del tiempo.

d) Presupuestos: Corresponden a metas o programas expresados cuantitativamente,

generalmente en términos de dinero.

e) Políticas : Constituyen orientaciones o delineamientos generales, reglamentos y

normas específicas dentro de las cuales deberá desenvolverse la acción de

la empresa.

f) Estrategias: Establecen la base para el logro de los objetivos y las metas, es decir,

especifican como atacar un problema a través de decisiones puntuales.

Autor: Nelson Valenzuela Lechuga

g) Procedimientos y métodos : Describen detalladamente la forma de como ejecutar un

cierto trabajo u operación específica.

Desde un punto de vista más genérico o conceptual, podemos reagrupar estos tipos de

planes bajo otra tipología alternativa. Así entonces, tendremos la planificación estratégica que

se centra en los niveles gerenciales de la empresa y que genera los objetivos y metas

empresariales, la planificación política que proporciona los lineamientos para la toma de

decisiones, la planificación operativa que involucra programas y presupuestos, y finalmente la

planificación adaptativa que vela por la adaptación de los planes al medio.

1.3.- FUNDAMENTOS Y ALCANCES DE LA PLANIFICACION

La planificación constituye una función fundamental en la administración de una empresa

ya que sin la formulación de los objetivos no habría para qué organizar, nadie para dirigir y nada

que controlar. De acuerdo a esto, el planeamiento es esencial pues genera y orienta en un

sentido definido las acciones futuras de la empresa hacia la consecución de dichos objetivos, y

al eliminarse todos los trabajos que no se encuadren o no sirvan al logro de los objetivos, la

planificación resulta ser económica para la empresa.

Por otra parte, el planeamiento de las operaciones permite que las acciones que se

ejecuten puedan ser controladas al establecer metas precisas que puedan ser comparadas con

lo efectivamente realizado.

También es importante destacar que la planificación facilita la coordinación de las

distintas acciones llevadas a cabo, dado que los planes para cada una de las funciones de la

empresa deben estar en coordinación y al servicio de un plan general.

Como se aprecia, la planificación ofrece ventajas o posibilidades importantes para

desarrollar con éxito el proceso administrativo, sin embargo ésta debe presentar algunas

características esenciales para ser eficiente. En primer lugar debe ser flexible, es decir debe

tener

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