Proceso Administrativos

Proceso administrativo

Se denomina proceso administrativo al conjunto de funciones y actividades que se desarrollan en la organización, orientadas al logro de los fines y objetivos. Un proceso social que tiene como finalidad lograr los máximos resultados mediante la coordinación de actividades y personas que integran un sistema organizado.

G. Munich y M. Gracia lo define como: El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales, se hace efectiva la administraci6n, mismas que son interrelacionados y forman un proceso integral.

J. Stoner lo define así: Es una serie de partes separadas, o funciones, que constituyen un proceso total.

A partir de estos conceptos nace el proceso administrativo, con elementos de la función de administración que Fayol definiera en su tiempo como: Prever, organizar, comandar, coordinar y controlar. Dentro de la línea propuesta por Fayol, los autores clásicos y neoclásicos adoptan el proceso administrativo como núcleo de su teoría; con sus cuatro elementos: planificar, organizar, dirigir y controlar.

Elementos del proceso administrativo

• LA PLANEACION para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.

Es el conjunto de actividades que se realizan con la finalidad de hacer planes para el logro de los objetivos. Se responde a los siguientes interrogantes ¿Qué? ¿Cuánto? ¿Cuándo?. Los planes se necesitan para dar a la organización sus objetivos y para establecer el mejor procedimiento de alcanzarlos. El primer paso de la planeación implica la selección de metas. Luego puede establecerse objetivos para las sub-unidades, divisiones, departamentos, etc. Una vez determinados los objetivos, se prepara programas para alcanzarlos en una forma sistemática. Desde luego, al elegir los objetivos y al desarrollar los programas, la administración toma en cuenta su viabilidad y si serán aceptables para gerentes y los empleados.

Planeación es la función que tiene por objetivo fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la consecuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempo y números necesarios para su realización.

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que se van a alcanzar. Entre sus actividades encontramos:

- Aclarar, amplificar y determinar los objetivos

- Pronosticar.

- Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.

- Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.

- Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para encontrar medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.

- Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.

- Anticipar los posibles problemas futuros.

- Modificar los planes a la luz de los resultados del control.

• LA ORGANIZACIÓN para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias.

Consiste en el conjunto de actividades para el diseño de la estructura formal de la organización y la definición de los procedimientos para la ejecución de tareas. Se responde a los siguientes interrogantes ¿Quién? ¿Dónde?¿Cómo? ¿Con qué?

Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinados, el paso siguiente, para cumplir con el trabajo, era distribuirlo o sanear las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del grupo. Esta distribución del trabajo es guiada por la consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las instalaciones físicas disponibles. Podemos definir a la organización como: La elección dentro de la posibilidad real y completa de acción, elegida en la planeación de cierta función, de la combinación más productiva de factores componentes, al agruparlos, al asignar otros grupos y fajarles medios de todas clases. Entres sus actividades encontramos:

- Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos.)

- Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)

- Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.

- Aclarar los requisitos del puesto.

- Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.

- Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la admón..

- Proporcionar facilidades personales y otros recursos.

- Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

• LA EJECUCIÓN por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo.

Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que

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