Sistemas Organizativos

CONCEPTO DE SISTEMAS

La palabra SISTEMA puede ser utilizada con varios sentidos diferentes. Por ejemplo, podemos decir que el profesor José tiene un sistema de evaluación muy riguroso o que Juan tiene un sistema estupendo para jugar dominó, o inclusive que el sistema solar tiende a alejarse de un hoyo negro. Sin embargo, para nuestro propósito, diremos que SISTEMA, es un conjunto de partes integradas que tienen la finalidad de alcanzar determinado objetivo u objetivos.

De este concepto podemos extraer tres características básicas:

a) Un conjunto de partes: Todo sistema tiene más de un elemento

b) Partes integradas: Existe una relación lógica entre las partes que constituyen un sistema. Sistemas electrónicos o mecánicos, como una maquina de lavar ropa o de un videojuego. Un sistema de administración de personal consiste en procedimientos integrados para reclutar, seleccionar, capacitar y evaluar empleados.

c) Propósito común de alcanzar determinado objetivo: Todo sistema existe para alcanzar uno o más objetivos, y sus partes integrantes deben ajustarse entre sí para lograr el objetivo global del sistema.

Otras connotaciones son: “un conjunto de elementos interdependientes e interactuantes, un grupo de unidades combinadas que forman un todo organizado y cuyo resultado es mayor que el resultado que las unidades podrían tener si funcionaran independientemente. El ser humano, por ejemplo, es un

sistema que consta de un número de órganos y miembros, y solamente cuando estos funcionan de modo coordinado el hombre es eficaz. Similarmente, se puede pensar que la organización es un sistema que consta de n número de partes interactuantes. Por ejemplo, una firma manufacturera tiene una sección dedicada a la producción, otra dedicada a las ventas, una tercera dedicada a las finanzas y otras varias. Ninguna de ellas es más que las otras, en sí. Pero cuando la firma tiene todas esas secciones y son adecuadamente coordinadas, se puede esperar que funcionen eficazmente y logren las utilidades.

Sistema es “un todo organizado o complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes, que forman un todo complejo o unitario”. Un sistema es un conjunto de objetos unidos por alguna forma de interacción o interdependencia. Cualquier conjunto de partes unidas entre sí puede ser considerado un sistema, desde que las relaciones entre las partes y el comportamiento del todo sea el foco de atención. Un conjunto de partes que se atraen mutuamente (como el sistema solar), o un grupo de personas en una

organización, una red industrial, un circuito eléctrico, un computador o un ser vivo pueden ser visualizados como sistemas.

Realmente, es difícil decir dónde comienza y dónde termina determinado sistema. Los límites (fronteras) entre el sistema y su ambiente admiten cierta arbitrariedad. El propio universo parece estar formado de múltiples sistemas que se compenetran. Es posible pasar de un sistema a otro que lo abarca, como también pasar a una versión menor contenida en él.

De la definición de Bertalanffy, según la cual el sistema es un conjunto de unidades recíprocamente relacionadas, se deducen dos conceptos: el de propósito (u objetivo) y el de globalismo (o totalidad). Esos dos conceptos reflejan dos características básicas en un sistema. Las demás características dadas a continuación se derivan de estos dos conceptos.

a) Propósitos u objetivos: todo sistema tiene uno o algunos propósitos u objetivos. Las unidades o elementos (u objetos), como también las relaciones, definen una distribución que trata siempre de alcanzar un objetivo.

b) Globalismo o totalidad: todo sistema tiene una naturaleza orgánica, por lo cual una acción que produzca cambio en una de las unidades del

sistema, con mucha probabilidad producirá cambios en todas las otras unidades de éste. En otros términos, cualquier estimulación en cualquier unidad del sistema afectará todas las demás unidades, debido a la

relación existente entre ellas. El efecto total de esos cambios o alteraciones se presentará como un ajuste del todo al sistema. El sistema siempre reaccionará globalmente a cualquier estímulo producido en cualquier parte o unidad. Existe una relación de causa y efecto entre las diferentes partes del sistema. Así, el sistema sufre cambios y el ajuste sistemático es continuo. De los cambios y de los ajustes continuos del sistema se derivan dos fenómenos el de la entropía y el de la homeostasia.

c) Entropía: es la tendencia que los sistemas tienden al desgaste, a la desintegración, para el relajamiento de los estándares y para un aumento de la aleatoriedad. A medida que la entropía aumenta, los sistemas se descomponen en estados más simples. La segunda ley de la termodinámica explica que la entropía en los sistemas aumenta con el correr del tiempo.

d) Homeostasia: es el equilibrio dinámico entre las partes del sistema. Los sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un equilibrio interno frente a los cambios externos del medio ambiente.

La definición de un sistema depende del interés de la persona que pretenda analizarlo. Una organización, por ejemplo, podrá ser entendida como un sistema o subsistema, o más aun supersistema, dependiendo del análisis que

se quiera hacer: que el sistema tenga un grado de autonomía mayor que el subsistema y menor que el supersistema. El sistema total es aquel representado por todos los componentes y relaciones necesarios para la realización de un objetivo, dado un cierto número de restricciones. El objetivo

del sistema total define la finalidad para la cual fueron ordenados todos los componentes y relaciones del sistema, mientras que las restricciones del sistema son las limitaciones introducidas en su operación que definen los límites (fronteras) del sistema y posibilitan explicar las condiciones bajo las cuales debe operar.

Otra definición de sistemas: “ El sistema es un conjunto de elementos organizados que se encuentran en interacción, que buscan alguna meta o metas comunes, operando para ello sobre datos o información, sobre energía o materia u organismos en una referencia temporal para producir como salida información o energía o materia u organismo”.

FINALIDAD DE LOS SISTEMAS

El sistema existe para lograr uno o más objetivos. Un objetivo es una situación deseada, un resultado a alcanzar. Un sistema es eficaz cuando alcanza adecuadamente los objetivos para los cuales fue creado. La eficacia está ligada a los fines, a los resultados, a los objetivos logrados.

COMPONENTES DE LOS SISTEMAS

Todo sistema está constituido por partes relacionadas entre sí. Las partes son los subsistemas que a su vez están constituidos por otras partes relacionadas entre sí, y así sucesivamente. Por otro lado, todo sistema es parte de un sistema mayor, el suprasistema. Este es el atractivo que la Teoría de sistemas ofrece. Se puede estudiar cada sistema con sus susbsistemas integrantes, como partes de un sistema más grande.

Los componentes de todo sistema son los siguientes:

Entradas o insumos (inputs): El sistema recibe entradas (inputs) o insumos para poder operar, procesando o transformando esas entradas en salidas (outputs). La entrada de un sistema es aquello que el sistema importa de su mundo exterior. La entrada puede ser constituida de uno ó más de los siguientes ingredientes: información, energía y materiales.

1.- INFORMACIÖN: es todo aquello que reduce la incertidumbre con respecto a alguna cosa. Cuanto mayor sea la información, tanto menor será la incertidumbre. La información proporciona orientación, instrucción y conocimiento con respecto a algo, permitiendo planear y programar el comportamiento o funcionamiento del sistema.

2.- ENERGÍA: se utiliza para mover y dinamizar el sistema, haciéndolo funcionar.

3.- MATERIALES: son los recursos a ser utilizados por el sistema como medios para producir las salidas (productos o servicios). Los materiales son llamados operacionales cuando son utilizados para transformar o convertir otros recursos ( por ejemplo: máquinas, equipos, instalaciones, herramientas, etc.) y son llamados productivos (o materias primas) cuando se transforman o convierten en salidas (esto es, productos o servicios).

A través de la entrada, el sistema importa insumos de su medio ambiente

Operación o Procesamiento (caja negra): Todo sistema procesa o convierte sus entradas mediante sus subsistemas. Cada subsistema se encarga de un tipo de insumo que le es peculiar.

Algunos autores utilizan el concepto de caja negra, en dos circunstancias.

1.- cuando el sistema es impenetrable o inaccesible, por alguna razón (por ej.:, el cerebro humano, cuerpo humano, etc.);

2.- cuando el sistema es excesivamente complejo, de difícil explicación o detalle (por ej.: computador electrónico, economía nacional).

El concepto de caja negra se refiere a un sistema cuyo interior no puede ser descubierto, cuyos elementos internos son desconocidos y que sólo puede conocerse “por fuera”, a través de manipulaciones externas o de observación externa.

Salidas o resultados (outputs): Es el resultado final de la operación o procesamiento de un sistema. Todo sistema produce una o varias salidas. A través de la salida, el sistema exporta el resultado de sus operaciones hacia su medio ambiente. Es el caso de las organizaciones que producen bienes o servicios y una infinidad

...