Presupuestos

PRESUPUESTOS

Introducción

La necesidad de la empresa en analizar dónde tiene que estar situada en un futuro, define el uso y aplicación de procesos y sistemas de planificación estratégica como herramientas claves de gestión. Por similitud e interrelación con estos procesos se hace referencia, en diversas ocasiones, al ciclo presupuestario.

La presupuestación es la herramienta contable de uso más amplio para poder planear y controlar las organizaciones. Los sistemas de presupuestación contienen las perspectivas de la dirección hacia el futuro. Al mirar hacia adelante y planear, los directivos están en posibilidad de poder prever y corregir los posibles problemas antes de que se presenten; después, podrán concentrarse en aprovechar las oportunidades.

Los presupuestos cuantifican los efectos financieros planeados de las actividades que se encaminan a una mejora continua y a la reducción del costo.

Conceptos y planeamientos generales

Concepto de presupuesto

Un presupuesto es la expresión cuantitativa de un plan de acción que propone la dirección para un periodo futuro, y es una ayuda para coordinar las actividades futuras de una empresa. Un presupuesto puede abarcar aspectos tanto financieros como no financieros de estos planes, y actúa como un plan a seguir por la organización en el siguiente periodo. Los presupuestos que abarcan aspectos financieros cuantifican las expectativas futuras de la gerencia en relación con la utilidad, flujo de efectivo y posición financiera futuros. Para respaldar estos presupuestos financieros se encuentran presupuestos no financieros para las unidades fabricadas o vendidas, número de obreros y de empleados y materias primas, etc.

El presupuesto, es una de las herramientas más utilizadas por las empresas para planificar el futuro, este no consiste únicamente en pronosticar el comportamiento de un conjunto de variables de forma pasiva, sino que la elaboración del presupuesto consiste, a la vez, en tomar un conjunto de decisiones que configurarán los planes de acción previstos por la empresa para llevar a cabo en un futuro, con el objetivo de actuar sobre los resultados.

Generalmente un presupuesto cubre todas las actividades y áreas de la empresa, cada una de las cuales quedará representada por una partida presupuestaria.

El ciclo presupuestario es el proceso por el cual una organización elabora el presupuesto para un determinado periodo de tiempo. Dentro de él, los distintos responsables de la organización van cumpliendo un calendario de actividades y donde se van definiendo tres tipos de conceptos: objetivos, planes de acción y resultados previstos.

El horizonte presupuestario generalmente es de un año, sin embargo cada empresa puede definirlo de la manera más conveniente considerando el proceso de producción, el proceso del negocio y el estilo de dirección, entre otros.

Por lo general, los presupuestos tienen un periodo específico (un mes, un trimestre, un año, etc.). Este periodo puede dividirse en subperiodos; por ejemplo un presupuesto de flujo de efectivo de doce meses se puede dividir en doce periodos mensuales, con el fin de coordinar las entradas y salidas de efectivo.

Cada vez más las empresas utilizan presupuestos continuos, que contienen un plan disponible para un periodo futuro específico, al añadir un mes, trimestre, o año en el futuro según se elimine el mes, trimestre o un año transcurrido.

Objetivos del presupuesto

a) Obtención de información operativa para la formulación de planes, la alta dirección precisa de esta información para una mayor proximidad a la realidad, para conocer más la situación del mercado, las dificultades operativas, las preferencias de los consumidores, siendo esta información útil para la formulación de planes.

b) Planeamiento de las actividades a realizar, durante el ciclo presupuestario se determinan y cuantifican las actividades que desarrollará la empresa para un periodo de tiempo determinado. Esto implica que todos los responsables de la organización dispongan de un instrumento para formalizar sus objetivos, detalle de los medios y planes necesarios para alcanzarlos. Asimismo, permite que se detecten los posibles problemas y conflictos futuros entre los objetivos y planes de acción de distintas unidades de la organización. En el ciclo presupuestario se requiere de una relacionan entre todas las actividades de las distintas divisiones en términos económico-financieros.

c) Coordinación entre divisiones de la empresa, es necesaria una coordinación entre todos los departamentos, centros, áreas con el propósito de llegar a los resultados previstos por la dirección.

d) Comunicación de los objetivos de la alta dirección a las divisiones operativas, una vez aprobados y cuantificados los objetivos y planes a realizar en el presupuesto, se podrá utilizar como herramienta de la dirección para describir y comunicar a los diferentes niveles de la organización los objetivos y planes a alcanzar. Así se fomenta la coordinación y la comunicación dentro de la organización.

e) Motivación de los responsables de los planes definidos en el presupuesto, ya que los directivos deben sentirse identificados con el desarrollo del presupuesto.

f) Control sobre la realización de los objetivos y planes marcados, comparando los presupuestos con los datos reales obtenidos, ejerciendo un sistema de control administrativo.

g) Evaluación, el presupuesto puede ser utilizado como una herramienta de motivación que permita evaluar al personal y poder desarrollar un sistema de compensaciones.

h) Formación y desarrollo del personal, el desarrollo del presupuesto lleva intrínseco un proceso de aprendizaje permitiendo al directivo y al personal participar en la definición de sus objetivos, en la identificación de los procesos sistemáticos, en el desarrollo de los planes de acción, en las actividades de control y corrección de situaciones para capacidades que permitan justificar los objetivos.

i) La presupuestación es mucho más útil cuando se realiza como parte integral del análisis de la empresa de una organización.

Así la estrategia, planeación y los presupuestos son tres aspectos muy relacionados para lograr los objetivos globales.

Criterios de clasificación de los presupuestos

En el proceso presupuestario se pude diferenciar:

1. Clasificación por el grado de formalización

• Presupuestos basados en estimaciones personales que no se ajustan a ningún sistema formal y que quedan al margen del sistema contable.

• Presupuestos basados en una cuenta de resultados previsional que no tiene un desarrollo analítico por actividades o productos y que identifican únicamente un resultado global de dichas actividades.

• Presupuestos basados en la utilización de un sistema de costos estándar por productos y centros de responsabilidad aprovechando diferentes técnicas de planificación, registro y evaluación desarrolladas por este sistema de costes para lograr los fines de planificación, y control presupuestario.

• Presupuestos que, como en el caso anterior, se basa en los sistemas de costos estándar, pero que se integran y coordinan con la planificación financiera a corto y largo plazo, así como con las decisiones sobre inversiones a largo plazo, y que utilizan el sistema contable como estructura formal de coordinación e integración de las diferentes actividades presupuestadas.

2. Clasificación por el tiempo que comprende

• Presupuestos que abarcan un periodo de varios años como el caso de los presupuestos de capital para reestructuración de instalaciones, cambios de líneas de producción, incorporación a nuevos mercados, etc. En estos casos el presupuesto se convierte en un instrumento esencial para apoyar las decisiones de la planificación estratégica.

• Presupuestos que abarcan la planificación y control de las actividades del ejercicio contable (año).

• Presupuestos que abarcan un periodo inferior al año, y que generalmente son una consecuencia de la división por periodos elementales (semanas, meses) del presupuesto anual.

• Presupuestos continuos en los que se mantiene siempre disponible una previsión de un periodo de tiempo.

3. Clasificación funcional de los presupuestos y su articulación en el presupuesto maestro o presupuesto general

Se muestra la clasificación de los presupuestos funcionales articulados al presupuesto maestro:

PRESUPUESTO MAESTRO

Presupuesto de operaciones: Presupuesto financiero:

Presupuesto de ventas

Presupuesto de producción:

• Materiales/MP.

• Mano de obra.

• Costos indirectos de fabricación.

• Niveles de inventarios

Presupuesto de producción vendida.

Presupuesto de gastos de ventas.

Presupuesto de gastos de administración. Presupuesto de tesorería:

• Entradas por:

Operaciones corrientes.

Operaciones de capital/financiación

• Salidas por:

Operaciones corrientes

Operaciones de capital

Tipos de presupuestos

El presupuesto maestro es una expresión amplia de los planes operativos y financieros de la gerencia para un periodo futuro (por lo general un año) que se resume en un grupo de estados financieros presupuestados. Abarca el análisis de las decisiones tanto operativas como de financiamiento. Las decisiones operativas se concentran en el uso de los recursos escasos. Las decisiones financieras

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