Sistemas De Información.

Se puede definir a los sistemas de información como los procesos, que ayudados de equipos manuales o computacionales nos pueden facilitar tareas u operaciones, formando una estructura con la finalidad de recabar, clasificar, analizar, evaluar y distribuir información de manera precisa y oportuna, que nos llevaran a cumplir con uno o varios objetivos en común y a la toma de decisiones en las diferentes áreas de una empresa.

Para implementar un sistema de información es necesario tomar en cuenta las dificultades a las que se pudiera enfrentar, como por ejemplo el costo que a veces suele ser elevado para las pequeñas empresas, sobre todo si no cuentan con equipos de computo, otro es el tiempo de implementación que no siempre es rápido, la resistencia al cambio de lo usuarios del sistema, ésta debe ser acompañada de una buena planificación para implementar el sistema.

Dentro de una empresa existen diferentes problemáticas que pueden ser el origen de la implementación de un sistema de información, en cada una de las áreas pueden existir problemas a resolver por un sistema, por ejemplo; si en el área de recursos humanos nos encontramos con que necesitamos conocer cuantos de los trabajadores actuales tienen en común el área geográfica donde viven para decidir las rutas de el transporte de personal, o si contamos con trabajadores que cumplan con el perfil para cumplir con vacantes en otras áreas; en el área de mercadotecnia si deseáramos conocer el nivel de ingresos de los compradores de cierto producto y su nivel escolar para hacer relaciones y proyectar campañas publicitarias dirigidas hacia el mejor mercado con que puede contar la empresa.

Los sistemas de información se pueden implementar en las distintas áreas de la empresa, como contabilidad y finanzas, mercadotecnia, recursos humanos, producción y almacén (compras y ventas).

Dentro del área de contabilidad y finanzas:

Si definimos a la contabilidad como una disciplina donde se enseñan normas y procedimientos para ordenar, analizar y registrar operaciones que se practicaron por unidades económicas de la empresa o un individuo, entonces con esto nos daremos cuenta de que los sistemas de información en la contabilidad deben ser enfocados en estos términos, por ejemplo si tenemos un problema de duplicidad en el pago a proveedores, entonces al efectuar un sistema podremos corregir este problema y evitar la devolución del dinero depositado.

Como en todo proceso, tenemos entradas de datos o información, un proceso y una salida de datos o información, en esta área la entrada de datos o información.

En el área de contabilidad, se pueden implementar sistemas para el pago nomina, pago de proveedores, cobranza a clientes, etc.

En si servirá para registrar las transacciones de la empresa, y ayudan a la organización de los presupuestos de los departamentos de la empresa.

Los datos de entrada al sistema dependerán de la salida de información o datos deseados, por ejemplo si s desea realizar un sistema para la nomina los datos de entrada serán los nombres de los trabajadores, clave del trabajador, numero de seguridad social, fecha de ingreso, faltas por semana o quincena, retardos, herramienta extraviada, sueldo base, tiempos extras, créditos de infonavit, prestamos, premios y compensaciones, viáticos, y otros ingresos y descuentos extras, según lo que se desea del sistema

El proceso seria organizar la información y hacer operaciones matemáticas con los datos ingresados.

Por otro lado la salida de la información estará enfocada en la problemática a resolver, por ejemplo, con los datos ingresados en la entrada, las salidas que podemos obtener son:

Nomina, que incluye:

• Pagos de sueldos semanales o quincenales, tiempos extras, viáticos, premios o bonificaciones, aguinaldos, vacaciones y reparto de utilidades.

• Descuentos por conceptos de impuestos, seguro social, créditos de infonavit, prestamos personales, faltas, retardos, herramienta extraviada y otros.

Comparaciones, que incluyen:

• También se puede obtener información valiosa para la toma de decisiones, como por ejemplo, el mejor trabajador en base a asistencias y puntualidad, el mejor empleado en base a premios de productividad, y por el contrario los peores empleados de la empresa en los mismos conceptos, toda esta información se puede compartir con el departamento de recursos humanos que podrá tomar decisiones de promociones, reubicaciones o desvinculaciones.

• Si se incluyeran en la entrada datos como ventas realizadas (en el caso de vendedores) y objetivos de cada empleado, las comparaciones se realizarían en base a sus ventas mensuales y cumplimientos de objetivos.

Las finanzas las definimos como el manejo de los recursos de la empresa para alcanzar los deseados de la forma más efectiva posible, así como contar con los recursos necesarios para el buen funcionamiento de la empresa y sus actividades.

Generalmente los datos que se utilizan en estos sistemas son los que se encuentran en los estados de resultados y el balance general, y la información de salida son las comparaciones de los ejercicios o periodos, de la cual se toman decisiones, como por ejemplo el aumento o disminución de activos o pasivos, que puede ser el endeudamiento a través de crédito, liquidación de créditos, venta de inmuebles, adquisición de maquinaria, etc.

Sistemas de información aplicados a la mercadotecnia (SIM):

La mercadotecnia de defina como el estudio de las necesidades para satisfacerlas a través de procesos de intercambio entre la oferta y la demanda, estudia el comportamiento del comprador, con respecto ala demanda, y tiene como objetivo equilibrar la oferta y la demanda.

Un SIM puede ayudar a ver la necesidad de nuevos productos, crear mejoras en un producto existente, actualizar precios, promociones y estrategias de venta y distribución.

Con un SIM se pueden conocer las necesidades de los clientes y hacer mas estrecha la relación entre un vendedor y un comprador, facilitando la colocación del producto en el mercado.

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