Presupuestos

Presupuesto de Ventas

Un presupuesto de ventas es la representación de una estimación programada de las ventas, en términos cuantitativos, realizado por una organización.

2. Importancia de un presupuesto de ventas.

Ejecuciones de grandes obras públicas o privadas; por lo cual la ciudadanía percibirá mayores ingresos y aumentará su poder adquisitivo; haciéndose sentir, por lo tanto, los efectos del Multiplicador del Gasto. El presupuesto de ventas es el primer paso para realizar un presupuesto maestro, que es el presupuesto que contiene toda la planificación. Si el plan de ventas no es realista y los pronósticos no han sido preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no serán confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de producción, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos.

3. Pasos para realizar un presupuesto de ventas

A continuación se comentan cada uno de los pasos que debe dar la empresa para preparar un presupuesto de ventas. Sin embargo, estos pasos pueden ser modificados y ejecutarse en distintas formas, dependiendo de las características del negocio y de las habilidades de la administración.

3.1. Preparar Pronósticos de Ventas

Un pronóstico es una declaración o apreciación cuantificada de las futuras condiciones que rodean a una situación o materia en particular, basada en uno o más supuestos explícitos. Un pronóstico debe manifestar siempre los supuestos en que se basa. éste debe verse como uno de los insumos en el desarrollo del plan de ventas y puede ser aceptado, modificado o rechazado por la administración.

El pronóstico de ventas es la base sobre la que descansa el presupuesto maestro, así que si éste ha sido preparado cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal serán mucho más confiables. Los pronósticos de venta son una fuente importante de información en el desarrollo de estrategias y compromisos de recursos por parte de la administración superior, así que deben prepararse antes de cualquier decisión e indicar las ventas probables bajo diversos supuestos alternativos. Por ello se puede hacer un pronóstico de ventas de la industria a la que pertenece la compañía y el sector en donde está ubicada y otro de la propia empresa.

3.2. Pronósticos de ventas del sector

Estas ventas recogen el potencial de negocios que pueden abarcar todas las empresas del sector o aquellas que constituyan la competencia real. La comparación del mercado o demanda con las ventas u ofertas del sector, permiten detectar las situaciones siguientes:

Si el mercado o demanda es superior a la oferta, los productores pueden acortar la distancia mediante estrategias de penetración de mercado, el desarrollo de productos o la integración.

Si el mercado es similar a la oferta, los productores pueden acudir al atrincheramiento, la contracción de productos, la diversificación o la instauración de políticas crediticias o de precios que conduzcan al desplazamiento de competidores.

Las ventas esperadas de la competencia ameritan el conocimiento de factores como la tendencia de los negocios, el nivel de empleo, la capacidad instalada, las políticas sobre productos y la intención de ampliar su oferta mediante proyectos de inversión. Es muy importante mantener sistemas de información fidedigna y actualizada.

3.3. Pronósticos de ventas de la empresa

Los pronósticos de las ventas de la empresa se fijan según su participación en el mercado. La gerencia debe establecer si es o no factible alcanzar la participación deseada a partir del reconocimiento de las capacidades productivas, la situación de la empresa, el estado de intervención actual y el estudio racional de las políticas de marketing que puedan implementarse.

Ejemplo:

FORMULA: PV = VR (1+TFY) (1+TFE) (1+TFA)

DONDE:

• PV : Presupuesto de Ventas

• VR : Ventas Reales

• TFV : Tasa de factores de venta

• TFE : Tasa de factores económicos

• TFA : Tasa de factores administrativos

Presupuesto de Producción

El presupuesto de producción especifica la cantidad planificada de los artículos a fabricar durante el periodo del presupuesto. Para desarrollar el presupuesto de producción, el primer paso es establecer políticas para los niveles de los inventarios. El segundo paso es planificar la cantidad total de cada producto que ha de fabricar durante el periodo que cubre el presupuesto. El tercer paso es programar esta producción por su periodo. Un plan completo de producción debe mostrar los datos del presupuesto, clasificados por: a) productos por fabricar b) su periodos o periodos secundarios y c) actividades de cada área o centros de responsabilidad, en el proceso de manufactura.

El Presupuesto de Producción es la estimación tanto en volúmenes como en costo de producción de las unidades que vamos a proyectar durante un ejercicio determinado, el cual debe responder a las siguientes preguntas: ¿Qué deberá Producirse? ¿Cuándo deberá producirse? ¿Qué cantidad deberá producirse? ¿En qué forma deberá producirse?

El Presupuesto de Producción se fundamenta en dos puntos básicos:

•Las Ventas Estimadas

•Los Inventarios (reales) de Productos Terminados

El Presupuesto de Producción puede clasificarse en:

a) Presupuesto de Volumen de Producción Se refiere a las cantidades que deberá producirse, tomando en consideración el volumen o cantidad que se espera vender.

b) Presupuesto de Costo de Producción Indica cual es el volumen de costo de las unidades a producir, proporciona los elementos que sirven de enlace entre el Estado Presupuestado de Resultados y los Presupuestos de Operación y de Caja.

Fines que Persigue el Presupuesto de Producción: El presupuesto de producción tiene como principales finalidades:

a) Planeamiento de la propia producción

b) Revisión de la capacidad de producción de la fábrica

c) Programar necesidades de materia Prima.

d) Programar necesidades de mano de obra (Los anteriores incisos se relacionan directamente con el presupuesto de Volumen de Producción)

e) Determinar el costo de Producción

f) Calcular las necesidades de financiamiento (Los dos últimos incisos se relacionan directamente con el presupuesto de costo de producción)

Componentes

• Personal diverso.

• Cantidad horas requeridas.

• Valor por hora unitaria.

Presupuesto de Materia Prima

La materia prima es un elemento que constituye de mayor incidencia en los costos de los productos fabricados, por esta razón la elaboración del presupuesto de materia prima tiene como objetivo determinar las necesidades de materia prima con un nivel adecuado de inventarios y una razonable compra de la materia prima.

El momento de determinar la necesidad de materia prima existen casos en los que la calificación de los materiales a utilizarse pueden tener dificultades como:

• La conformación del producto

• Los nuevos productos

• Los lotes de producción

• Los porcentajes de desperdicios

El presupuesto de compras de materia prima es uno de los primeros presupuestos de costos que debe prepararse, ya que las cantidades por compras y los planes de entrega deben establecerse rápidamente, para que los materiales estén disponibles cuando se necesiten.

Por lo general se dispone de una hoja de especificaciones o formulación para cada producto que muestre el tipo y la cantidad de cada material directo por unidad de producción. Con base a esa lista, el departamento de compras prepara los programas de compras y entregas, los que deben estar en estrecha combinación con el presupuesto de producción y con los programas de entrega del proveedor.

El presupuesto de suministros de materiales indirectos se incluye en el presupuesto de los costos indirectos de fabricación

Para la elaboración del presupuesto de compras se requiere contar con la siguiente información:

• • Presupuesto de producción en unidades

• • Inventario final de materia prima en unidades

• • Inventario inicial real en unidades

• • Precio de compra por unidad

El Presupuesto de Materiales ha de elaborarse en forma tal que:

a. Muestre las cantidades de materia prima necesaria al Departamento de Compras, para que planifique y controle las adquisiciones de las mismas.

b. Suministra información básica para establecer y mantener los niveles de inventarios de materiales.

c. Informe sobre los requerimientos de materiales, con miras de planificar las necesidades de efectivo para su compra.

d. Determine los requerimientos de materiales, para valuar este importante elemento de costo, en la producción presupuestada.

e. Aporte datos para el control del manejo y consumo de los materiales

Presupuesto de Compras

Los objetivos de este presupuesto se refieren básicamente:

a) Garantizar el abastecimiento oportuno de la demanda interna de materias primas, materiales, artículos de consumo e inventarios para su venta en caso de una entidad comercial;

b) Obtener adecuados precios de adquisición, lo cual incluiría el máximo aprovechamiento de descuentos por pronto pago y bonificaciones sobre volumen y, en su caso, rebajas sobre compras; y

c) Coordinadamente con lo anterior evitar en lo posible la sobreinversión en inventarios.

Los requisitos básicos para su formulación son:

Que esté perfectamente coordinado con el de producción, considerando al respecto las mismas especulaciones y alternativas que se comentaron en el apartado correspondiente al presupuesto de ventas, en cuanto a que pueda estar ligado o desligado al de producción.

Requiere de detalle para cada una de las materias primas y materiales que estén incluidos en el mismo, así como en cuanto a los períodos de compra.

Otros asuntos de importancia a desarrollar dentro de la formulación del presupuesto de compras son:

1. Estimar el inventario de materias primas y demás materiales al inicio del periodo a presupuestar: a este respecto es indispensable investigar y definir si dentro de este inventario existen artículos dañados, obsoletos, de lento movimiento, etc., que deben eliminarse.

2. Investigar a actuales y posibles proveedores, seleccionarlos y determinar con cuáles se trabajará durante el período a presupuestar, obtener sus cotizaciones, definir sus condiciones de pago, plazos de entrega, descuentos, bonificaciones, etc., determinando además si se pueden o deben firmarse contratos para tener garantizados precios, fechas y condiciones a si sólo deben suscribirse pedidos anuales abiertos.

3. Determinar la anticipación ideal del presupuesto de compras en relación al de producción dando consideración a plazos de entrega de los proveedores seleccionados y a los tiempos de transportación en compras locales y de importación.

4. Formular el presupuesto de compras con base en:

•Punto de reorden

•El margen de seguridad en inventarios

•Máximos y mínimos en el área de inventarios

•Margen de seguridad en inventarios.

•Establecimiento de los costos estándar de compra unitarios

Desde el punto de vista de la responsabilidad sobre el presupuesto de compras, lógicamente debe recaer en el ejecutivo de más jerarquía en este área de operación de la entidad, en cumplimiento con el principio de participación de personal y con la estrecha asesoría y coordinación del Contralor por tratarse de un presupuesto financiero.

El presupuesto de compras debe ser una de las fuentes básicas para la formulación del programa de pagos dentro del presupuesto de flujo de efectivo.

Presupuesto de Inventarios

Los niveles de inventarios pueden cambiar por una variedad de razones, es más tal vez estos deberían ser cambiados. En el curso de la preparación del presupuesto la necesidad o posibilidad de cambios en el nivel de inventarios debe ser evaluada. Cuando se tiene un control inadecuado, la cantidad de inventario suele exceder a lo que en realidad se necesita, o es probable que se tenga un servicio inadecuado a los clientes, debido a desequilibrios en las existencias (es decir demasiado de algunos y pocos de otros).

Los inventarios en proceso y las necesidades mínimas de artículos terminados para mantener el servicio al cliente son dos elementos del nivel base de inventarios. Los inventarios controlados por fórmulas de cantidades económicas a producir, fluctúan entre un nivel máximo y un mínimo. Al mínimo se lo denomina inventario de seguridad y representa el inventario disponible promedio, justamente antes que se reciba cada lote nuevo de productos. El nivel máximo es la cantidad disponible justamente luego de haber recibido el nuevo lote.

El inventario promedio, por un período de tiempo se encuentra a la ,mitad entre los niveles máximo y mínimo, un inventario que equivale a la existencia de seguridad más la mitad de la producción económica.La cantidad más económica a pedir de una vez, se determina también equilibrando el costo de los pedidos y el costo de manejo de inventarios, debiéndose tener además en cuenta los descuentos por cantidades compradas y los gastos de fletes.Hay factores que producen fluctuaciones en el nivel de inventario , como la estacionalidad, esta estacionalidad puede ser en la demanda, lo que obliga a producir más en ciertos períodos para lograr el inventario de prod. terminados adecuados; o en la disponibilidad de insumos (como los agrícolas) que obliga a comprar materiales en las épocas de cosechas para tenerlos luego almacenados el resto del año.

Las fluctuaciones en la demanda, a veces son autoimpuestas, por ejemplo cuando se realizan promociones por tiempo determinado, o cuando se lanza al mercado un producto nuevo. Como nos damos cuenta no existe ninguna fórmula universal para establecer el inventario de todos los productos, sino que se debe adaptar a las características de cada bien, pero sí se pueden realizar presupuestos de inventarios.Por lo general el primer paso al analizar cualquier situación en inventario es separar los inventarios totales en:

• Materias primas.

• Mano de obra en proceso.

• Artículos terminados.

• Almacén de artículos de mantenimiento y accesorios.

La mejor forma de llegar a conocer y comprender un presupuesto de inventarios es considerar a los componentes del mismo en términos de rotación , o mejor aún en términos de cantidad de semanas de producción o ventas que representan. Cuando existen productos en proceso dentro del inventario, se deben transformar en su equivalente de productos terminados en función de su grado de terminación.Para obtener un presupuesto total de inventarios deben sumarse los niveles de inventario promedio esperado para cada artículo específico, en cantidades y en valores; y si cambian estacionalmente, ajustar el presupuesto a dichos cambios.Generalmente es buena la práctica de dividir los artículos en existencia en 3 categorías:

1) Artículos que no deben almacenarse debido a su poco uso, rápida obtención de terceros o alta posibilidad de obsolescencia;

2) Artículos que están almacenados, pero que tienen muy poco uso. Para estos artículos el presupuesto puede considerarse a la existencia máxima posible;

3) Otros artículos para los cuales se deben especificar lo máximo y lo mínimo.Los procedimientos de control de inventario están basados en la investigación de operaciones o métodos estadísticos y tiene 2 ventajas básicas. La primera es que permite a la gerencia calcular la probabilidad de quedarse sin existencias con base en niveles predeterminados de artículos específicos o grupos de artículos. Y la segunda ventaja es que permite mantener los costos totales de “administración” al mínimo.

Los costos administrativos incluyen los de compra, manejo de cuentas por pagar, financiamiento y almacenamiento, así también como los costos de deterioro u obsolescencia de la misma.Las necesidades del inventario total, así como los tipos de inventario (Mat Prim, Prod Term, Prod. en proc.) dependen del método de operación de la compañía, por ejemplo un distribuidor solo poseerá en su inventario productos terminados y adecuará su política a este tipo de productos.En cuanto a las demandas estacionales y su forma de adaptar los inventarios para no tener escasez en tiempos de alta demanda, debemos hacer un análisis costo-beneficio de los costos de almacenamiento contra los costos de pérdida de ventas por falta de existencia (suponiendo topes máximos de compras mensuales).Como conclusión debemos separar los inventarios no solo en sus principales componentes de materiales, en proceso, y artículos terminados, sino también por línea de producto, y principales etapas del proceso de fabricación.

Presupuesto de M.O.D

El Presupuesto de Mano de Obra Directa, representa el segundo reglón del costo de producción, el cual muestra las estimaciones hechas con respecto al esfuerzo humano necesario para realizar la manufactura de los productos; en función de las personas, así como de sus sueldos, salarios y retribuciones. Este presupuesto debe cubrir las exigencias de tal esfuerzo humano, para producir las clases y cantidades de productos presupuestados.

Cabe aclarar que no todas las retribuciones se pagan a los trabajadores de forma clínicas: si no que muchas prestaciones quedan pendientes de pago, como la antigüedad, cesantía, preaviso, ciertos tipos de bonos etc.; a la cuota de los sueldos y salarios, semanales, quincenales o mensuales, ha de agregársele un determinado porcentaje, representativo de las mencionadas retribuciones; para así poder conocer el costo real de mantener los trabajadores en sus labores productivas.

De manera que siempre habrá una parte de los sueldos y salarios, que sé pagará de inmediato, y otra que quedará pendiente de pago, e incluso, algunas prestaciones que serán de pago condicional y eventual.

El presupuesto de Mano de Obra suele constar de dos cuadro a saber:

1. Horas de mano de obra directa

2. Costos de la mano de obra directa.

Estos dos puntos sirven como instrumento de control para la elaboración del presupuesto de mano de obra.

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