Resumen GMC Cap 5

GMC 5. Speaking: Verbal Structure

I. Tell sell presentations

1. Preparando qué decir

• Usar una apertura efectiva

- Decir por qué estás hablando

- Captar su atención

- Demostrar “qué hay para ellos”

- Construir tu credibilidad

- Usar humor con precaución

• Dar un avance de lo que será la presentación

- Largo y más formal

- Corto y menos formal

• Indicar claramente los puntos principales

- Limitar tus puntos principales (no más de 7 puntos)

- Usar transiciones fuertes

- Usar transiciones que miren hacia atrás y hacia delante de la presentación

• Mantener interés en un alto nivel

- Incluir historias

- Mencionar los nombres de los participantes

- Cambiar la energía de la presentación, entonaciones distintas, etc.

- Haz preguntas que hagan elevar las manos para responder

- Diles que vas a preguntar por sus opiniones al finalizar la presentación

• Usar una clausura efectiva

- Dar un resumen

- Terminar con los pasos a seguir

- Referirse a la apertura

- Si terminas con un pregunta y respuestas, terminar con una clausura adicional

- Si te quedas sin tiempo, en vez de apresurar la presentación, enfócate en los puntos más importantes solamente

2. Preparando tus notas

• Cómo preparar tus notas

- No escribir frases completas

- Que las notas vayan “atadas” a las diapositivas

- Incluir al menos 5 minutos de información en cada nota

- Usar letra suficientemente grande

- Dejar suficiente espacio en blanco para facilitar la lectura

- Incluir recordatorios para ti

• Tarjetas versus papel

- Ventajas de las tarjetas: pasan más desapercibidas, son más fáciles de tomar, puedes moverte con facilidad, permite añadir o sustraer material fácilmente, te ayuda a ocupar frases cortas en vez de largas.

- Ventajas del papel: Algunos lo prefieren porque pueden dejarlo en una mesa o escritorio.

II. Preguntas y Respuestas

• Cuándo tomar las preguntas

Pensar antes de la presentación cuándo se van a tomar las preguntas y decirle a la audiencia cómo será el tema de las preguntas.

- Esperar hasta el final para atender las preguntas: Se mantiene el control durante la presentación pero se arriesga a perder el interés de la audiencia y la comprensión. También el presentador puede ponerse en una posición incómoda al ser interrumpido por alguien con alguna pregunta.

- Atender preguntas durante toda la presentación: Las preguntas tienen más sentido para el que las hace al igual que la respuesta. En desventaja se puede perder tiempo en esto. Para evitar esto, destinar 20% del tiempo de la presentación para preguntas y usar técnicas para evitar divagaciones.

• Cómo atender las consultas

- Prepararse previamente. Las preguntas más típicas son de valor, costo, acción, detalles.

- Demostrar comprensión de la pregunta

- Mantenerse en el objetivo y organización de la presentación

- Mantener a todos incluidos

• Qué decir si no se sabe la respuesta

- Si no sabes, decir que no sabes. Se puede decir que vas a buscar la información y la enviarás, o decir de dónde sacar la respuesta

- Si necesitas tiempo para pensar: Repetir pregunta, dar vuelta la pregunta, exteriorizar la pregunta, reflexionar, escribir la pregunta.

• Cómo responder preguntas complicadas

- Preguntas confusas: parafrasear pregunta

- Preguntas controladoras: A veces son afirmaciones más que preguntas y lo que se puede hacer es hacer un comentario y seguir con la presentación.

- Preguntas hostiles: Identificar la hostilidad, buscar puntos en común

...