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Planteamiento del caso

La fábrica de muebles El Súper Mueble de Oficina, ha tenido un aumento en la demanda de muebles por tal razón para cumplir con los compromisos adquiridos ha contratado más personal, el cual hasta hoy día ha controlado su ingreso y egreso con un proceso de forma manual, que se describe a continuación:

a. El empleado debe anotarse en el libro de asistencia colocado al ingreso de la empresa, este libro es supervisado por un agente de seguridad privado.

b. Luego de transcurridos 15 minutos después de las 8 de la mañana el libro de asistencia es llevado a la Jefatura de Personal.

c. En la Jefatura de personal un Analista de Recursos Humanos en un tiempo aproximado de 3 horas traslada los datos a una hoja de Excel, denominado reporte de asistencia.

d. El reporte es trasladado al Jefe de Personal de la Empresa, donde es archivado, para que al final de la semana sea totalizado el número de minutos ingresados después de las 8 de la mañana.

e. Al final de la semana se consolida y se espera a tener los reportes semanales para consolidar el mes de llegadas tardes y luego informarle al empleado.

Considerando la cantidad de tiempo y costo que implica el proceso manual, la empresa ha decido implementar un reloj biométrico para el control de ingreso y egreso de sus empleados.

Sin embargo previo a la implementación del Sistema es necesario que se elabore lo siguiente:

1. Análisis de valor agregado tomando como base la Metodología Básica AVA, para el registro de ingreso y egreso de empleados del proceso actual. (3 pts.)

2. Indique cuales son los aspectos relevantes que agregan valor al proceso con la implementación del Sistema de Control de Ingreso y Egreso de Personal ya de manera automatizada, (basado en un reloj biométrico) (2 pts.).

Referencia: Consultar páginas 24 y de la 37 a la 42.

Se sugiere elaborar la tabla 2.2 (Acciones Correctivas del AVA, pág. 39)

a. El empleado debe anotarse en el libro de asistencia colocado al ingreso de la empresa, este libro es supervisado por un agente de seguridad privado.

Análisis AVA:

Cuando el empleado ingresa a la empresa, inicia un proceso por el cual debe pasar, se anota en un libro donde se refleja la hora de ingreso, y este es firmado por él para hacer constar que la información es verídica. Luego, una persona de seguridad es encargada de revisar estos informes diariamente.

Propuesta

Con el reloj de control de entrada y salida, al momento del ingreso del empleado, la hora será automáticamente registrada. , con esto se ahorra tiempo y recurso que la persona de seguridad toma para hacer revisión de todos los datos diariamente y las colas que el empleado debe hacer para poder registrarse en el libro de ingresos y egresos de personal.

Si agrega valor y es necesario (Fortalecer): Tener la hora de entrada de los empleados, es necesario, pero debemos fortalecer la acción, con un método más sistematizado, poniendo el reloj biométrico, ya que no demorara al empleado haciendo la cola de empleados diariamente para poderse anotar, en el libro, y brindara una mayor exactitud en tiempos. Así estaremos Fortaleciendo el proceso.

No agrega valor y es necesario (minimizar): Que el agente de seguridad supervise el libro, no agrega valor ya que es tiempo desperdiciado que puede utilizarse en algo más productivo pero si es necesario que el empleado se sienta supervisado para evitar tratar de entorpecer el sistema, sistematizando el proceso la supervisión del agente ya tendrá que ser mínima y puede dedicarle más tiempo a velar a otras áreas más necesaria.

Si agrega valor y no es necesario (innovar): Si nosotros decidimos innovar en el proceso de ingreso del personal con el reloj biométrico, el puesto del personal de seguridad puede utilizarse en otras tareas, como velar por la seguridad, se hará mejor uso del recurso humano, y disminuiremos un costo innecesario. La implementación del reloj biométrico tendrá un costo, pero con la disminución del salario del personal de seguridad puede tomarse este ahorro para invertirlo en automatizar la oficina, y después de un tiempo ya pagado el reloj entonces representará una utilidad hacia la empresa.

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No agrega valor y no es necesario (eliminar): que el empleado se anote el mismo, siempre podemos incurrir en errores, como por ejemplo que el reloj haya fallado y tenga minutos adelantados o atrasados, sistematizándolo tendremos el tiempo exacto, por lo que debemos eliminarlo.

b. Luego de transcurridos 15 minutos después de las 8 de la mañana el libro de asistencia es llevado a la Jefatura de Personal.

Análisis AVA:

Luego de que el agente de seguridad privado supervisa la hora de ingreso de cada empleado de la empresa, este mismo lo tiene que llevar a un departamento especial (Jefatura de personal)

PROPUESTA:

Con el mismo reloj de control de ingreso y egreso, esta tarea ya es automatizada porque en el software del programa es enviado automáticamente al departamento de Jefatura de personal y queda el registro en su computador.

Si agrega valor y es necesario (Fortalecer): Que la Jefatura de Personal supervise los datos es necesario, pero debemos fortalecerlo con datos más exactos.

No

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