Revisión de los principios de delegación

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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA CENTROAMERICANA

FACULTAD DE POSTGRADO

DIRECCIÓN DE HABILIDADES DIRECTIVAS

MSC. GUILLERMO FIALLO

TAREA VIRTUAL ESPECIAL

PREPARADO POR GRUPO N° 2:

LIC. JAQUELINE FABIOLA CERRATO       51353020

LIC. KENIA SULY GUEVARA                           11723042

ING. LAUREN YAMELY MOLINA                 11723080

ING. JOSÉ CARLOS VARGAS                                    11723154

TEGUCIGALPA, M.D.C., HONDURAS, C.A.

MAYO  2018

ÍNDICE

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN        3

PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN        4

Decidir cuándo delegar        4

Decidir a quién delegar        7

Decidir cómo delegar eficazmente        12

Revisión de los principios de delegación        17

ANALISIS        19

CONCLUSIÓN        20

RECOMENDACIONES        21

Bibliografía        22

INTRODUCCIÓN

La delegación es otorgar a un colaborador individual o grupal de forma temporaria o permanente la autoridad necesaria para el desarrollo de alguna actividad o responsabilidad, asimismo es una capacidad que  forma parte de la toma de decisiones es por ello que es sumamente importante saber hacerlo, en diversas ocasiones los directivos o gerentes de las empresas u organizaciones les da temor delegar funciones a sus subordinados, no obstante este paradigma debe desaparecer, ya que los directivos deben delegar funciones para ellos concentrarse en encontrar mecanismos, planes o tomar decisiones que lleven al buen desarrollo de la empresa y por ende al éxito de la misma.

La delegación de funciones o responsabilidades tiene una serie de ventajas tanto para el directivo como para el colaborador, ya que cuando se delega el directivo hace que es su organización se incremente su productividad y con ello su efectividad, en cambio a los colaboradores cuando se les delegan funciones o tareas desarrollan sus habilidades y de esta manera adquieren mayor compromiso o responsabilidad.

Es importante mencionar que se delegan las funciones, pero no la responsabilidad, aunque un directivo asigne a un colaborador alguna tarea o actividad, la total responsabilidad es del directivo, el empleado es responsable del desarrollo de la asignación ante el directivo, pero el directivo es el responsable del éxito de la empresa u organización. Asimismo, la autoridad debe ser dada con responsabilidad, el directivo debe tener claro a quién puede asignar las funciones tomando en consideración que el colaborador tenga las capacidades necesarias para lograrla exitosamente, es por ello que la delegación depende de la complejidad de la actividad o función y esta debe asimismo basarse en la confianza del desarrollo del trabajo que se le tiene al colaborador considerando la cantidad de empleados con los que cuenta.

PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN

DECIDIR CUÁNDO DELEGAR

Los Ejecutivos, directores y jefes de cualquier institución u organización saben que la delegación es la clave del crecimiento, sin embargo, saber cuándo y cómo hacerlo es, aún, el tema de discusión. Delegar es la clave del desarrollo y crecimiento de las empresas, sin embargo, llevar la teoría a la práctica puede ser uno de los desafíos más difíciles de los directivos en las organizaciones. “Lo primero que un ejecutivo debe de saber es aprender a diferenciar entre delegar y “aventar” responsabilidades. Para delegar hay que saber hacerlo y para eso, se necesita una estructura, hay que tener un sistema y procesos establecidos, hay que saber que es necesario tener reglas para una buena supervisión”, cuando se delega de manera estructurada, existe una garantía de que sea para beneficio de la empresa, ayudando en el desarrollo del personal, así como en la creación de procedimientos y mejores ejecuciones de los mismos. 

Lo primero que hay que hacer es saber cuáles son las tareas que se pueden delegar y cuáles son específicas de los directivos.  Es por ello que las responsabilidades se dividen en tácticas y estratégicas. Tareas tácticas: Las tareas tácticas en las organizaciones son clasificadas como aquellas tareas sistematizadas o repetitivas. Aquellas con estructuras ya hechas, pero que necesitan seguimiento. Tareas estratégicas: Todas aquellas que exijan creatividad e innovación, aquellas que permitirán el desarrollo profesional de la empresa y sus colaboradores. (Gutierrez, 2012)

Para ejemplificar la diferencia entre las estrategias mencionadas anteriormente es importante saber que la relación empresa-clientes: las tareas estratégicas que el ejecutivo no puede delegar es la relación directa con el cliente, aquella que permitiría nuevos alcances en el mercado o entrada de nuevos productos. Las tareas tácticas son los procedimientos de la relación con el cliente: trato, papeleo y registro de resultados. 

Es fundamental para una organización saber delegar, así aprovecha el talento de las personas de la organización permitiéndoles crecer y desarrollar todo su potencial, es de vital importancia que se dedique tiempo a diseñar una visión organizacional, elaborar estrategias que ayuden a su desarrollo y estas sean comunicadas a los colaboradores, para que ellos se sientan comprometidos con la organización ya que si no se hace y se dedica la mayor parte del tiempo en la ejecución o gestión  podría la empresa tener efectos desfavorables. Los directivos deben dedicar tiempo, energía y talento en aumentar la rentabilidad de la organización, siendo que la rentabilidad está vinculada al aprovechamiento de oportunidades para entrar en nuevas áreas o expandir las actividades de la organización, de igual manera es importante dedicar tiempo a los colaboradores, crear condiciones para generar un buen clima laboral.

Saber identificar cuando delegar y como delegar permite a un directivo contar con el tiempo necesario para realizar las funciones que realmente son propias a su cargo como conocer y buscar las mejores prácticas de funcionalidad de las áreas dentro de una empresa, transmitir a sus colaboradores sobre la visión, decidir las prioridades, diseñar las estrategias, potenciar y aprovechar el talento de los colaboradores, en conclusión, liderar la organización.

Cuando se delega es imprescindible que se explique el contexto, la importancia global de que se pretende, para que la persona a quien se delega el proyecto pueda darle sentido al trabajo asignado y que pueda comprender el alcance y valor de su tarea incrementando de esta manera su compromiso y responsabilidad. Los directivos deben ser conscientes de lo siguiente:

• Los puntos fuertes y débiles de sus subordinados y de los suyos propios. Ya que no siempre el directivo conoce o tiene la experiencia para realizar alguna función, algunos subordinados poseen mayor conocimiento y pueden desarrollar o tomar decisiones más efectivas ya que pueden tener mayor conocimiento de los clientes, costos, procesos etc., están mas familiarizados con los procesos que a diario se viven en la organización.

• Se debe considerar el compromiso que cada subordinado tiene con la organización y desarrollo de sus actividades, es por ello que la participación de los empleados en procesos que ayudan o permiten una toma de decisión y ellos tienen la libertad de realizar una actividad ayuda de gran manera a la organización para realizar las actividades en tiempo y forma.

• Cuando se delega, las habilidades de los subordinados aumentan, se debe considerar que esta sea consistente y no solo cuando exista sobre carga de trabajo, ya que se puede mal interpretar por lo subordinados, esta delegación debe presentar una filosofía de dirección general, mejorando las habilidades e interese de los colaboradores.

• Los colaboradores deben compartir con los directivos los valores y perspectivas evitado de esta manera obtener resultados inaceptables, o utilizar medios inaceptables e inapropiados creando errores directos, provocando realizar una supervisión constante del trabajo.

• Los directivos deben poner las reglas claras, detallando el alcance de la asignación, el porque es importante, para cuando se requiere, cuáles son los procedimientos y opciones permitidas y si estas actividades son permanentes se debe considerar las capacitaciones donde ellos puedan preguntar y obtener respuestas correctas sobre las directrices a seguir.

DECIDIR A QUIÉN DELEGAR

Ante de iniciar y brindar el concepto de delegación, debemos establecer que tipos de autoridad se encuentran en la estructura de la organización vinculada con la naturaleza de las relaciones de autoridad, el problema de autoridad de línea y del personal de Staff, asimismo también explicaremos que tanto poder debe delegarse en la toma de decisiones, esto va relacionada con la descentralización de la autoridad como bien lo menciona el autor el poder de ejercer la discreción de decidir, que sí no se asigna adecuadamente a los gerentes tendrán como resultado que los departamentos no podrán convertirse en unidades de trabajo de manera armónica, sin complicaciones, para cumplir con los objetivos de la empresa, las relaciones de autoridad, verticales u horizontales, son los factores que posibilitan la organización , facilitan las actividades departamentales y brindan coordinación en una empresa. Ante lo expuesto por Koontz, Weihrich y Cannice en su libro administración una perspectiva global y empresarial 14 edición, autoridad y poder no es lo mismo, el poder es la capacidad que tienen los individuos o grupos para inducir o u influir en las creencias o acciones de otras personas o grupos y autoridad es derecho, inherente a un cargo, de ejercer discrecionalidad en la toma de decisiones que afectan a otros. Koontz, H., Weihrich, H., & Cannice, M. (2012). Administración: una perspectiva global y empresarial (14a. ed.).

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