Reorganizacion Serv Academicos

I. Nombre del proyecto

“Reorganización de servicios académicos”

II. Tipo de proyecto

Proyecto de mejora en las funciones, estructura y desempeño del área de servicios académicos.

III. Localización del proyecto

El proyecto se llevara a cabo en el área correspondiente a servicios académicos, ubicada en el 1er piso, con la colaboración del jefe del área y el personal que pertenece a esta.

IV. Descripción del problema

a) Principal

• Actualmente el área de Servicios Académicos presenta una situación de excesiva carga laboral, que dificulta y evita que los procedimientos se lleven a cabo con eficiencia y eficacia.

b) Secundarios

• La carga laboral no se encuentra distribuida de manera clara ni de forma equitativa

• La excesiva carga operativa obliga a nuestros administrativos a extender sus horas de trabajo más allá de la jornada de trabajo regular.

• La toma de decisiones pasa por un canal común hacia la misma persona encargada

• Muchos procedimientos se llevan a cabo de manera manual

• Existe un gran número de alumnos que atender en época de matrículas y evaluaciones.

V. Causas

• No existen políticas claras que orienten el camino que debe seguir cada procedimiento

• Sin número de solicitudes por parte de nuestros alumnos concentradas en época de matrículas, y evaluaciones tanto parciales como finales.

• Cada solicitud se trata de forma particular.

• Excesiva carga laboral operativa

• No existen MOF para los puestos que conforman el área

VI. Consecuencias

• Mala percepción de la calidad y servicio que brinda la UCSP a sus usuarios finales

• Descontento y desmotivación en nuestro personal administrativo

• Lentitud en los procedimiento

• No cumplimiento de plazos

VII. Descripción del proyecto (Finalidad)

• La finalidad que este proyecto persigue es lograr, a través de una reingeniería del área de servicios académicos, un incremento medible en la satisfacción y percepción en cuanto a un servicio oportuno, ágil y de calidad de nuestros usuarios finales, a través de un desarrollo de los procedimientos que permita una labor más eficiente y eficaz.

VIII. Objetivo General

Rediseñar el área de Servicios Académicos, de modo que esta no presente mayor exceso en la carga laboral, ni presenta una situación de excesiva carga laboral, que dificulta y evita que los procedimientos se lleven a cabo con eficiencia y eficacia.

IX. Objetivo Especifico

• Distribuir la carga laboral de modo que esta se encuentre equilibrada dentro del equipo que conforma el área.

• Eliminar la necesidad de trabajar horas adicionales a la jornada laboral normal; esto se lograría a través de la automatización y nuevos procedimientos más claros.

• Incurrir en el empoderamiento de modo que la toma de decisiones no tenga que seguir necesariamente una autorización pasa por un canal común hacia la misma persona encargada

• Orientar de mejor manera a los alumnos con formatos y procesos claros para sus solicitudes de modo que no se generen las colas y esperas en épocas cumbre.

X. Actividades principales

• A través de la observación desarrollar una relación de actividades frecuentes y el proceso que estas siguen para ser atendidas.

• Establecer tiempos estándar para cada procedimiento recurrente.

• Medir el tiempo promedio de las solicitudes en cada estación y los factores que dificultan que estos se resuelvan.

• Establecer

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