Trabajo Efectivo Caja Final

INTRODUCCION

Es importante diferenciar entre el estado de cambios en la situación financiera y el estado de flujo de efectivo; pues, en tanto que en el primero de ellos las varia¬ciones se presentan netas, en éste último se informan por su valor bruto.

Por otra parte, el men¬cionado estado de flujos de efectivo debe elaborarse en pesos constantes o corrientes. Si es en pesos corrientes, es decir en moneda de cada una de las fechas iniciales y fina¬les del respectivo balance, no habrá mayor problema para la recopilación de datos, pero la infor¬mación emitida no será de la mejor calidad. Si, por el contrario, es en pesos constantes entonces deberá expe¬dirse un regla¬mento con los procedimientos de actua¬lización para las variaciones en cada una de las cuentas que se incorporan al análisis.

El Estado de flujos de efectivo es un estado financiero bá¬sico que informa sobre el efectivo generado y utilizado en las acti¬vi¬dades de operación, inversión y finan¬ciación, lleva¬das a cabo por el ente económico. Para el efecto debe determinarse el cambio en las diferentes par¬tidas del balance general —o estado de situación— que inciden en el efectivo, el cuál incluye el dinero dispo¬nible en caja, bancos y en otras instituciones financieras, así como los equiva¬lentes de efectivo correspondientes a inver¬siones de alta liquidez y aquellas partidas que tengan las caracterís¬ticas generales de depósitos a la vista. Por lo ge¬neral, solo las inversiones y depósitos con vencimiento igual o inferior a tres meses se incluyen bajo el concepto de equi¬valentes de efectivo.

EFECTIVO

“Se entiende por Efectivo la moneda de curso legal, es decir, emitida por el Estado y de obligatoria aceptación dentro del Territorio Nacional, así como los depósitos a la vista destinados al pago de operaciones y obligaciones de la empresa”.

Es un activo circulante, el de mayor liquidez con el que cuenta una Organización para cubrir sus inmediatas obligaciones.

Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se

mencionan a continuación:

o Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir, dinero de obligatoria aceptación en el país, con las limitaciones que la Ley impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.

o Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y de Ahorros, a favor de la Empresa.

o Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros postales y telegráficos y otros instrumentos de crédito de cobro inmediato, aceptados por los bancos, que legalmente posea la Empresa.

o Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la Banca Nacional.

No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar de estar conformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediata disponibilidad, tales como: depósitos dados en garantía, coberturas de reserva de capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones sociales, depósitos bancarios congelados por intervención de la institución financiera u otros motivos, depósitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos, estampillas postales o fiscales, adelantos para viáticos u otros gastos, vales en caja o cheques con fechas adelantadas.

Control Interno del Efectivo

Lo constituye una serie de procedimientos bien establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa, que puedan afectar el manejo del efectivo. Estos procedimientos tienen por objetivo salvaguardar los activos, garantizando la exactitud y confiabilidad de los registros mediante:

o División del trabajo

o Delegación de autoridad

o Asignación de responsabilidades

o Promoción de personal eficiente

o Identificación del personal con las políticas de la Empresa.

La tendencia generalizada es efectuar los depósitos de todo el dinero que se recibe, en las cuentas corrientes bancarias que posea la Empresa, y realizar los pagos mediante cheques, excepto los pagos de menor cuantía, que se pagan por Caja Chica. Adicionalmente, se debe asegurar el efectivo contra robo y fidelidad de los empleados encargados del mismo.

Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento debe vigilarse, son:

* Separación de labores. Deben ser personas diferentes las que controlen los efectivos, expidan cheques, operen auxiliares y registros y efectúen conciliaciones.

* Fianzas. El personal que maneja los fondos y cuentas bancarias debe estar afianzado para garantizar su manejo.

* Fondos fijos. Deben establecerse para canalizar a través de ellos los movimientos menores.

* Firmas mancomunadas. En el caso de las cuentas bancarias los cheques deben expedirse con dos firmas ( y siempre nominativos).

* Firmas autorizadas. Las firmas autorizadas para expedir cheques deben ser designadas por el consejo de administración o la dirección.

* Limites de pago. Debe existir limite en las firmas autorizadas para hacer pago.

* Depósitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos deben depositarse al día siguiente.

* Arqueos periódicos y conciliaciones regulares. Los fondos fijos deben recontarse periódicamente cuidando aspectos legales e internos de los comprobantes; las cuentas bancarias deben conciliarse regularmente y las partidas de conciliación aclararse plenamente. Estos trabajos deben hacerse, obviamente, por personas diferentes de quienes manejan los fondos.

Propiedades Básicas del Efectivo

• Disponibilidad Inmediata.

• Ninguna Limitación para su utilización.

Partidas que Integran el Efectivo

Dinero en efectivo en Moneda Nacional.

Monedas extranjeras.

Giros Postales, Telegráficos o bancarios.

Depósitos en cuentas corrientes y de ahorro.

Oro en Barra y/o Amonedado.

Cheques de Gerencia, de Viajeros.

Cheques Devueltos por Errores de Forma.

Cheques emitidos pendientes por entregar a sus beneficiarios.

No Aceptados como Efectivo

Cheques con Fecha Adelantada.

Cheques devueltos por falta de fondo.

Vales de cajas o adelantos a empleados

Depósitos para la creación de fondos.

Depósitos en Bancos Intervenidos.

Depósitos en un banco extranjero que de alguna forma establezca restricciones

Depósitos sujetos algún tipo de restricción (plazo fijo)

Estampillas Postales

LA CUENTA “CAJA”

“Es aquella que se encarga de registrar todo el efectivo que ingresa a la empresa bien sea en monedas, billetes o cheques, dándosele un cargo, y es abonada para registrar la salida de esos ingresos cuando son depositados en el banco o cuando se cancela una factura”.

Es la cuenta que registra todo el efectivo que ingrese y salga de la Empresa. Se carga con los cheques que recibe y se abona cuando se hace el depósito de los mismos en Banco. Es una cuenta de saldo deudor o cero, nunca acreedor. Indicará el efectivo, cheques o vales que se encuentran en la Caja.

Conjunto de medios legales de pago, representados por dinero, giros postales, telegráficos, etc., de disposición libre e inmediata.

Procedimientos aplicables a la revisión de caja:

Arqueo.

Es el principal movimiento aplicable al examen de los efectivos y consiste en efectuar un recuento físico de los mismos.

El Arqueo de Caja consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles internos se están llevando adecuadamente. Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el Cajero.

Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja". Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias".

Al llevar a cabo un arqueo deben tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones:

a) Cuando existan varios fondos u otra clase de valores de fácil realización (incluso las cobranzas del día) es conveniente establecer un control simultaneo de todos ellos, bien arqueándolos al mismo tiempo o bien sucesivamente suspendiendo las operaciones de los que se vayan revisando.

b) En todos los casos debe solicitarse la presencia de un funcionario que ratifique la actuación del auditor y atienda las aclaraciones a las dudas que surjan durante el arqueo.

c) Debe conocerse el importe a arquear que muestran los registros para compararlo con lo contado y pedir aclaraciones en el momento mismo del arqueo, cuando

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