Sistemas Integrados De Gestión

INTRODUCCIÓN

Toda organización es un sistema complejo e integral formado por un grupo humano y una variedad de recursos físicos coordinada para la obtención de una finalidad establecida en el tiempo, teleológica. Se diferencia de este modo de los sistemas naturales en que es un sistema cultural creado, con todas las implicaciones que esto conlleva.

A su vez un sistema se encuentra delineado por los límites relativos que lo separan de los restantes con los que interactúa y tiene una serie de principios que lo rigen. Toda organización está constituida por sistemas o subsistemas que interactúan entre sí pero que, a su vez, deben estar vinculados adecuadamente e interrelacionarse activamente.

Para alcanzar este objetivo se ha llevado a cabo la recopilación de datos consultando fuentes documentales tales como internet, y libros especializados, los datos recopilados fueron complemento de información ordenados, estructurados y analizados.

Es por ello que el trabajo de investigación realizado y presentado en este escrito permitirá comprender que son los “Sistemas Integrados de Gestión” y su afectación en las empresas y/u organizaciones públicas, también se trata de profundizar los beneficios que la buena implementación de los mismos repercuten en las empresas organizacionales.

Sistemas Integrados de Gestión

Para poder llegar al amplio entendimiento de lo que son los Sistemas Integrados de Gestión debemos definir por detalle cada palabra que conforman el concepto a estudiar:

Sistema

Conjunto de cosas que relacionadas entre sí ordenadamente contribuyen a determinado objeto.

Cada sistema se encuentra delineado por los límites que lo separan o lo interrelacionan con los restantes. A su vez toda organización está constituida por varios sistemas individuales mutuamente interactuantes. La adecuada concatenación e interrelación de los diversos sistemas hará que cada organización particular cumpla eficazmente con la misión para la cual se concibió.

Cuando se constituye un sistema existen tres opciones:

 Dejar que el sistema opere por sí solo y no prever las fallas que pueda llegar a tener,

 Dejar que el sistema opere por sí solo y prever las fallas que pueda llegar a tener

 Ajustarlo y adaptarlo constantemente, auto sostenido.

La tercera opción es la que se ha seleccionado en los modelos de gestión aplicables en el marco de las normas ISO de la familia 9000, de la familia14000 y de las normas OSHAS 18000.

En el caso de los sistemas integrados de gestión la meta fundamental es lograr eficiencia en todos los aspectos relacionados con la organización.

Integral

Dicho de cada una de las partes de un todo: Que entra en su composición sin serle esencial, de manera que el todo puede subsistir, aunque incompleto, sin ella.

Gestión

Acción y efecto de administrar y dirigir una empresa atendiendo una serie de procedimientos y reglas mediante la coordinación y organización de los recursos disponibles.

Administrar

Ordenar, disponer, organizar.

Sistemas Integrados de Gestión

Estructura probada para la gestión y mejora continua de las políticas, los procedimientos y procesos de una organización, que garantice la salud y seguridad ocupacional de sus empleados y la protección del medio ambiente, aumentando a la vez la productividad y la calidad de sus operaciones.

Este sistema de gestión puede planificar separadamente los distintos aspectos de cada proceso para luego ser aplicados individual y sucesivamente por cada una de las áreas de la empresa; o planificar de forma simultánea los diferentes aspectos de cada uno de los procesos y que todos ellos forman parte de un sistema conjunto de gestión; que considere tres de las posibles perspectivas de gestión de la empresa, como son las correspondientes a:

 Sistema de Gestión de Calidad: Sistema para dirigir y controlar una organización con respecto a la calidad.

 Sistema de Gestión del Ambiental: Parte del sistema de gestión de una organización empleada para desarrollar e implementar su política y gestionar sus aspectos medio ambientales.

 Sistemas de Gestión de Prevención de Riesgos Laborales. Sistema para identificar y evaluar riesgos laborales desde el punto de vista de requisitos legales y definir la estructura organizativa, las responsabilidades, las funciones, la planificación de las actividades, los procesos, procedimientos, recursos necesarios, registros, etc.

Teniendo en cuenta que el procedimiento utilizado no ha de partir de un único sistema, sino de la integración de los que afectan a estas tres especialidades.

En vista que; las empresas se encuentran en un entorno cambiante en todos los ámbitos, tanto a nivel tecnológico, como de gestión; esto conlleva a que deban hacer un esfuerzo importante para adaptarse lo más rápidamente posible a las situaciones para seguir siendo competitivas y eficientes en los mercados en el que se desenvuelven, sujetos inevitablemente al proceso de globalización como por ejemplo la mejora continua de los productos, mejora de procesos y en general de todos los sistemas, el liderazgo, trabajadores, organizaciones en donde la información, el conocimiento y la experiencia son compartidos y están al servicio de los intereses empresariales, entre otros tópicos que generalizan esta evolución constante, con sus ventajas así también como sus dificultades.

Los sistemas de calidad, medio ambiente y Prevención de Riesgos Laborales deben integrarse a través de la gestión por procesos, llevándose acabo de una manera ordenada y coherente siguiendo una serie de pasos en los que se combinarán los recursos (tanto materiales como humanos), el método o la sistemática a seguir, el medio ambiente y el entorno laboral.

La integración de los sistemas de gestión debe con la siguiente secuencia:

 Políticas y objetivos.

 Estructuras organizativas.

 Documentación.

 Procesos.

Fig. 1 Sistemas Integrales de Gestión.

Estructuras de los Sistemas Integrales de Gestión

Una organización que quiera adoptar un Sistema Integrado de Gestión deberá considerar los siguientes aspectos:

 La organización deberá conocerse internamente en profundidad, deberá conocer el entorno en que se encuentra y deberá tener objetivos claros con respecto a la sociedad y los resultados que espera.

 En la implantación de un sistema integrado de gestión, cualquier organización encontrará un sin número de obstáculos relacionados con debilidades de la estructura de la misma, miedo a los cambios y un aumento inicial, inevitable, en los costos (que será menor si ya tiene implantado uno de los sistemas de gestión constitutivos).

 Para iniciar la implantación de un sistema integrado de gestión, como para el caso de cualquier sistema de gestión individual, es indispensable el convencimiento de la dirección de la organización de que esto es beneficioso para la misma. Solamente si la dirección de la organización está convencida es aconsejable iniciar el largo y esforzado camino que se requiere.

 La motivación primaria debe provenir de la firme convicción que la implantación del sistema integrado de gestión será beneficiosa en términos de rentabilidad a largo plazo y de desarrollo integral de la organización.

 La obtención de la certificación de conformidad con normas por un organismo acreditador es, muchas veces, excesivamente enfatizada debiendo ser de importancia secundaria.

 Es común pensar que la implantación de un sistema integrado de gestión solamente es fácil en las organizaciones grandes, puesto que implica disponer de documentación elaborada que parece no ser practicable en las organizaciones pequeñas. Este concepto es erróneo y debe ser corregido.

El documento ISO 9000:2000 define sistema de gestión como "sistema para establecer la política y los objetivos y para el logro de dichos objetivos".

Por ello los sistemas de gestión, sea en forma individual o integrada, deben estructurarse y adaptarse al tipo y las características de cada organización, tomando en consideración particularmente los elementos que sean apropiados para su estructuración.

Para ello se debe definir claramente:

1. La estructura organizativa (incluyendo funciones, responsabilidades, líneas de autoridad y de comunicación),

2. Los resultados deseables que se pretende lograr,

3. Los procesos que se llevan a cabo para cumplir con la finalidad,

4. Los procedimientos mediante los cuales se ejecuta las actividades y las tareas

5. Los recursos con los cuales se dispone.

La Organización como un Sistema de Gestión.

Dicho en la forma más breve y general posible, una organización es un grupo de gente coordinada para la obtención de un fin común, finalista.

Establecida la finalidad es necesario conocer la realidad y analizarla, de modo de establecer la secuencia de acciones posteriores. Para ello es necesario comprender qué principios rigen los elementos interactuantes con qué elementos se cuenta y cómo se estructuran dichos elementos.

El secreto de cualquier organización es, pues, actuar y prever las acciones futuras, entendiendo que el sistema de gestión integrado se va consolidando a medida que se avanza en su implantación.

Aspectos Comunes de los Sistemas Integrados de Gestión.

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