SISTEMA DE INFORMACION INTEGRAL

Un ERP es un sistema de información integral que incorpora los procesos operativos y de negocio. El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Hay tres características que distinguen a un ERP y eso es que son sistemas integrales, modulares y adaptables:

• Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planeación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.

• Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de Almacén, etc.

• Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no.

Los fabricantes de ERP deben enfrentar dos desafíos: adaptar técnicamente su producto para poder ejecutarse en cualquier plataforma[1] existente en el mercado y garantizar que el ERP se adecuará funcionalmente a los procesos del negocio, cualquiera que sea el giro de la empresa. Esto último se logra ya sea mediante la configuración de los módulos estándar (ventas, inventarios, tesorería), la implementación de add-ons o módulos especializados (medios masivos, transporte, servicios públicos, aeronáutica) o bien, por medio de desarrollos en el lenguaje propietario del ERP.

Los sistemas integrados de gestión , Enterprise Resource Planning, o ERP

1) ¿Qué son los ERP?

Más que programas de ordenador son sistemas de información que integran aplicaciones informáticas para gestionar todos los departamentos y funciones de una empresa: contabilidad financiera y analítica, finanzas, producción, mantenimiento, logística, recursos humanos, materiales, gestión de activos, compras y pagos, ventas y cobros, bancos y efectos, tesorería, cartera, gestión de proyectos, etc.

Por tanto la característica principal que distingue a un ERP es la integración.

En Wikipedia: (http://es.wikipedia.org/wiki/Planificación_de_recursos_empresariales).

Está de moda

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Está de moda tener un ERP y todos los empresarios -y los fabricantes de software- presumen de que su programa es un ERP, de forma que a un mero programa de contabilidad le llaman ERP. Un truco para saber si es de verdad un ERP es preguntar:

¿Está disponible la información de TODAS las áreas de la empresa, pudiendo obtener informes que precisen datos de varios departamentos?

La globalización llega al software

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No sólo se bebe Coca-Cola en todo el planeta. También se usan los mismos ordenadores y programas, al menos los sistemas operativos y paquetes de oficina: procesadores de texto, hojas de cálculo, navegadores de Internet, etc. Un profesional de la empresa puede desplazarse a cualquier sitio con la seguridad de que encontrará las mismas herramientas informáticas.

No sucede lo mismo en cuanto a paquetes informáticos de gestión: contable, financiera, costes, nómina, producción, almacén, etc. En un mismo país podemos encontrar docenas de programas de contabilidad. Incluso en una misma empresa pueden coexistir varios programas que realicen las mismas tareas. Es un problema grave para las empresas globalizadas y los ERP son la solución más habitual, de ahí que muchas multinacionales los hayan adoptado.

Uso de los ERP en las empresas de Europa, [Encuesta http://www.ebusiness-watch.org]

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2) ¿Qué componentes tiene un ERP?

Como podemos apreciar en la imagen de la derecha, tomada del libro "Sistemas de Información Integrados, (ERP)", Documento AECA Nuevas Tecnologías y Contabilidad, los ERP incluyen varios componentes:

1) El hardware, en el que el requerimiento mínimo es un servidor, pero son frecuentes las llamadas granjas de servidores multiprocesador con requerimientos de seguridad, tolerancia a fallos, redundancia, etc.

2) El software. Los sistemas operativos predominantes hoy en día son Windows, Unix, en distintas versiones, AS/400 y Linux.

3) Aplicación. Este componente es el corazón del sistema, ya que proporciona la funcionalidad requerida por el usuario, reflejando los procesos internos de la empresa. En cuanto a qué módulos contiene un ERP, de nuevo el abanico de posibilidades es amplio. En la figura se muestran diversos módulos que suelen aparecer:

• Gestión Financiera (agrupa típicamente las funciones de Contabilidad, Tesorería, Presupuestos y Activos Fijos).

• Ventas/Compras/SCM (incluye la funcionalidad referida a la gestión de la cadena de suministro, aprovisionamientos, gestión del ciclo de ventas desde la presentación de ofertas hasta la facturación, etc).

• Fabricación (control y gestión de los procesos de fabricación);

• Gestión de Almacenes/Logística (permite al usuario la gestión de almacenes en sus distintas variantes);

• Gestión de Proyectos (Control y gestión de los proyectos en sus distintas fases.)

• CRM (Gestión de la empresa con sus clientes, como clientes potenciales, gestión documental,

datos e informes, referencias, marketing, ofertas, pedidos, etc.);

• Recursos Humanos (Gestión de la empresa con sus empleados, como datos personales, carreras, control de presencia, etc).

4) Gestor de base de datos. Suele ser común entre los fabricantes de software ofrecer la posibilidad de escoger entre distintos motores de base de datos. Ejemplos son Oracle o MySQL.

5) Interfaz de Usuario. Todos los componentes anteriores no servirían de nada sin una adecuada interfaz que permita al usuario trabajar con la aplicación. Hoy en día es cada vez más habitual que sea el propio navegador web, es decir el Explorer o Firefox.

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3) Todo es "multi"

Una característica fundamental de estos programas es su potencia y versatilidad. En ellos todo es "multi", pues permiten utilizar diferentes idiomas, monedas, planes y prácticas contables. Además pueden operar en diferentes plataformas informáticas y sistemas operativos como son IBM AS/400 o Digital Alpha, con Windows NT, unix, etc. En cuanto a las prestaciones de los módulos de contabilidad, destacan las posibilidades de análisis de la información contable, auditoría, asignación de presupuestos, generación de informes, consolidación.

En la figura vemos un volcado de pantalla del ERP Openbravo. (http://demo1.openbravo.com/openbravo/security/Menu.html) y sus diferentes módulos. [Ir a: Aplicación -> Gestión Financiera -> Contabilidad -> Transacciones -> Asientos manuales] Nueva versión Openbravo 3, marzo 2011

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4) Los fabricantes de ERP

Algunos de los principales proveedores de ERP son: SAP (R/3 y siguientes), Oracle, J.D.Edwards (OneWorld), PeopleSoft, Baan, Computer Associates (Unicenter TNG) y System Software Associates (SSA).

SAP, el lider Fuente: SAP (http://www.sap.com)

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SAP, multinacional del software especializada en ERP fue creada en 1972, en Alemania, tiene varios miles de empleados en todo el mundo. Es el líder mundial en ERP, con sus aplicaciones instaladas en la mitad de las 500 mayores empresas del mundo. Es el cuarto fabricante de software del mundo.

SAP permite llevar la gestión de varias compañías, en distintas monedas, con base en más de un país. Tiene una filosofía horizontal, en el sentido de que la misma aplicación se puede adaptar a todo tipo de negocio. Sin embargo, SAP, consciente de que cada negocio tiene unas particularidades, desde 1995 también ha desarrollado soluciones verticales. Por ejemplo, una compañía eléctrica tiene miles de clientes y su sistema de facturación debe estar muy desarrollado. En cambio, unos astilleros, reciben muy pocos pedidos. Por esta razón está desarrollando soluciciones informáticas específicas para cada sector.

• Oracle-J.D. Edwards-PeopleSoft,

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