Sistemas De Documentación

Documentación

Bajo este término genérico se agrupan todos los manuales, guías de referencia, libros de ayuda, etc., que suelen entregarse con cada programa, de manera que el usuario pueda aprender su manejo y consultar cualquier duda ante un problema desconocido.

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Definición y significado de Documentación

-TutorialTutorial Libro de instrucciones o programa que guía al usuario a través de una secuencia predeterminada de pasos con el fin de aprender un producto. Nótese la diferencia con documentation,...

-CursorCursor Elemento gráfico que indica en qué punto de la pantalla se situará el carácter que se introduzca en ese momento. Suele representarse mediante un rectángulo o línea parpadeante, aunque...

-AplicaciónLas aplicaciones forman parte del software de la computadora ya que son una serie de programas que han sido desarrollados para facilitarle al usuario la utilización de la máquina para...

-Programa ObjetoEl lenguaje que utiliza el programador para diseñar los pasos a ejecutar por la computadora, para que sea entendible y mas fácil de utilizar por él, es muy similar al...

-ShellShell Es un tipo de utilidad cuya finalidad consiste en hacer más fácil el manejo del sistema operativo o de una aplicación por parte del usuario....

• Analisis

• Comentarios

• Archivo

Del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se trata del escrito que presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprobar algo. Por ejemplo: “Tengo un documento que prueba la malversación de fondos realizada por el gobernador”, “Esta carta no constituye un documento que avale su inocencia”.

Se conoce como documento de identidad, documento nacional de identidad (DNI) o cédula de identidad al documento que emite el Estado para posibilitar la identificación personal de cada ciudadano. Todas las personas deben tener un documento de identidad que acredite quién es y que le permita acceder a los servicios estatales o de otro tipo: “El número de mi documento de identidad es capicúa”, “Para acceder al crédito, debe presentar su documento de identidad junto a los últimos tres recibos de sueldo”, “Sólo apto para mayores de edad. Presentar documento de identidad al ingresar”.

La noción de documento se ha visto alterada con el avance de la informática. Un documento antes era un papel o algún otro tipo de medio físico. En cambio, para la informática, un documento es un archivo digital susceptible de ser visualizado o compartido a través de una computadora. En este sentido, un documento informático puede ser un texto, una imagen, un sonido, una animación o un video: “Ayer tuve que formatear el disco rígido y perdí todos mis documentos”, “Necesito que me envíes por correo electrónico el documento que elaboramos esta mañana junto al licenciado”, “Acabo de eliminar el documento, ¿quieres que trate de recuperarlo?”

Tipos de documentación

Veamos los diferentes tipos de documentación que existen:

-La documentación particular de la empresa: notas, informes, estadillos, ¿establecida en y para la empresa.

-La documentación general: libros, encuadernaciones, revistas, artículos, ¿publicados fuera de la empresa.

Ésta, se subdivide a su vez en:

1.La que tiene por objeto aportar al lector una información "flash" sobre cuestiones de actualidad, que dependen generalmente de un campo de reglamentaciones: fiscalía, derecho, legislación social, etc.

2.La que constituye un estudio más o menos exhaustivo sobre un problema o un conjunto de problemas. Ejemplo: una revista especializada en el estudio de métodos de gestión: comercial, industrial, financiera, etc.

1.La primera -la información "flash"- hay que leerla sin tardanza, porque tal vez hay que tomar enseguida iniciativas o disposiciones. En cambio, poco aporta a la cultura del dirigente.

2.La lectura de la segunda -estudio exhaustivo sobre un problema- constituye un enriquecimiento intelectual, pero, en cambio, se puede diferir sin inconvenientes. Es más, muchas veces es ventajoso diferirla: nada es más fastidioso y hasta enervante que el ser "acogido en frío" por un artículo o una obra de fondo, de tema importante en su esencia, pero que no corresponde a las preocupaciones del momento. En cambio, unos meses más tarde, quizás hasta años, ese problema se plantea en toda su amplitud; ¡como podría lamentarse de no tener a mano ese estudio del que se recuerdan uno más o menos, o cuya existencia se ha olvidado! ¡Con qué atención, y hasta con qué apasionamiento se leerá mientras que, unos meses o unos años antes, no estábamos sensibilizados para ello!.

Por consiguiente, ese estudio hay que memorizarlo:

-Cuando no es posible ni oportuno, ni fructífero ir leyendo la documentación general sin interés inmediato, conforme se va presentando.

-En cambio, es previsible que llegará un día en que se podrá explotar con fruto.

El método consiste en tener un repertorio analítico, que comprende epígrafes adaptados a las necesidades, es decir, que corresponden a temas o asuntos dados, la clasificación y la colocación de los documentos haciéndose en exacta correspondencia con cada epígrafe o grupo de epígrafes del repertorio.

A cada epígrafe corresponde una hoja de un repertorio alfabético de hojas móviles. Esta hoja:

-Enumera, por título y nombre del autor, los libros y obras que contiene.

-Encierra una lista de dossiers abiertos para recoger documentos no encuadernados (folletos, circulares, recortes de prensa, etc.).

-Comprende el título de artículos aparecidos en revistas, con indicación del nombre y del número (o la fecha) de la revista.

De esta manera, cuando se plantee un problema relacionado con un tema dado, bastará con remitirse a la página correspondientes del repertorio que indica el conjunto de la documentación general de que se dispone al efecto.

La documentación particular

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