REGLAMENTO ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA No. 046

ORDEN DEL DIA

Para la  Asamblea General Ordinaria de Asociados

MARZO 09  DE 2013

1. Instalación Asamblea General Ordinaria
2. Himnos: Nacional y del Cooperativismo
3. Llamada a lista y verificación del quórum
4. Lectura de Reglamento Asamblea General Ordinaria No 046
5. Nombramiento de Presidente, Vicepresidente, Secretaria, Delegados para la verificación del Acta No. 046 y Delegados de escrutinios.
6. Informe de delegados verificación del acta número 045
7. Informes:

a.        Estados Financieros a Diciembre 31 de 2012

b.        Distribución de excedentes

c.        Balance Social de la Administración

1. Junta de Vigilancia
2. Comité de Educación

1. Revisor Fiscal

1. Lectura de Correspondencia
2. Proposiciones y Varios
3. Elección de  Directivos

1. Consejo de Administración
2. Junta de Vigilancia
3. Comité de Educación
4. Revisor Fiscal, asignación de Honorarios

REGLAMENTO ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA No. 046

1. La Asamblea de Asociados se realiza el día nueve (09) de Marzo del año dos mil trece, en las Instalaciones del HOTEL MESON DEL CUCHICUTE de La Ciudad de San Gil  (Santander),  partir de las nueve (9:00 AM)  de la mañana de acuerdo a los estatutos y las normas vigentes.
2. Tendrá derecho  a participar  en la Asamblea con voz y voto todos los asociados hábiles  de acuerdo a listado visado por la Junta de vigilancia.
3. Participara únicamente con voz los invitados especiales y el REVISOR FISCAL.
4. El desarrollo de la Asamblea de será de acuerdo con el orden del día que se apruebe  en dicha Asamblea  o propuesta por el CONSEJO DE ADMINISTRACION.
5. Constituirá quórum para deliberar  y adoptar decisiones validas la asistencia de la mitad de los Asociados  hábiles. Si pasa una hora de la Convocatoria  y no se hubiera integrado el quórum  la Asamblea podrá deliberar y adoptar decisiones  con el 10% como mínimo del total de los Asociados hábiles.
6. La toma de decisiones de la Asamblea General se hará por mayoría  absoluta de los votos de los asistentes hábiles.
7. Una vez instalada la Asamblea General la Mesa Directiva continuara con el orden del día previsto. Para la discusión y aprobación de los puntos  del orden del día, los Asociados podrá pedir la palabra hasta por dos veces  en cada uno de los puntos en discusión  y cada intervención no podrá pasar de tres minutos.

1. La Asamblea General cumplirá las siguientes funciones. Determinar las directrices  de COOTRANSVALLE; siguiendo las normas y los estatutos. analizará los informes de los órganos de Administración  y Vigilancia, haciendo las observaciones necesarias, considerara y aprobará o improbará los ESTADOS FINANCIEROS  del ejercicio, aprobará la distribución  o destinación  de excedentes. Elegirá por un periodo de un año el REVISOR FISCAL  y su suplente y le asignara su renumeración. Elegirá  Consejo de Administración. Junta de Vigilancia, comité de Educación.
2. Los Asambleístas podrán presentar proposiciones por escrito  y justificarlas verbalmente.
3. Con fin de agilizar el desarrollo de la Asamblea  se nombrara las siguientes comisiones: Comisión de elección y escrutinios, y comisión para la verificación del Acta.
4. Los asuntos no previstos en este reglamento  se resolverá teniendo en cuenta las normas vigentes (Ley 79 del 88) y los Estatutos de la Cooperativa.

INFORME DE COMISION VERIFICADORA EL ACTA No. 045  DE ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA  DE MARZO  17 DE 2012

Los suscritos DORA AZUCENA LANCHEROS  Y RAFAEL HUMBERTO NEIZA, en nuestra calidad  de integrantes  de la Comisión Verificadora  y firma del Acta de Asamblea  General de COOTRANSVALLE, celebrada  el día  17 de Marzo de 2012, en las instalaciones del HOTEL PORTAN DEL EDEN, ubicada en la ciudad de Villa de Leyva (Boyacá),  nos permitimos certificar  que después de estudiar en forma detallada  el acta número 045, por encontrar su texto ajustado a lo tratado  en el seno de dicha Asamblea  la firmamos en señal de aceptación.

Cordialmente,

COMISION VERIFICADORA

DORA AZUCENA LANCHEROS        RAFAEL HUMBERTO NEIZA

INFORME DE GESTIÓN  GERENCIA  2012

El presente informe lo quiero comenzar manifestándoles que en cumplimiento a las políticas de  COOTRANSVALLE siempre  ha esta  buscado mejoramiento y bienestar, fortaleciendo los vínculos con nuestros Asociados y prestando nuestros servicios con criterios de equidad y justicia.

Durante el año  2012, se manejaron recursos por varios conceptos en las cuentas bancarias  de la entidad y por caja General  como, ventas en combustible, almacén y transporte realizados de la oficina principal y de las agencias de Barranquilla, Cartagena, Buenaventura y Duitama por un valor de ochocientos veintiun millón dieciséis mil doscientos nueve pesos mcte ($821.016.209); se debe tener en cuenta que únicamente los ingresos propios para la entidad en el transporte es la intermediación convenida con cada uno de los clientes.

1. ESTACION DE SERVICIO Y ALMACEN

ESTACION DE SERVICIO. Se recibió  ingresos por un valor de mil noventa y dos millones setecientos treinta mil ochocientos cuarenta y seis pesos ($1.092.730.846) mcte, correspondientes a la venta de 1.121.581 galones de acpm, y 259.970 galones de gasolina,  el ingreso que generar este  centro de costos corresponde a la intermediación entre el precio de venta menos el precio de compra  por galón, sin embargo me permito aclarar que dentro de  los gastos de la Estación adicional a los normales para su funcionamiento están los valores aplicados por concepto de compras de los asociados el cual fue del 4% de acuerdo a lo autorizado por el Consejo de administración a revalorización de aportes sociales.

ALMACEN. El total de ingresos de este centro de costo fue de: mil seiscientos cuarenta y un millón cuatrocientos cuarenta mil setecientos noventa y siete pesos ($1.641.440.797), al igual que en la estación de servicio se aplicó la misma  metodología  con las compras realizadas en el Almacén teniendo en cuenta  este mismo porcentaje, es decir el 4%.

Los inventarios se están realizando cada  seis meses, en  diciembre y junio, arrojando  resultados satisfactorios.

Para la adquisición de mercancía se realizan  cotizaciones y se selecciona de acuerdo a los siguientes ítems: precio, descuento, calidad, garantía y plazo de pago.

Se está manejando planes con algunos proveedores para la devolución de alguna mercancía que esta represada, mercancía en consignación  y  los productos que tienen bajan rotación se encuentran  en  promoción.

1. ASPECTOS FINANCIEROS Y SOCIAL

Dentro de los compromisos prioritarios de la Cooperativa, esta las obligaciones con Entidades financieras, pago a transportadores, pago a proveedores, anticipos, obligaciones laborales, desembolsos autorizados por el Consejo de Administración para las diferentes actividades entre las más representativas esta la fiesta de la Virgen del Carmen, el aguinaldo Samaquense, Publicidad, Donaciones solidarias   y  gastos fijos  los cuales en su gran mayoría se  dio cumplimiento.

Los gastos y compromisos que adquiere la Cooperativa se han cancelado de acuerdo a disponibilidad económica,  a diferencia al pago de transporte que se ha cumplido semanalmente, además con todos los gastos operacionales  propios en el desarrollo de todas las actividades de la Cooperativa.

Durante este año  una de mis prioridades fue gestionar con Entidades Financieras créditos con tasas bajas de intereses, con el objetivo de cancelar los créditos que se tenía con terceros cumpliendo con esta expectativa, quiero agradecer el apoyo brindando por el Consejo de administración en logro de esta gestión.

Se  implementó el Programa de Salud Ocupacional, ejecución de exámenes de ingreso periódicos y egreso a todo el personal, se modificó reglamento Interno de Trabajo el cual se inició con la sensibilización,  se elaboró el Organigrama, misión, visión e historia.

De la misma manera se cumplió con todas las determinaciones del Consejo de Administración  y a continuación me permito relacionar:

-FONDO DE EDUCACION: Capacitación dirigida Asociados y Directivos por valor de dos millones trescientos dieciocho mil trescientos ochenta y seis pesos (2.318.386), se giró lo correspondiente a Educación Formal por setenta y cinco millones ochocientos cuarenta y siete mil noventa y nueve pesos ($75.847.099), proyecto ejecutado en el Colegio FRAY JUAN DE LOS BARRIOS en la construcción de batería de baños, me permito aclarar que este proyecto fue avalado por la Gobernación de Boyacá, la Secretaria de Educación y la Alcaldía Municipal y aprobada por la Entidad CONFECOOP.

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