RESTRUCTURACION EN EL PROCESO DE DESPACHO Y DISTRIBUCION EN POLIGRAFICA C.A.

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UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL

FACULTAD DE INGENIERÍA QUÍMICA

INGENIERÍA EN SISTEMAS DE CALIDAD Y EMPRENDIMIENTO

MATERIA:

Metodología de la investigación

INTEGRANTES:

                                                                Dave Agila

                                                               Shoell Córdova

                                                               Suanny Torres

Tema:

RESTRUCTURACION EN EL PROCESO DE DESPACHO Y DISTRIBUCION EN POLIGRAFICA C.A.

CURSO:

8/2

DOCENTE:

Ing. Xavier Yánez

2018

Contenido

INTRODUCCIÓN        4

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA        5

DIAGNÓSTICO        5

PRONÓSTICO        5

CONTROL DE PRONÓSTICO        6

DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA        6

Espacio        6

Tiempo        6

Universo        6

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA        7

SISTEMATIZACIÓN        7

SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA DIAGNOSTICO        7

SISTEMATIZACIÓN AL CONTROL DE PRONÓSTICO        7

OBJETIVO GENERAL:        8

OBJETIVO ESPECÍFICO:        8

JUSTIFICACIÓN        9

HIPÓTESIS GENERAL:        11

HIPÓTESIS PARTICULARES:        11

Operacionalidad  y  Conceptualización        12

ANEXOS        13

Análisis de la situación Actual: Diagnóstico        13

Consecuencia a futuro: Pronóstico        14

Solución: Control del Pronóstico        14

SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA CONTROL DE PRONÓSTICO        17

INTRODUCCIÓN

Poligráfica C.A, es una empresa que tiene más de 43 años en el mercado.

Poligráfica siempre tuvo como meta alcanzar un gran nombre dentro de la industria gráfica. Se dedica a las artes gráficas tales como agendas, impresión offset, empaques, forma venus, valores.

Cuenta con maquinarias de alta tecnología, sin embargo, actualmente sus cuentas contables se ven afectadas por el incremento de productos rechazados por el cliente.

Este trabajo de investigación permitió analizar la situación actual de la empresa e identificar las posibles causas que puedan ocurrir en esta problemática.

Para detectar las posibles causas se utilizó la herramienta de calidad de Causa y Efecto, donde se identificó las posibles causas y el problema real del proceso.

Adicional, también se empleó la herramienta de calidad Brainstorming (Lluvia de Ideas), la cual se realizó con la participación de todos los integrantes del equipo, con la herramienta en mención se evalúa las posibles causas que se tomaran en cuenta dentro del diagrama Causa y Efecto, las mismas que se dividen en gráfico de diagnóstico, gráfico de pronóstico y gráfico de control de pronóstico.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

DIAGNÓSTICO

A continuación, se detallan las causas del “Aumento de productos rechazados por el cliente”, las mismas que identificaron los integrantes del equipo:

• Cantidades de productos no solicitadas.
• Entrega de producto fuera del tiempo establecido.
• Productos con fecha de vencimiento corta.
• Facturas caducadas.
• Productos no conformes con los requisitos solicitados.
• Productos sin normas sanitarias.

PRONÓSTICO

En el análisis del pronóstico se considera las consecuencias a futuro que puedan sufrir la empresa, y se basó en el estudio de las causas del diagnóstico. Las variables independientes evaluadas por los integrantes del equipo se detallan a continuación:

• Pérdida de clientes
• Disminución de cartera de clientes.
• Pérdida de utilidades.
• Declive de la empresa.

CONTROL DE PRONÓSTICO

En esta sección se definieron las posibles soluciones enfocándose en poder cubrir todas o cada una de las variables que fueron planteadas dentro del diagnóstico, logrando así el control total del diagnóstico y evitando el posible pronóstico, las variables seleccionadas son:

• Contratar flotas de transporte de diferentes toneladas acorde a las rutas establecidas.
• Proponer una certificación en el área de logística y producción.
• Propuesta de plan de capacitación al personal operativo y administrativo.

DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA

Espacio

La presente investigación está limitada en:

País: Ecuador

Región: Costa

Provincia: Guayas

Cantón:

Empresa: Poligráfica C.A, situada en el KM 3 ½ vía Duran Tambo

Área: Logística

Proceso: Despacho/Distribución

Tiempo

La investigación del marco teórico, se evidenciará con información extraída en los últimos 5 años, por parte de facturas rechazadas del departamento de ventas.

Universo

El personal que interviene dentro de estas delimitaciones es el personal de despacho, de producto terminado, ventas, contraloría, personal interno y clientes.

FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Qué beneficios generaría formular una propuesta de mejora en el proceso de despacho y distribución para la optimización de productos rechazados?

SISTEMATIZACIÓN

SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA DIAGNOSTICO

¿Qué influencia tiene entregar un producto con fecha corta?

SISTEMATIZACIÓN AL CONTROL DE PRONÓSTICO

¿Qué beneficios genera el diseño de un plan de mejora en base a una certificación en el proceso de despacho y distribución?

¿Cómo influye un plan de capacitación al personal operativo y administrativo en el proceso de Despacho/Distribución?

OBJETIVO GENERAL:

Proponer el desarrollo de un plan de acción para el área de distribución y despacho para la reducción de productos rechazados por parte del cliente final.

OBJETIVO ESPECÍFICO:

1. Determinar las causas que originan que los productos tengan la fecha de vencimiento corta.
2.  Identificar los beneficios que genera una certificación en el proceso de despacho y distribución.
3. Identificar las falencias originadas por el personal operativo de despacho y distribución.  

JUSTIFICACIÓN

Solamente se podrá competir brindando un excelente servicio, calidad en los productos y puntualidad en las entregas, gracias a una clara definición en las funciones de cada uno de los miembros de la organización y adicionalmente un trabajo conjunto entre las áreas, logrando sinergia en todos sus procesos para conseguir una armonía en el desarrollo de los objetivos de la empresa para asegurar una venta y postventa de alta calidad que le permita obtener gran reconocimiento y posicionamiento en el mercado.

Hace un año, Poligráfica S.A identifico una serie de amenazas y debilidades que impactan negativamente en el negocio, como por ejemplo la entrega de productos fuera del tiempo establecido y Productos no conformes con los requisitos solicitados, que fueron unos de los problemas detectados mediante la herramienta de análisis de Causa y efecto, esto provoca el aumento de productos rechazados por parte del cliente.

Una de las acciones planteadas por Poligráfica S.A. radica en la introducción de estrategias que están dirigidas a optimizar los procedimientos de control interno con el propósito de cada área operativa, específicamente en lo que tiene que ver con el registro, control y seguimiento en el almacenamiento, movimiento y ejecución de las gestiones de supervisión de los procedimientos realizados, desde el punto de vista metodológica, se establece un conjunto de directrices que permitan orientar el desarrollo de los procesos dirigidos a formular sistema de control y registro, mediante las encuestas se recopila los datos para los procesos de análisis de resultado, teniendo como premisa la satisfacción del cliente. El estudio se aplica al proceso que determina el óptimo cumplimento de los pedidos de los clientes, con el fin de encontrar los puntos críticos y crear planes de acción que permitan la solución del problema planteado, partiendo de un diagnóstico general, y siguiendo con un orden de actividades donde se involucra el análisis de cada uno de los cargos, su respectiva evaluación y control, y el correcto cumplimiento de las funciones. De esta manera, se propone como herramienta de diagnóstico, analizar y observar la forma como se llevan a cabo las actividades de las áreas de despacho y distribución utilizando la observación directa a las personas involucradas dentro del proceso de cumplimiento de pedidos y las causas que lo retrasan. Lo anterior permitirá a los investigadores, contrastar los diferentes conceptos administrativos con el fin de crear una ventaja competitiva para la empresa y una evolución a nivel interno mejorando el clima organizacional.

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