Revisión De Tesis

1. ALCANCE

El presente manual comprende el proceso de compras para los recursos que son asignados a los departamentos: Administrativos, Recursos Humanos, Soporte, Operaciones, Producción y Ventas de acuerdo a lo establecido anualmente en el Presupuesto Anual de Gastos de la Empresa Bolsas S.R.L

2. OBJETIVO

Asegurar que las adquisiciones se lleven a cabo según normativas establecidas en el presente documento y que los artículos para la compra sean realmente requeridos para llevar a cabo las tareas específicas del sector solicitante

3. POLITICAS

a) Queda establecido que en octubre de cada año, se elaborara un presupuesto anual de gastos para el año siguiente, esto de acuerdo a la previsión de necesidades financieras de todos los departamentos de la empresa: Recursos Humanos, Soporte, Administración, Producción, Coordinación y Ventas, donde cada jefe de departamento debe realizar el cálculo correspondiente a los distintos rubros en los cuales se requerirán desembolsos de dinero con sus justificaciones correspondientes, via nota al Jefe de Administración y Finanzas, según fechas establecidas por la Dirección Administrativa.

b) Según esta previsión de necesidades, el Jefe de Administración y Finanzas confecciona el PRESUPUESTO ANUAL DE GASTOS (PAG) y posterior verificación y autorización del Director Administrativo, una vez definidos los montos, estarán cargando en un documento compartido a mas tardar para fines de diciembre a fin de que todos los jefes de departamentos accedan a la información y certifiquen los valores presupuestados para cada rubro asignado.

c) En el documento compartido, estarán asignados los responsables para cada tipo de acción que podrá realizar con respecto a la carga de datos, siendo estos los encargados de “ejecutar” y “actualizar ejecutar” los valores de las compras, y la ultima verificación y visto bueno lo realizara el Jefe de Administración y Finanzas, quien se le denominara“Administrador”.

d) Se detalla a continuación, los responsables por departamento:

• Jefe de Ventas : Departamento de Ventas

• Jefe de Producción : Departamento de Producción

• Jefe de Administración : Departamento Administrativo

• Coordinador de Operaciones : Departamento de Operaciones del campo

• Jefe de Soporte : Departamento de Soporte

e) Todas las compras que son autorizadas por los jefes de departamentos debe estar registrado en la planilla de presupuesto compartido al realizar la orden de compra

f) Cuando el encargado de compras firma la Orden de Compra (OC), verifica la carga en la planilla de presupuesto compartido antes de remitir al Jefe de Administración y Finanzas para su último control y aprobación, luego de esto, se procede a la compra

g) En caso de que el Jefe de Departamento solicitante autorice la compra y no registre en el presupuesto, será motivo de sanción disciplinaria previsto en el reglamento interno de la empresa.

4. RESPONSABLES

• Encargado de Compras

• Encargado de Deposito

• Jefes de Departamentos

• Jefe de administración y finanzas

• Director Administrativo

5. PROCEDIMIENTOS

a) ANTES DE LA COMPRA -ORDEN DE

I. El solicitante debe llenar una planilla de ORDEN DE PEDIDO (OP)planilla de, (Cada sector debe contar con un talonario numerado y en duplicado), el jefe del sector debe firmar y argumentar el gasto.

II. Esta OP, se remitirá al Encargado de depósito quien deberá revisar si tal producto esta disponible en stock, en caso de que exista, se hace entrega marcando en la O.P entregado confirma de la persona que recibe, y los detalles y cantidades del ítem retirado.3-

III. En caso de que no todos los ítemes fueron entregados, el Encargado de Deposito deberá remitir el duplicado de la el duplicado de la al Encargado de compras marcando como pendientes los ítems para proceder a la compra

b) REALIZACION DE LA COMPRAREALIZACION DE LA COMPRAREALIZACION DE LA COMPRAREAL

I. El encargado de compras, se encarga de ver la forma de compra (crédito, contado, caja chica). Todas las compras deberán tener O.P.

II. Para realizar las compras mayores de Gs.300.000 crédito o contado debe haber un mínimo de 3 presupuestos y elaboración de O.C

III. El presupuesto aprobado presupuesto tendrá la firma del responsable que hizo el pedido aclarando en el presupuesto el motivo de la elección (precio, calidad, etc.), este presupuesto será válido hasta 30 días, y deberá quedar anexado una copia a la factura. En caso de reiterarse la misma compra se podrá utilizar el mismo presupuesto, siempre y cuando, la antigüedad del presupuesto no sea superior a 30 días.

IV. Una copia de los presupuestos quedan en archivo de Compras por abecedario teniendo en cuenta el proveedor, y la 2da copia va con legajo para compra.

V. Las compras menores a Gs.300.000 se realizarán al contado y por CAJA CHICA, sin necesidad de presupuestos y O.C. Si las compras son reiteradas deberá seguir el proceso normal de compras descripto mas arriba

VI. En caso de que no se disponga de tres presupuestos, el Encargado de Compras deberá justificar en la OP el motivo y el Jefe de Administración y Finanzas analizara y si las condiciones están dadas, se autoriza la compra.

VII. Al elaborar la OC debe estar registrado por el área solicitante de la compra "en la carpeta compartida del presupuesto general", firmado por el encargado de compras y con el visto bueno del jefe de administración y Finanzas, se confecciona la orden de compra que debe contener; el proveedor, código contable del proveedor y el código contable de la obra o gasto que corresponda.

c) ENTREGA DE LA COMPRA - ORDEN DE PEDIDOORDEN DE PEDIDOORDEN DE PEDIDOORDEN DE PEDIDO

I. Para la recepción de la compra, el auxiliar de compra provee de una copia de la OC al encargado de depósito a modo de control de las cantidades características del/los ítems adquiridos.

II. Con

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