UNIDAD 5 LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN.

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UNIDAD 5 LA TECNOLOGÍA DE LA

INFORMACIÓN.

OBJETIVO GENERAL

Aprenderá que la administración de la cadena de abastecimiento y el uso de la tecnología

de información van de la mano para lograr una ventaja competitiva a las empresas que

buscan su desarrollo en los mercados globalizados.

OBJETIVO ESPECIFICO

Conocerá que el uso del Internet, Intranet y Extranet son herramientas importantes para

alcanzar el éxito competitivo en los mercados globalizados.

La importancia de renovarse continuamente ya que los requerimientos y elementos de la

cadena de abastecimiento son cambiantes a través del tiempo y las técnicas de venta que

hay para conquistar a un cliente.

Aprenderá que los elementos y conceptos que integran esta cadena de abastecimiento

son mucho y diversos lo cual complica su administración y que es necesario apoyarse en

los sistemas de información y en la tecnología de información para poder administrar

dicha cadena.

ACTIVIDADES DEL MAESTRO

Comente con el grupo la importancia del uso del Internet y el impacto que ha

tenido en la logística.

ACTIVIDADES DEL ALUMNO

El equipo formado anteriormente en la unidad 4, dándole seguimiento a ese

ejercicio realizaran una serie de estrategias de ventas como son los motivos para que el cliente adquiera su producto que medio de comunicación que usarían para su propaganda

y que ventajas ofrecen para vencer a su competencia.

1. LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN.

Utilizando eficientemente la tecnología de la información se pueden obtener ventajas

competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para mantener tales

ventajas como una constante, así como disponer de cursos y recursos alternativos de

acción para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son

permanentes.

Investigación preliminar: La investigación preliminar abarcará aspectos internos y

externos de la empresa, es aquí el momento de definir quienes somos en este momento y

a donde queremos llegar, quién es mi competencia directa e indirecta, como está la

empresa en relación a sus competidores, cómo lo hacen los demás? El conocimiento

general de la empresa se da en este punto.

Estudio de Factibilidad: El estudio de factibilidad permitirá a al empresa evaluar factores

como: recursos financieros, materiales y humanos, así como los tiempos que se requieren

para la implementación del nuevo sistema. Se debe de ser totalmente objetivo y realista

en este proceso ya que una información inadecuada en este primer paso se verá reflejada

en el momento de poner a prueba el sistema y peor aún en el momento de estar operando

y esperando resultados que tal vez nunca lleguen. En este punto es importante no olvidar

el aspecto financiero no dejando a un lado los indicadores financieros de rentabilidad. El

aspecto cualitativo es importante para eso se tendrá que tomar en cuenta la misión y la

visión de la empresa.

Si se determina que se desarrollará un sistema a la medida, los siguientes pasos serían

un análisis y diseño del sistema, lo cual implica mayor tiempo ya que se deberán de

destinar varias horas a: entrevistas con los usuarios, manuales de usuarios, programación

y pruebas entre otras actividades.

Hoy en día, los sistemas de información juegan un papel primordial en la vida de las

empresas, ya que ayudan a mejorar procesos, reducir tiempo (horas/hombre) y ayudan a centrarse en tareas que agreguen valor. Esto es muy diferente al del simple proceso de

datos u obtención de los mismos, pero la función principal y que puede ser más palpable

por la administración de la empresa es la de tener información fiable e inmediata, es decir,

en tiempo y que sea de calidad.

Uno de los elementos clave para una organización y también visto como herramienta

competitiva es la mejora del flujo y proceso de la información y que esta información

pueda ser accesible de manera rápida e interrelacionada.

5.1 IMPACTO DE LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN EN LA LOGÍSTICA.

Enfoque total de la administración de todas las actividades involucradas físicamente con

la adquisición. Movimiento y almacenamiento de materia prima, inventario en proceso y

de producto terminado, desde el origen hasta el punto de consumo.

Conceptos de administración de materias y distribución física:

 Administración de materiales: Involucra a las actividades para adquirir y usar todos

los materiales utilizados en producción de artículos o servicios. Compras, tráfico,

recepción. Manejo de materiales, control de producción e inventarios.

 Distribución física: Involucra las actividades para planear, implantar y controlar el

flujo eficiente de materia prima, inventario en proceso y producto terminado desde

el origen hasta el consumidor; servicio al consumidor; pronóstico de demanda.

Control de producción e inventarios, manejo de materiales, administración de

pedidos, soporte de servicio y refacciones: selección de puntos de localización y

empaque.

Administración de la Red Logística (Supply Chain Management):

 Concierne la integración eficiente de proveedores, plantas, almacenes y puntos de

distribución para que los productos o servicios se generen en las cantidades

correctas, distribuyan a las localizaciones adecuadas oportunamente.

 Todo lo anterior de tal manera que el costo total del sistema logístico se minimice

sujeto a la satisfacción de niveles de servicio preestablecidos. Compras:

El proceso de obtener productos y materiales de los proveedores.

 Requiere de la planeación de requerimientos, identificación de proveedores,

negociación, colocación de órdenes. Transporte a la planta, recuperación e

inspección, almacenaje y manejo.

 Incluye la responsabilidad de coordinarse con proveedores en la programación y

continuidad del abasto de insumos, manejo de especulación de precios. Y de la

investigación y desarrollo de nuevos proveedores.

 El objetivo principal es soportar la manufacturación con insumos oportunos al

mínimo costo.

Soporte a manufactura: El proceso de planear, programar y soportar las operaciones de

manufactura.

 Requiere de planeación maestra y el desempeño de almacén de inventario en

proceso, manejo, transporte, y programación de componentes.

 Incluye la responsabilidad por el almacenamiento del inventario en las plantas y la

máxima flexibilidad en la coordinación del ensamble final en varias localizaciones

geográficas entre manufactura y distribución.

Distribución:

 Requiere del desempeño de la recepción y proceso de órdenes, mantener

inventarios, almacén y manejo y el transporte hacia los clientes a través de los

canales de distribución.

 Incluye la responsabilidad de coordinarse con la planeación de mercados en la

definición de precios, promociones, niveles de servicio y manejo de retornos.

 El objetivo principal es el de proporcionar estratégicamente el servicio deseado al

consumidor al mínimo costo.

Actividades de logística: Localización de instalaciones, Compras, Empaque, Planeación y

control de producción e inventarios, Manejo de materiales, Almacenamiento, Tráfico y

transporte, Administración de pedidos/ órdenes, Soporte de servicio y refacciones,

Retorno de productos y manejo de desperdicios, Programas de distribución con proveedores y clientes, Movimiento de personal, Sistema de comunicación en la red de

distribución.

5.2 PLANEACIÓN DE RECURSOS DE LA EMPRESA (ERP) Y LA LOGÍSTICA.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (Enterprise resource

planning, ERP por sus siglas en inglés) son sistemas de información gerenciales que

integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción

y de los aspectos de distribución de una compañía comprometida en la producción de

bienes o servicios.

La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación de

Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de

Material (MRP). Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística,

distribución, inventario, envíos, facturas y contabilidad de la compañía. Sin embargo, la

Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP pueden intervenir en el

control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la administración de recursos

humanos.

Los ERP están funcionando ampliamente en todo tipo de empresas modernas. Todos los

departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están

integrados en un solo sistema. Además de la manufactura o producción, almacenamiento,

logística e información tecnológica, incluyen además la contabilidad, y suelen incluir un

Sistema de Administración de Recursos Humanos, y herramientas de mercadotecnia y

administración estratégica.

Contenido

 Definición

 Implantación

 Ventajas

 Desventajas

 ERP versus software de gestión

 ERP de software libre (orden alfabético)

 Véase también

 Referencias

 Enlaces externos

Los sistemas de planificación de recursos empresariales (en inglés ERP, Enterprise

Resource Planning) son sistemas de gestión de información que integran y automatizan

muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos

de una empresa.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan

por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas

partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística,

contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos

definir un ERP como la integración de todas estas partes. Lo contrario sería como

considerar un simple programa de facturación como un ERP por el simple hecho de que

una empresa integre únicamente esa parte. Ésta es la diferencia fundamental entre un

ERP y otra aplicación de gestión. El ERP integra todo lo necesario para el funcionamiento

de los procesos de negocio de la empresa. No podemos hablar de ERP en el momento

que tan sólo se integra uno o una pequeña parte de los procesos de negocio. La propia

definición de ERP indica la necesidad de "Disponibilidad de toda la información para todo

el mundo todo el tiempo".

Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

 Optimización de los procesos empresariales.

 Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de

datos).

 La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la

organización.

 Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos

rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que

permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es

que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables:

 Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía

entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es

decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en

una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de

venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de

planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos

movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios

programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en

la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable

para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el

sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se

encuentra protegida.

 Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos

que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se

genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como

técnica es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden

instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales,

finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.

 Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada

empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los

procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para

controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de

lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas

de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La

parametrización es el valor añadido fundamental que debe contar cualquier ERP para

adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.

Otras características destacables de los sistemas ERP son:

 Base de datos centralizada.

 Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las

operaciones.

 En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes,

completos y comunes.

 Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos

para alinearlos con los del sistema ERP. Este proceso se conoce como

Reingeniería de Procesos, aunque no siempre es necesario.

 Aunque el ERP pueda tener menús modulares configurables según los roles de

cada usuario, es un todo. Esto significa: es un único programa (con multiplicidad

de bibliotecas, eso sí) con acceso a una base de datos centralizada. No debemos

confundir en este punto la definición de un ERP con la de una suite de gestión.  La tendencia actual es a ofrecer aplicaciones especializadas para determinadas

empresas. Es lo que se denomina versiones sectoriales o aplicaciones sectoriales

especialmente indicadas o preparadas para determinados procesos de negocio de

un sector (los más utilizados).

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que

necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrización

inicial de la aplicación que es común. Las personalizaciones y desarrollos particulares

para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en

dinero, para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicación.

Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son todo lo

simples que se desearía, dado que entran en juego múltiples facetas.

No hay recetas mágicas ni guiones explícitos para implantaciones exitosas; solamente

trabajo bien realizado, una correcta metodología y aspectos que deben cuidarse antes y

durante el proceso de implantación, e inclusive cuando el sistema entra en función. Por

ello, antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente efectuar lo

 Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.

 Definición del modelo de negocio.

 Definición del modelo de gestión.

 Definición de la estrategia de implantación.

 Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.

 Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.

 Análisis del cambio organizativo.

 Entrega de una visión completa de la solución a implantar.

 Implantación del sistema.

 Controles de calidad.

 Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.

 Benchmarking de la implantación.

Debido a su amplia visión de aplicación dentro de la empresa, el sistema software ERP

confía en algunos de los software más largos que se hayan elaborado. Al implementar tal

sistema de software largo y complejo en una compañía se solía involucrar a un grupo de

analista, programador y usuarios. Esto fue, por lo menos, hasta el desarrollo de la Internet

permitiendo a los consultantes tener acceso a las computadoras de la compañía con el fin

de poder instalar los datos actualizados y estandarizados de implementación del ERP, sin

ayuda profesional, puede ser un proyecto muy caro para grandes compañías,

especialmente para las transnacionales.

Las compañías especializadas en la implementación del ERP, sin embargo, pueden

expedir estos procesos y pueden complementar la tarea por debajo de seis meses con un

sólido examen piloto.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales están muchas veces

estrechamente ligados a suplementar la cadena administrativa y los sistemas de

automatización logística. El software de cadenas de suplemento administrativo puede

extenderse a los sistemas ERP para incluir enlaces con proveedores.

Con la implementación de los sistemas ERP, las compañías muchas veces buscan la

ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de compañías consultoras. Consultar en el

ERP incluye dos niveles, que son consulta de negocios y consulta técnica. Una consulta

de negocios estudia los procesos de negocios actuales de las compañías y muchos de

estos corresponden a los procesos del sistema ERP, a través de la configuración de los

sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La consulta técnica muchas

veces implica programación. La mayoría de los vendedores de ERP permiten modificar

sus software para las necesidades de los negocios de sus clientes.

Muchas de las empresas que buscan la implantación de un ERP comenten el error de

buscar soluciones a bajo coste, o no contratar a una empresa integradora. Este tipo de empresa, no solamente les ayuda en la implantación sino que les apoya a visualizar a su

cliente en todos los aspectos de su negocio tanto en hardware, software y en la

administración del cambio. Algunas de las empresas integradoras más importantes son

EDS, Price Waterhouse Cooper, `IBM o GETI.

Personalizar un paquete ERP puede resultar muy costoso y complicado, porque muchos

paquetes no están diseñados para el soporte personal, así que muchos negocios

implementan la mejor de prácticas en la arquitectura de los sistemas ERP. Algunos

paquetes ERP son muy genéricos en sus reportes e informes, tal personalización se

espera en cada implementación. Es importante el reconocimiento para estos paquetes,

hace con mucho más sentido la compra de los reportes de paquetes de tercera parte, que

interactúan particularmente con el ERP.

Hoy éstos son algunos sistemas ERP basados en Web. Las compañías podrían desplegar

ERP basados en Web, porque no requiere un lado cliente en la instalación, y es un cruce

de programa y mantenimiento central. Mientras se tenga una conexión a internet, se

puede acceder a los ERP basados en Web a través del típico navegador web.

Ventajas

Un fabricante que no disponga de un ERP, en función de sus necesidades, puede

encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden

personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el

producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una

compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los

productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión

y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un

ERP es que todo esto, y más, está integrado.

El cambio como un producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es como ahora

será hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra

desde una versión anterior a la nueva, en ambos productos los datos van encaminados

hacia la efectividad y algunos van a la suspensión del mismo. Parte del cambio puede

incluir la etiqueta para identificar el número de la versión (código de barras).

La seguridad de las computadoras esta incluida dentro del ERP, para proteger en contra

de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como

malversación. Una falsificación en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo

alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los productos

alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.

Desventajas

Muchos de los problemas que tienen las compañías con el ERP son debido a la inversión

inadecuada para la educación continua del personal relevante, incluyendo los cambios de

implementación y de prueba, y una falta de políticas corporativas que afectan a cómo se

obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.

Limitaciones y obstáculos del ERP incluyen:

 El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo,

incluyendo la educación y como hacer que el sistema trabaje correctamente.

Muchas compañías reducen costos reduciendo entrenamientos. Los propietarios

de pequeñas empresas están menos capacitados, lo que significa que el manejo

del sistema ERP es operado por personal que no está capacitado para el manejo

del mismo.

 Cambio de personal, las compañías pueden emplear administradores no

capacitados para el manejo del sistema ERP, proponiendo cambios en las

prácticas no sincronizadas con el sistema.

 La instalación del sistema ERP es muy costosa.

 Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovación de

sus licencias anuales, que no está relacionado con el tamaño del ERP de la

compañía o sus ganancias.

 El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas

de la estructura coorporativa.  Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo

específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías,

este punto se cita como una de las principales causas de falla.

 Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.

 Los sistemas pueden sufrir problemas de "el eslabón más débil": la ineficiencia en

uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros

participantes.

 Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones

para trabajar efectivamente. Una compañía puede lograr estándares mínimos, y

luego de un tiempo los "datos sucios" (datos inexactos o no verificados) reducirán

la confiabilidad de algunas aplicaciones.

 Establecido el sistema, los costos de los cambios son muy altos.

 La mala imagen de unión de la compañía puede causar problemas en su

contabilidad, la moral de sus empleados y las líneas de responsabilidad.

 La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede

reducir la eficiencia del software.

 Hay problemas de compatibilidad con los sistemas legales de los socios.

 Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales

del consumidor.

5.3 TIPOS DE TRANSACCIONES PROPICIADAS POR LA TECNOLOGÍA DE LA

INFORMACIÓN.

5.3.1 DE COMPRAS.

(Internet, tele-radio, folletos, televisión, radio, exposiciones)

El proceso de compra tiene en lo fundamental cuatro etapas y múltiples pasos dentro de

las etapas que fueron objeto de análisis para extraer los aspectos más relevantes del

conjunto, que hemos llamado incongruencias y debilidades, así como las prácticas más

eficaces.  Una primera etapa, que hemos denominado “El proceso de compra”, abarca el

aspecto relativo a la planificación de la adquisición del bien, seguido por;

 La segunda etapa que es la “Aprobación de la compra”, donde se analiza la

solicitud, los montos y las instancias de aprobación.

 La tercera etapa corresponde al “Procesamiento de la aprobación de compra”,

donde se incluye un registro de proveedores, análisis de solicitudes y cotizaciones,

los comités de compra, el reglamento de los comités de compra, capacidad de

comités de compra frente a la de los secretarios de Estado; la licitación pública.

 La cuarta etapa corresponde a la “Validación de la compra”. El proceso de compra

culmina con un sistema de pago que incluye a su vez una primera etapa de

autorización, la segunda de confección del instrumento de pago (cheque de cuenta

corriente bancaria) y la entrega del cheque.

REGLAMENTOS DE LOS COMITÉS DE COMPRAS

Se ha comprobado una debilidad en los Comités de Compras de las instituciones

estudiadas y es que ninguno de estos Comités ha sido dotado de un reglamento que

norme su funcionamiento y actuación.

En algunos casos, han sido emitidas algunas disposiciones por los/as secretario/

as, y los mismos Comités han acordado algunas normas, pero, en general, estas son muy

escasas, refiriéndose a la composición, días de reuniones, y algunos aspectos que ya

están en el Decreto 262-98.

Un reglamento de un Comité de Compras debiera tener, entre otros aspectos, los

siguientes:

1. Especificación de los funcionarios que lo integran de manera permanente

y los posibles suplentes, y los que pudieran ser invitados de manera ocasional.

2. Especificación de dónde debe provenir el/la notario/a público/a.

3. Qué funcionario/a preside el Comité y quién/es podrían sustituirle en su ausencia.

4. Funciones del/la presidente/a.

5. Que funcionario/a se desempeñará como secretario/a, y sus funciones. 6. Cuáles son las funciones del Comité (asesorías, opiniones, compras que pueden

decidir, preparación de bases de licitaciones públicas, publicaciones, etcétera).

7. De las convocatorias y sus anexos (forma, acuse, tiempo...)

8. De las reuniones (ordinarias, extraordinarias, quórum, periodicidad, duración,

reservadas, públicas, grabadas, filmadas, etcétera).

9. Contenido indispensable de los expedientes para ser considerados.

10. Previsiones para detectar los conflictos éticos y solucionarlos.

11. Toma de decisiones: tipo de mayoría, mayorías especiales, voto público y/o

secreto.

12. Procedimiento cuando ocurra un empate o no haya decisión.

13. Tipo, contenido, copias y archivo del acta.

14. Formalidad para autenticar la aprobación: nombre, firma o rúbrica, sello, etcétera.

CAPACIDAD DE LOS COMITÉS DE COMPRAS VS SECRETARIOS DE

ESTADO

Uno de los aspectos que se debe reflexionar es el papel de asistencia a la instancia de

contratación, que otorga el Decreto 262-98 a los Comités de Compras, dejándose la

decisión final al Secretario de Estado.

Cuando la decisión del Comité de Compras tiene que ir al despacho del/la secretario/a se

está agregando un paso en el proceso de compras, retardándolo

y haciéndolo más complejo. No se entiende que si la mayoría de los/as secretarios/as

delegan en el subsecretario Administrativo la decisión de copras, hasta determinados

montos, no hagan lo mismo con los Comités de Compras hasta un monto mayor o hasta

cualquier monto, pues en este Comité, además del subsecretario Administrativo, hay un

grupo de importantes funcionarios de la institución.

No es que el/la secretario/a, responsable en última instancia de la operación, no esté al

tanto de este paso, pues lo está todo el tiempo, incluso, en el caso de la SEOPC, el

Asistente del secretario es miembro del Comité. De lo que se trata es que el proceso sea

acortado y gane en eficiencia. Delegando en el Comité de Compras, el/la secretario/a podrá cumplir más cabalmente su

función de instancia jerárquica, a que tiene derecho acudir el concursante inconforme con

la decisión del Comité, prevista en nuestro Derecho Administrativo.

5.3.2 DE ABASTECIMIENTO.

Año con año la administración de la cadena de abastecimiento a tomado mayor

importancia en el mundo globalizado. Día a día la competencia se hace más ardua y solo

las empresas que logran importantes diferencias contra sus competidores aspiran a

aumentar su participación en el mercado o simplemente a sobrevivir en él. La buena

administración de la cadena de abastecimiento y el uso de la tecnología de información

ayudan a lograr este propósito, más sin embargo no es una tarea fácil, ya que esta

cadena abarca muchas y diversas actividades.

La administración de la cadena de abastecimiento es el tema principal en muchas

industrias con una firme idea de la importancia de una relación integrada entre clientes y

proveedores. Esta administración se ha convertido en el camino para la mejora de la

competitividad por medio de la reducción de la incertidumbre y el mejoramiento del

servicio al cliente.

Uno de los principales actores en la administración de la cadena de abastecimiento es el

departamento de logística. [2] Pero ¿qué es la logística?. Se define oficialmente a la

logística como el proceso de planificar, llevar a la práctica y controlar el movimiento y

almacenamiento de forma eficaz y costos efectivos de materias primas, productos en

fabricación y productos terminados y la información con ellos relacionada, desde el punto

de origen hasta el lugar de consumo, con el fin de actuar conforme a las necesidades del

cliente. Sencillamente es la ciencia (y el arte) de que los productos adecuados lleguen al

lugar adecuado en la cantidad adecuada en el momento adecuado para satisfacer las

demandas del cliente. "The United Kingdom Institute of Logistics" (Instituto de Logística

del Reino Unido) lo define de forma más sencilla como "la colocación de recursos en

relación con el tiempo". También se ha definido como "la gestión de inventario en

movimiento y estacionario". La disciplina de marketing comprende, almacenamiento, distribución y gestión de la información. Incluye también la gestión del suministro

internacional en cadena y servicios de valor añadido / previos a la venta al por menor.

El departamento de logística es el encargado de realizar estas actividades. Este

departamento se le puede estructurar tan grande o pequeño como lo defina la

administración .

Las fronteras interdepartamentales están definidas por las capacidades de sus

integrantes. Las capacidades de los integrantes de los departamentos se traducen en

soluciones para un mayor número de problemas y/o en el desarrollo de nuevos métodos

de trabajo. Por consiguiente estos departamentos se vuelven eficientes y eficaces. Esta

eficiencia/eficacia permite a la Dirección asignar más tareas a estos departamentos y, por

lo tanto, darles mayor importancia y participación en la estructura de la empresa. Estos

departamentos eficientes/eficaces generan valor agregado y ventajas competitivas por lo

que pasan de ser departamentos operativos a departamentos estratégicos.

Habrá empresas donde el departamento de logística sea simplemente el encargado de

embarques. En el otro extremo el departamento de logística puede ser el responsable de

toda la cadena de abastecimiento teniendo a su cargo desde la estimación de la demanda

hasta el servicio a clientes pasando por los procesos de selección de proveedores,

cotizaciones, compras, expeditación, transporte, recepción, costos, almacenes,

producción, embarques, calidad, etc.

Desde hace muchos años se han desarrollado estudios, técnicas y software para facilitar

estas tareas, más la infinita gama de clientes, productos y servicios existentes no

contribuyen a crear una “receta de cocina” aplicable a todos los posibles escenarios. Sin

embargo cuatro conceptos son fundamentales para el buen desempeño de la cadena se

suministro: una buena administración, sentido común, actitud y compromiso con el

servicio al cliente.

Objetivo de la Cadena de Abastecimiento: Independientemente de la definición, de lo

grande o pequeño del departamento de logística, del tipo mercado, del tipo de empresa y

de los paquetes computacionales creados o por crear, hay un objetivo sencillo, pero conciso, para dicho departamento y la cadena de abastecimiento: abastecer los

materiales necesarios en la cantidad, calidad y tiempos requeridos al menor costo posible

para con ello dar un mejor servicio al cliente.

En ocasiones me preguntan cuál de estos cuatro requisitos es el más importante, y mi

respuesta es siempre la misma “Los cuatro tienen la misma importancia. La ausencia de

alguno de ellos afectará el desempeño de la cadena de abastecimiento y, por lo tanto,

afectará el servicio al cliente. Los cuatro requisitos deberán definirse como must's y no

como should's. En la correcta definición y entendimiento de esta cadena por parte de

todos los integrantes de la empresa asegurará el buen desempeño de la cadena de

abastecimiento de las empresas que aspiran a diferenciarse y permanecer

Desde el punto de vista de sistemas administrativos el servicio al cliente es él ¿Qué? y la

cantidad, calidad, tiempo y costos son los ¿Comos? Ciertamente algunas empresas

podrán subsistir con la ausencia de alguno de estos requisitos pero tendrá una desventaja

contra quien sin los tenga y deberán asumir las sus posibles consecuencias.

Comparemos estos cuatro requisitos con respecto al servicio al cliente, costos y

competencia:

Cantidad: Por ejemplo si el cliente ocupa 500 Kg. de acero y solo tenemos 200 Kg. y es

un cliente con el que tengo un compromiso, le estaré afectando su abastecimiento, y/o le

daré la oportunidad a mi competencia de que mi cliente lo conozca. Si mi cliente ocupa

500 Kg. y tengo 1,000 Kg. Entonces tengo excedentes de inventarios lo que aumentará mi

costo financiero, mis gastos en administración de inventarios y, además, tendré capital

invertido en un material que no ocupo y que posiblemente este capital lo necesite para

comprar otro material que si utilice.

Calidad: Si el material tiene una calidad inferior a la que estoy ofreciendo y a quien se lo

vendo es un cliente con el que tengo un compromiso, entonces le estaré afectando su

abastecimiento, y/o en un corto plazo le daré la oportunidad a mi competencia de que mi

cliente lo conozca. Si el material tiene una calidad superior a lo que el mercado esta

dispuesto a pagar seguramente no desplazaré el material o mi utilidad será baja.

Tiempo: Si el material llega después de lo requerido por el cliente con el cual tengo un

compromiso, le estaré afectando su abastecimiento, y/o le daré la oportunidad a mi competencia de que mi cliente lo conozca. Si el material llega antes de lo requerido tendré

excedentes de inventario lo que aumenta mi costo financiero, mis gastos en

administración de inventarios y tendré capital invertido en un material que no ocupo y que

posiblemente necesite este capital para comprar otro material que si utilice.

Costo: Llamaremos costo al costo total integrado de los materiales o productos

terminados en el punto de venta. El tener un costo alto automáticamente me elimina del

mercado y más en un mundo globalizado donde todos tenemos acceso a proveedores de

todas partes del mundo. Si el costo es bajo habrá que considerar los otros tres requisitos

ya que de nada sirve tener un bajo costo si no tengo el producto en tiempo y cantidad (En

alguna ocasión un proveedor me preguntó ¿por qué no le compraba sí él tenia el precio

más bajo del mercado? Y le conteste “me podrás regalar el material pero si no lo tengo

aquí no me sirve”). Con la calidad es lo mismo, el que el producto no tenga la calidad

requerida es como no tenerlo.

Con los anteriores ejemplos se desea mostrar que cuando se analice una particular

cadena de abastecimiento se tendrán que evaluar lo cuatro requisitos mencionados

anteriormente ya que todos son indispensables y la ausencia de alguno afecta al buen

desempeño de la empresa.

La cantidad, calidad, tiempo y costos son requisitos dinámicos ya que la demanda no es

constante, los requerimientos de calidad cada vez son mayores, los tiempos de entrega

son variables y los costos varían por factores internos y externos.

Este proceso dinámico dificulta la administración por lo que es indispensable el uso de la

tecnología de información para agilizar la toma de decisiones, reducir los tiempos de

respuesta y la incertidumbre. El Internet a sido y será una herramienta básica en este

proceso ya que acorta distancias y tiempos, ofrece el alcance de mas proveedores y

clientes y ayuda en la reducción de costos.

Las empresas debemos aprender a integrar la tecnología de información y las

herramientas tecnológicas en nuestros procesos de toma de decisiones tanto operativas

como estratégicas. Las herramientas son instrumentos diseñados para facilitarnos el

trabajo. El desempeño de estas depende tanto de la capacidad de la herramienta como

de la capacidad de l usuario para su utilización. Un ejemplo es la aplicación Excel. Tomo

mundo lo a utilizado más no todos aprovechamos todas las virtudes de este paquete. La correcta utilización de la herramienta es tanto obligación del usuario al mostrar interés y

compromiso en su uso, como de la empresa al capacitar al usuario en dicha aplicación. 1

Elementos de la Cadena de Abastecimiento: Esta integrada por cinco elementos:

Proveedores, Transportes, la Empresa, los Clientes y la Comunicación entre ellos.

Fig. 1 Elementos de la Cadena de Abastecimiento, Internet, Tecnología de Información

aplicada a la Cadena de Abastecimiento.

La rápida interacción mencionada en la sección anterior se puede obtener mediante el

uso del Internet, Intranet y Extranet. La figura 2 muestra gráficamente el proceso de la

cadena de abastecimiento y las actividades de soporte desde la perspectiva del Internet.

Obra que poner especial atención en el factor tiempo ya que es un elemento clave en la

toma de decisiones, entregas y respuestas.

La rapida interaccion entre estos elementos es indispensable y genera una ventaja competitiva a la

empresa que sepa utilizar a su favor La aplicación de tecnologías de información en conceptos como la transferencia

electrónica de fondos (EFT), el sistema de intercambio electrónico de datos (EDI), tarjetas

electrónicas para clientes, correo electrónico, e-bids, catálogos electrónicos, inventarios

compartidos, comunicación electrónica con proveedores etc. han ayudado a lograr

ventajas competitivas en diferentes organizaciones. Estos sistemas ayudan a la reducción

de costos y a establecer barreras tecnológicas para competidores potenciales.

Cabe señalar que la complejidad de los sistemas implementados para la administración

de la cadena de abastecimiento NO garantiza la eficiencia de la misma. A mi

consideración estos sistemas deberán ser lo más sencillo posible con el fin de aumentar

el número de usuarios potenciales, facilitar su integración a otros sistemas y minimizar su

mantenimiento. Además deberán ser flexibles ya que en un ambiente tan dinámico como

la cadena de abastecimiento es necesario evolucionar y modificar los sistemas junto con

ella.

Estos sistemas se clasifican como sistemas de soporte para la toma de decisiones (DSS)

y podrán ser diseñados in house con el objetivo de que se consideren todas las

características que los integrantes del departamento de logística y de otras áreas crean

relevantes. Los integrantes de dichos departamentos también deberán ser

multifuncionales y nunca perder de vista los objetivos de la empresa ya que en muchas

ocasiones los intereses departamentales se contrapone entre sí y pierden de vista el

objetivo final del negocio.

La resistencia al cambio para el uso de sistemas de vanguardia como el Internet será un

factor importante a tomar en cuenta en el cual el departamento de recursos humanos, la

dirección y el staff gerencial deberán aplicarse ya que el éxito de los sistemas esta

estrechamente ligados a la actitud del personal para su implementación y uso adecuado.

Fig. 2 Vista de la cadena de abastecimiento empresarial bajo el contexto del Internet Charu

Chandra; Sameer Kumar. “Supply Chain Management in Theory and Practice: A Passing Fad

or a Fundamental Change?” Industrial Management & Data Systems [electronic journal],

Volume: 100 Number: 3 Page: 100 – 114, 2000

Es incuestionable que el crecimiento del Internet es un fenómeno significativo. No sólo

hay un crecimiento exponencial en el intercambio de mercancías y de servicios sobre el

Internet, sino que también el Internet ha cambiado la manera en que la información puede

ser alcanzada y utilizada.

El Internet ha realizado un cambio fundamental en la naturaleza de la información de la

cadena de abastecimiento dentro de las organizaciones. La tecnología del Internet

también ha cambiado la visibilidad de los procesos en la cadena de abastecimiento

entendiendo la visibilidad como la información sobre procesos y a la capacidad para obrar

recíprocamente con estos procesos pudiéndose afirmar que todos los socios de la cadena de abastecimiento tienen que ser tomados en cuenta para cosechar las ventajas

comerciales ofrecidas por la nueva tecnología.

5.3.3 DE VENTAS.

(Internet, vía tele-radio, folletos, televisión, exposiciones, radio, etc.)

Para que el vendedor pueda contar o relatar la "historia" del producto que ofrece (ya sea

durante una entrevista de ventas, una llamada telefónica, un correo electrónico o

mediante una página web), necesita conocer y utilizar adecuadamente un conjunto de

técnicas de venta que le permitan presentar su producto mediante un proceso de suave

fluidez (de la entrada al cierre) para de esa manera, poder obtener la respuesta deseada

de su público objetivo (por ejemplo, la compra del producto).

Para ello, diversos autores y expertos en temas relacionados con la venta, sugieren

utilizar el modelo AIDA, debido a que su estructura apunta a: 1) obtener la Atención del

comprador, 2) mantener su Interés en el mensaje, 3) provocar el Deseo de adquirir el

producto y 4) conseguir la Acción de compra.

Teniendo esto en cuenta, a continuación veremos cuatro técnicas de venta basadas en

el enfoque del Modelo AIDA:

Técnica de Venta Nro. 1.- Atraer la ATENCIÓN del Cliente:

Son muy pocas las personas que se despiertan pensando en comprar algo, la gran

mayoría tiene otras cosas en mente (los asuntos familiares, los problemas en el trabajo, la

escuela de los chicos, las cuentas por pagar, etc...). Por tanto, para lograr el éxito en la

gestión de venta es indispensable atraer la ATENCIÓN del comprador hacia lo que se

está ofreciendo, lo que implica "romper" una barrera llamada "indiferencia".

Para ello, existen algunas técnicas básicas, por ejemplo:  Hacer cumplidos y elogios: La mayoría de las personas son sensibles a los

halagos sinceros acerca de su empresa, oficina, trayectoria académica,

habilidades, hobbies o por su interés en un tema particular. Por ejemplo:

o En el caso del vendedor que visita al gerente de una empresa líder, podría

decirle lo siguiente: "Sr. Pérez, realmente es un honor para mi, poder

entrevistarme con el gerente de una empresa que es líder en su ramo..."

o En el caso de una carta de ventas, se puede mencionar algo parecido a:

"Felicitaciones, porque solo aquellas personas que tienen el deseo y la

capacidad de superarse día a día incrementando sus conocimientos, han

recibido ésta carta de presentación. Y Usted es una de ellas..."

 Dar las gracias: La gran mayoría de seres humanos somos sensibles al

agradecimiento sincero y espontáneo de alguien. Por ejemplo:

o En una entrevista personal el vendedor puede decir lo siguiente: "Sr. Pérez,

quiero agradecerle sinceramente por haberme concedido estos minutos de

su valioso tiempo..."

o En el caso de un correo electrónico, se puede incluir el siguiente párrafo:

"Sr. Pérez, gracias por tomarse unos minutos de su valioso tiempo para

leer este correo electrónico".

o En una página web que ofrezca algún producto o servicio, se puede incluir

lo siguiente: "Estimado(a) visitante, estamos muy agradecidos con Usted

por brindarse unos minutos para ingresar a nuestro sitio web..."

 Despertar la curiosidad: Casi todos los seres humanos somos curiosos por

naturaleza. Piense, ¿cuándo fue la última vez que vió una novela en la televisión

solo por la curiosidad de saber como termina?. Ahora, para generar curiosidad, se

necesita el empleo de preguntas o artificios (honestos, nada de trampas). Por

ejemplo:

o ¿Le interesaría saber como ganar mas dinero utilizando la estructura del

modelo AIDA?,

o ¿Le gustaría conocer un tipo de negocio que le permitirá obtener un

ingreso adicional en su tiempo libre?

o ¿Se sentiría más seguro si pudiera evitar los robos a domicilio

implementando un sencillo sistema de seguridad?  Presentar hechos: Para ello, puede recopilar información trascendente y que esté

relacionado con el producto o servicio que está ofreciendo, para luego, convertirlo

en una frase que se relacione con lo que su cliente necesita. Por ejemplo:

o Sr. Pérez, vine a proporcionarle información acerca de como se

incrementaron las ventas de 3 compañías en más de un 30%, con tan solo

aplicar nuestras técnicas de venta basadas en el modelo AIDA. ¿Le

gustaría ver los testimonios escritos de ésas compañías?..."

Si piensa utilizar esta técnica de venta, no olvide una recomendación muy importante:

¡Presente información fidedigna!

 Dar la impresión de "Estoy aquí para ayudarlo": Pocas personas se resisten a

un gentil ofrecimiento de ayuda. Por ejemplo:

o "Sr. Pérez, le escribo este correo electrónico para ver si podemos ayudarlo

a incrementar la eficacia de su fuerza de ventas; para lo cual, nos gustaría

hacer un diagnóstico previo, SIN costo, cuya finalidad será la de ayudarle a

determinar cuán preparados están sus vendedores..." (Por supuesto, que

después de realizar el diagnóstico, se presentará una oferta de seminarios,

cursos, asesoramientos, etc., para mejorar el trabajo de los vendedores, y

eso SI tendrá un costo).

 Proporcionar noticias de último momento: Algo que "saca de esquemas" a

muchas personas y que captura su atención es la sensación de conocer una

noticia novedosa; y que además, le representará algún beneficio. Por ejemplo:

o Sr. Pérez, le comento que por fin se editaron en español las técnicas de

venta AIDA que ayudan a realizar presentaciones de venta exitosas, y lo

mejor de todo, es que está a mitad de precio, pero solo por esta semana...

o En una página web, se puede incluir el siguiente párrafo: ¡Por fin!!! Las

Técnicas de Venta AIDA para realizar presentaciones de venta exitosas

han sido editadas en español, y lo mejor de todo: A mitad de precio (pero,

solo por esta semana)...

Técnica de Venta Nro. 2.- Crear y Retener el INTERÉS del Cliente Una vez que se ha capturado la atención del posible comprador (que por cierto, suele

durar muy poco), se necesita crear un interés hacia lo que se está ofreciendo y retenerlo

el tiempo suficiente como para terminar la presentación. Para ello, se recomienda el uso

de dos técnicas:

1. Ayudar al cliente a identificar y reconocer que tiene una necesidad o que se

encuentra ante un problema: Ningún cliente va a comprar a menos que

reconozca una necesidad, deseo o problema; y la función del vendedor, es

ayudarlo a descubrir, aclarar e intensificar esa necesidad o deseo. Para lograr

esto, se recomienda hacer lo siguiente:

o Guíar al posible comprador: Haciendo preguntas concernientes a lo que le

agrada, lo que le disgusta o acerca de sus esperanzas, temores y

problemas (todo relacionado con lo que se está ofreciendo); de tal forma,

que llegue por sí mismo a la conclusión de que necesita algo, o que desea

alguna cosa en especial, o sencillamente, que tiene un problema.

o Plantear una necesidad o problema en tercera persona: Para ello, se

puede hacer referencia a un porcentaje de la población o de empresas en

un rubro en particular, que tengan una necesidad o problema en común.

Por ejemplo, a un empresario se le puede comentar acerca de un problema

que presentan el 60% de empresas relacionadas con su rubro (puede a

que su empresa le suceda lo mismo)... A una ama de casa, se le puede

mencionar una necesidad que tiene la mayoría de hogares con hijos... A un

médico, se le puede decir que un alto porcentaje de especialistas venían

reclamando por un medicamento "x"...

Cabe destacar, que en todos los casos se debe presentar datos fidedignos.

Hacer unas cuantas sugerencias tentadoras sobre la forma en que el producto o

servicio puede beneficiar al comprador: Por ejemplo:

o En una entrevista personal se le puede decir algo parecido a esto: "Sr.

Pérez, hasta aquí estamos plenamente de acuerdo en que su empresa

necesita un seguro contra incendios, y precisamente, tengo la mejor opción

en seguros y reaseguros contra incendios, ¿le gustaría conocer en que

consiste...?". o En el caso de una página web o en un correo electrónico, se puede añadir

el siguiente párrafo (luego de las preguntas): "Si Usted a respondido con un

sí a una o más preguntas, entonces quiere decir que necesita un seguro

contra incendios como el que vamos a proponerle..."

Técnica de Venta Nro. 3.- Despertar el DESEO por Adquirir lo que Se Está

Ofreciendo

En esta etapa, la principal tarea del vendedor es la de ayudar a su cliente a que entienda

que el producto o servicio que se le está presentando, logrará la satisfacción de sus

necesidades o deseos, o que será la mejor solución a sus problemas. Para ello, se puede

hacer lo siguiente:

 Explicar detalladamente qué es lo que hace el producto o servicio, cómo funciona

y qué servicios adicionales incluye (garantías, plazos de entrega, mantenimientos,

etc...).

 Mencionar las ventajas mas importantes que tiene el producto, con respecto a otro

similar de la competencia (sin mencionar el nombre de el competidor). También es

muy necesario presentar una lista de las ventajas de tener o adquirir el producto o

servicio y las desventajas de no tenerlo.

 Hacer uso de los beneficios más fuertes que el producto ofrece. Por ejemplo, una

ama de casa no compra una lavadora, compra lo que esa lavadora hará por ella:

Menos esfuerzo en el lavado, mas tiempo para cuidar a los niños, cuidado de sus

manos, ropa mas limpia, etc. Otro ejemplo mas simple nos recuerda que nadie

compra un taladro, sino el hueco que ese taladro puede hacer en una pared. Por

tanto, son esos los beneficios (lo que hace el producto por el cliente) los que

despiertan el deseo hacia lo que se está ofreciendo.

Técnica de Venta Nro. 4.- Llevar al Cliente Hacia la ACCIÓN y Cerrar la Venta

Este es el último paso. No se puede decir que sea el más importante porque es una

consecuencia de los 3 pasos anteriores. En todo caso, es la parte definitiva porque en ella

se produce el resultado que se desea obtener: "El pedido o la orden de compra".

Este es un momento en el que existen dos puntos de vista:

 El del cliente: Quien está evaluando si los beneficios del producto van a satisfacer

su necesidad o deseo, o van solucionar su problema, y además, esta comparando

las ventajas y desventajas de tener o no el producto o servicio.

 El del vendedor: Quien, considera que es el momento oportuno para ayudar al

cliente a decidirse por la compra y para persuadirlo de que actúe sin demora.

Algunas técnicas de cierre aconsejan lo siguiente:

 Evitar una atmósfera de presión: Es decir, que no se debe insistir demasiado,

porque se terminará irritando al cliente.

 Establecer razones para comprar: Pero, basados en hechos y beneficios que

satisfacen necesidades o deseos, o solucionan problemas.

 Pedir la orden de compra: Después de presentados los hechos y beneficios, nada

más lógico que pedir la orden de compra. Por ejemplo, diciendo algo parecido a

esto: "Sr. Pérez, invierta en su comodidad ahora y disfrute del mejor servicio de

forma inmediata...", o, "Solicítelo en este preciso momento y disfrute de la lectura

en unos cuantos minutos..."

5.3.4 DE TRANSPORTE.

(Vía aérea, marítima, terrestre, ferroviaria)

LAS TRANSACCIONES PROPICIADAS POR LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN:

TRANSPORTE POR CARRETERA.

 La mayoría de los bienes fabricados se transporta por carretera.

 Es flexible.

 Las empresas que adoptan el Just In Time presionan a sus camioneros para

realizar a tiempo la recogida y la entrega.

Las empresas de transporte utilizan los sistemas de información para dar seguimiento,

para determinar la ruta mas eficaz para reducir los costos de combustible.

Transporte por ferrocarril.

Ejemplo: En estados unidos transporta el 60% del carbón, el 67% de los automóviles, el

68% de los productos de papel y alrededor de la mitad de la comida, de la madera y de

los productos químicos.

Trasporte aéreo.

El transporte aéreo ofrece rapidez y formalidad en movimientos nacionales e

internacionales de artículos ligeros de gran valor como material medico y de urgencias,

flores, frutas y componentes electrónico.

Transporte Marítimo

 Este sistema de distribución es importante cuando el costo de transporte es

más importante que la velocidad

 Transporte Marítimo El cargamento que se transporta por este medio es de gran volumen y de poco valor

como en el mineral de hierro, los cereales, el carbón, los productos químicos y los

productos del petróleo.

5.3.5. DE ALMACENAJE.

(Montacargas automatizado, equipo mecanizado, equipo manual.)

EXISTEN TRES TIPOS DE ALMACENAJE:

1. Sistema convencional: Se almacenan los productos unos sobre otros, según el

concepto lineal.

2. En estanterías estándar: Que disponen de una zona de picking en el primer nivel,

sirviendo los demás niveles para el stockaje del mismo tipo de material a preparar.

3. En estanterías compactas: Para almacenar grandes cantidades de un mismo

producto, resultando la manipulación ágil y rápida expidiendo en primer lugar el

palet con más antigüedad.

Los costos están muchas veces interrelacionados: una variación en el costo de las

actividades de la distribución física afecta el costo de las demás, por lo que debe

considerarse la suma de todos los costos y no cada uno de ellos en particular.

Por otra parte, las interpelaciones no se limitan a los propios costos de la distribución

física, sino que también afectan a los denominados costos de oportunidad. Un costo de

oportunidad es aquel en el que se incurre por las ventas que se dejan de realizar, por

retrasos en el suministro, por no tener el producto en existencia cuando se demanda o por

no atender al cliente antes de que decida marcharse y comprar el producto en otro sitio.

Una reducción del costo de almacenaje, por ejemplo, puede provocar una ruptura de

stocks, es decir, una falta de disponibilidad del producto en el momento en que se

demande y en la cuantía solicitada, lo que provocara la perdida de ventas. Un sistema eficaz de distribución física debe evitar los costos de oportunidad.

En definitiva, los objetivos de la distribución física o logística pueden concretarse en los

siguientes:

 Suministrar la cantidad de producto demandada.

 A los puntos de venta apropiados.

 En el momento preciso.

 Al menor costo total (suma de los costos directos del sistema logístico y de los

costos de oportunidad).

Para llevar a cabo el almacenaje nos sirve de gran utilidad los Montacargas automatizado,

equipo mecanizado, equipo manual, herramientas como el internet, entre otros.

ENTRE LAS TRANSACCIONES DISPONIBLES ACTUALMENTE SE ENCUENTRAN

ENTRE OTRAS:

REPORTE DE VENTAS E INVENTARIOS: se da cuando empleamos sistemas de

información y con ayuda de la internet podemos generar este tipo de beneficio.

ORDENES DE COMPRA AVISO ANTICIPADO DE EMBARQUE

 Otra ventaja que nos ofrece la tecnología junto con un software que nos ayude

a procesarla.

 LA TECNOLOGÍA DE RADIOFRECUENCIA

 CODIGO DE BARRAS

 TERMINALES PORTATILES

RESUMEN UNIDAD 5

La Tecnología de la Información.

Es preciso encontrar procedimientos acertados para mantener tales ventajas como una

constante, así como disponer de cursos y recursos alternativos de acción para adaptarlas

a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son permanentes.

Investigación preliminar: abarcará aspectos como internos y externos de la empresa. El

conocimiento general de la empresa se da en este punto.

Estudio de Factibilidad

Permitirá a al empresa evaluar factores como:

recursos financieros, materiales y humanos. En este punto es importante no olvidar el

aspecto financiero no dejando a un lado los indicadores financieros de rentabilidad. El aspecto

cualitativo es importante para eso se tendrá que tomar en cuenta la misión y la

visión de la empresa. Si se determina que se desarrollará un sistema a la medida, los

siguientes pasos serían un análisis y diseño del sistema, lo cual implica mayor tiempo ya

que se deberán de destinar varias horas a: entrevistas con los usuarios, manuales de

usuarios, programación y pruebas.

Impacto de la Tecnología de la Información en la Logística.

Movimiento y almacenamiento de materia prima, inventario en proceso y de producto

terminado, desde el origen hasta el punto de consumo.

Conceptos de administración de materias y distribución física:

* Administración de materiales: Manejo de materiales, control de producción e inventarios.

* Distribución física: Control de producción e inventarios, manejo de materiales,

administración de pedidos, soporte de servicio y refacciones: selección de puntos de

localización y empaque.

Administración de la Red Logística (Supply Chain Management):

* Concierne la integración eficiente de proveedores, plantas, almacenes y puntos de

distribución para que los productos o servicios se generen en las cantidades correctas.

El proceso de obtener productos y materiales de los proveedores.

* Requiere de la planeación de requerimientos, identificación de proveedores,

negociación, colocación de órdenes. Transporte a la planta, recuperación e

inspección, almacenaje y manejo.

* Incluye la responsabilidad de coordinarse con proveedores en la programación y

continuidad del abasto de insumos, manejo de especulación de precios.

* El objetivo principal es soportar la manufacturación con insumos oportunos al mínimo

costo.

Soporte a manufactura: El proceso de planear, programar y soportar las operaciones de

manufactura.

* Requiere de planeación maestra y el desempeño de almacén de inventario en proceso,

manejo, transporte, y programación de componentes.

* Incluye la responsabilidad por el almacenamiento del inventario en las plantas y la

máxima flexibilidad en la coordinación del ensamble final en varias localizaciones

geográficas entre manufactura y distribución.

Distribución: * Requiere del desempeño de la recepción y proceso de órdenes, mantener inventarios,

almacén y manejo y el transporte hacia los clientes a través de los canales de distribución.

* El objetivo principal es el de proporcionar estratégicamente el servicio deseado al

consumidor al mínimo costo.

Actividades de logística:

 Localización de instalaciones.

 Compras.

 Empaque.

 Planeación y control de producción e inventarios.

 Manejo de materiales.

 Almacenamiento.

 Tráfico y transporte.

 Administración de pedidos/ órdenes.

 Soporte de servicio y refacciones.

 Retorno de productos y manejo de desperdicios.

 Programas de distribución con proveedores y clientes.

 Movimiento de personal.

 Sistema de comunicación en la red de distribución.

Plantación de Recursos de la Empresa (ERP) y la Logística.

Son sistemas de información gerenciales que integran y manejan los negocios asociados

con las operaciones de producción y de los aspectos de distribución de una compañía

comprometida en la producción de bienes o servicios.

La Planificación de Recursos Empresariales es un término derivado de la Planificación de

Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificación de Requerimientos de

Material (MRP). Los sistemas ERP manejan la producción, de la compañía. Todos los

departamentos funcionales que están involucrados en la operación o producción están

integrados en un solo sistema. Contenido

1. Definición

2. Implantación

3. Ventajas

4. Desventajas 5. ERP versus software de gestión

6. ERP de software libre (orden alfabético)

7. Véase también

8. Referencias

9. Enlaces externos

Los sistemas de planificación de recursos empresariales

son sistemas de gestión de información que integran y automatizan muchas de las

prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una

empresa.

Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan

por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas

partes son de diferente uso. Los objetivos principales de los sistemas ERP son:

 Optimización de los procesos empresariales.

 Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de

datos).

 La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la

organización.

Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería.

El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos

rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que

permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.

Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es

que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables: Integrales Permiten

controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los

departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un

proceso es punto de inicio del siguiente.

 Modulares. Es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados

por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos.

 Adaptables. están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa.

Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de

acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Otras características destacables de los sistemas ERP son:

 Base de datos centralizada.

 Los componentes del ERP interactúan entre sí consolidando todas las

operaciones.

 En un sistema ERP los datos se ingresan sólo una vez y deben ser consistentes,

completos y comunes.

 Las empresas que lo implanten suelen tener que modificar alguno de sus procesos

para alinearlos con los del sistema ERP.

Las soluciones ERP en ocasiones son complejas y difíciles de implantar debido a que

necesitan un desarrollo personalizado para cada empresa partiendo de la parametrización

inicial de la aplicación que es común. Las personalizaciones y desarrollos particulares

para cada empresa requieren de un gran esfuerzo en tiempo, y por consiguiente en

dinero, para modelar todos los procesos de negocio de la vida real en la aplicación.

Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son todo lo

simples que se desearía, dado que entran en juego múltiples facetas.

antes, durante y después de la implantación de un ERP es conveniente efectuar lo

 Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP.

 Definición del modelo de negocio.

 Definición del modelo de gestión.

 Definición de la estrategia de implantación.

 Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP.

 Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas.

 Análisis del cambio organizativo.

 Entrega de una visión completa de la solución a implantar.

 Implantación del sistema.

 Controles de calidad.

 Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo.

 Benchmarking de la implantación.

Los sistemas de planificación de recursos empresariales están muchas veces

estrechamente ligados a suplementar la cadena administrativa y los sistemas de

automatización logística. El software de cadenas de suplemento administrativo puede

extenderse a los sistemas ERP para incluir enlaces con proveedores.

Ventajas

Un fabricante que no disponga de un ERP, en función de sus necesidades, puede

encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden

personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el

producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una

compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los

productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión

y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un

ERP es que todo esto, y más, está integrado.

El cambio como un producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es como ahora

será hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra

desde una versión anterior a la nueva, en ambos productos los datos van encaminados

hacia la efectividad y algunos van a la suspensión del mismo. Parte del cambio puede

incluir la etiqueta para identificar el número de la versión (código de barras).

La seguridad de las computadoras esta incluida dentro del ERP, para proteger en contra

de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como

malversación. Desventajas

Muchos de los problemas que tienen las compañías con el ERP son debido a la inversión

inadecuada para la educación continua del personal relevante, incluyendo los cambios de

implementación y de prueba, y una falta de políticas corporativas que afectan a cómo se

obtienen los datos del ERP y como se mantienen actualizados.

Limitaciones y obstáculos del ERP incluyen:

 El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de trabajo.

 Cambio de personal

 La instalación del sistema ERP es muy costosa.  Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovación de

sus licencias anuales.

 El personal de soporte técnico en ocasiones contesta a las llamadas inapropiadas

de la estructura coorporativa.

 Los ERP son vistos como sistemas muy rígidos, y difíciles de adaptarse al flujo

específico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compañías,

este punto se cita como una de las principales causas de falla.

 Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.

 Los sistemas pueden sufrir problemas de "el eslabón más débil":

 Una vez que el sistema esté establecido, los costos de los cambios son muy altos

(reduciendo la flexibilidad y las estrategias de control).

 La mala imagen de unión de la compañía puede causar problemas en su

contabilidad, la moral de sus empleados y las líneas de responsabilidad.

 La resistencia en compartir la información interna entre departamentos puede

reducir la eficiencia del software.

 Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales

de los socios.

 Los sistemas pueden tener excesiva ingeniería respecto a las necesidades reales

del consumidor.

Tipos de Transacciones Propiciadas por la Tecnología de la Información.

De Compras.

El proceso de compra tiene en lo fundamental cuatro etapas y múltiples pasos dentro de

las etapas que fueron objeto de análisis para extraer los aspectos más relevantes del

conjunto. “El proceso de compra”, abarca el aspecto relativo a la planificación de la

adquisición del bien, seguido por; “Aprobación de la compra”, donde se analiza la

solicitud, los montos y las instancias de aprobación.

Procesamiento de la aprobación de compra”, donde se incluye un registro de

proveedores, análisis de solicitudes y cotizaciones, los comités de compra, el reglamento

de los comités de compra, capacidad de comités de compra frente a la de los secretarios

de Estado; la licitación pública. “Validación de la compra”. El proceso de compra culmina

con un sistema de pago que incluye a su vez una primera etapa de autorización, la segunda de confección del instrumento de pago (cheque de cuenta corriente bancaria) y

la entrega del cheque.

REGLAMENTOS DE LOS COMITÉS DE COMPRAS

Un reglamento de un Comité de Compras debiera tener, entre otros aspectos, los

siguientes: Especificación de los funcionarios que lo integran de manera permanente y los

posibles suplentes, y los que pudieran ser invitados de manera ocasional.

Especificación de dónde debe provenir el/la notario/a público/a.

Qué funcionario/a preside el Comité y quién/es podrían sustituirle en su ausencia.

Funciones del/la presidente/a.

Que funcionario/a se desempeñará como secretario/a, y sus funciones.

Cuáles son las funciones del Comité (asesorías, opiniones, compras que pueden decidir,

preparación de bases de licitaciones públicas, publicaciones, etcétera).

De las convocatorias y sus anexos (forma, acuse, tiempo...)

De las reuniones (ordinarias, extraordinarias, quórum, periodicidad, duración, reservadas,

públicas, grabadas, filmadas, etcétera).

Contenido indispensable de los expedientes para ser considerados.

Previsiones para detectar los conflictos éticos y solucionarlos.

Toma de decisiones: tipo de mayoría, mayorías especiales, voto público y/o secreto.

Procedimiento cuando ocurra un empate o no haya decisión.

Tipo, contenido, copias y archivo del acta.

Formalidad para autenticar la aprobación: nombre, firma o rúbrica, sello, etcétera.

CAPACIDAD DE LOS COMITÉS DE COMPRAS VS SECRETARIOS DE ESTADO