Vocabulario archivístico: análisis conceptual y comentarios personales sobre la administración documental

VOCABULARIO ARCHIVÌSTICO BÀSICO

1-Examina el listado de términos que aparece en el tema Vocabulario Archivístico en el botón Materiales del Curso, consulta el significado de cada uno de estos y envía a la plataforma su significado y un comentario personal de cada uno de estas palabras.

SIGNIFICADO COMENTARIO

Administración Documental: Permite el establecimiento de políticas, la definición de normas y la toma de decisiones que facilitan la gestión en las organizaciones, administrar los documentos es una actividad permanente encaminada a asegurar las memorias de una organización, esta actividad tiene como principal función servir la información de una manera precisa y oportuna se trata de controlar, almacenar, eliminar y recuperar información de toda clase.

La administración Documental hoy en día con la ley 594 del 2000 se le está dando la importancia en las diferentes organizaciones como la herramienta que nos llena de muchos fundamentos bien planteados para dar así un orden a todos los documentos que hacen la memoria de una institución. Reconociendo así que si no trabajamos implementando estos lineamientos que nos da la administración y todas las demás normas archivísticas los documentos seguirían siendo un simple papel para muchos, aquellos que aún no le dan la importancia a los documentos como el de saber que ellos son testimonio de las mucha acciones que puedo desempeñar en cualquier área, campo laboral y hasta en la misma vida personal;( que un documento me puede salvar la vida como me puede meter en complicaciones dependiendo del documento y obviamente que este firmado y/o directamente me implique). Es así el caso de que cuando no le demos la importancia a estas políticas que nos trae la administración, nos las implementamos para establecer el orden en el desarrollo de las tareas diarias se va a ver reflejado en pérdida de tiempo, dinero, eficiencia; que no perjudicara solo a quien va dirigido el documento si no a todas aquellas área que tengan que ver con su tramite.

Es la técnica relacionada con la planeación, dirección, organización para controlar y evaluación, conservación de todos los archivos una entidad.

es importante por que controla , rige , organiza, administra recursos dependiendo el campo en que se desempeña, ejecuta las acciones luego de un estudio o análisis del caso , controlando tanto el personal que tiene en su orden como todo lo concerniente a su campo de labor.

Casilleros: Mueble con varias divisiones para tener clasificados papeles u otros objetos. Casillero: Mueble con varios senos o divisiones, para tener clasificados papeles u otros objetos.

Es la Secciones o espacios utilizados para el almacenamiento de los archivos.

Clasificación: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la unidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos) Nos permite seleccionar los documentos o archivos de acuerdo a criterios especiales.

Conservación: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. En este procesos el almacenamiento de de documentos teniendo en cuenta en cuenta criterios y calidad de material se puede lograr una buena conservación.

Cronológico: Es la ciencia determinada cuya finalidad es determinar el orden temporal de los acontecimientos históricos; El concepto también es utilizado en otras áreas del conocimiento para relatar hechos no históricos en orden cronológico. Es importante la clasificación de los acontecimientos por el orden en que ocurrieron, la asignación de fechas correctas a sucesos conocidos y la eliminación de discrepancias en las fechas debidas a los distintos sistemas empleados en los tiempos antiguos y modernos para una mejor ubicación de documentos

Documentación:En sentido restringido, la documentación como ciencia documental se podría definir (a grandes rasgos) como la ciencia del procesamiento de la información. Integradora y globalizadora, se trata de una ciencia enriquecedora y generalista, de ámbito multidisciplinar o interdisciplinar. Las ciencias de la documentación engloban, según la mayoría de los autores, la biblioteconomía, la archivística, la documentación y la museología. En una empresa representa su capital intelectual, es decir el saber hacer que se ha adquirido con la experiencia. Si no se e preserva adecuadamente ese conocimiento difícilmente logrado, se podría perder.

Documento: Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte. Tradicionalmente, el medio de un documento era el papel y la información era ingresada a mano, utilizando tinta (esto es lo que se denomina hacer un manuscrito) o por un proceso mecánico (mediante una máquina de escribir, o utilizando una impresora láser).

Desde el punto de vista de la informática, es un archivo, pero con determinados atributos ya que contiene datos textuales o gráficos creados por el usuario con su computadora mediante un programa. El archivo recibe un nombre y un formato para guardarlo en un directorio, subdirectorio o carpeta previamente asignado en la unidad de almacenamiento. Es posible volver a abrirlo cuando se necesite acceder a su contenido, ya sea para imprimirlo, modificarlo o eliminarlo. Es mucho más frecuente decirle solamente archivo.

Epistolar: es un sinónimo de carta: un texto cuya función principal es la comunicación entre el remitente o emisor (el escritor que la redacta y envía) y el destinatario o receptor que la debe recibir. El uso del término suele implicar un registro culto o un contexto literario (el género epistolar).

Escritura dirigida o enviada a una persona o un grupo de personas que habitualmente toma la forma de carta Es, por tanto, una forma de expresión escrita que se corresponde con un uso del lenguaje práctico, aunque también haya derivado en un género literario. Los textos epistolares por lo común están escritos alternando la primera y la segunda persona del singular.

A través de una carta podemos saber el nivel cultural de los interlocutores, su personalidad y el tipo de relación que guardan entre ellos.

Podemos entender la epístola como una variante de conversación oral en forma escrita. Por eso el estilo epistolar destaca por su espontaneidad, naturalidad, sinceridad, cortesía y afecto. En ocasiones encontramos cartas intercaladas en medio de narraciones literarias para presentar una serie de hechos de manera distinta, sin la necesidad de la intervención del narrador. La carta, aparte de tener una finalidad eminentemente práctica, puede usarse también con un sentido comunicativo más expresivo dentro del ámbito literario.

Estructura Funcional: Determina la existencia de diversos supervisores, cada cual especializado en determinadas áreas. Es la forma de operar en cada lugar

Expediente: Un expediente es una herramienta administrativa utilizada en organismos de gobiernos de varios países de habla hispana. En cada país su definición difiere ligeramente, aunque mantienen la misma finalidad en todos los casos: reunir la documentación necesaria para sustentar el acto administrativo. Se llama expediente en el gobierno a un proceso compuesto por los actos realizados para un mismo caso.

Facsímil: es una copia o reproducción muy precisa, casi perfecta, de un documento generalmente antiguo y de gran valor, como un libro, un manuscrito, un mapa o un dibujo a mano alzada.1 El término proviene del latín "fac simile", que significa "haz parecido". Para conseguir realizar este tipo de reproducciones de alta calidad lo más habitual es utilizar técnicas fotográficas y de serigrafía que permiten imitar fielmente los colores, tamaño, defectos y matices del documento original. Esta técnica no se suele aplicar a objetos tridimensionales o pinturas que tengan relieve, como por ejemplo pinturas al óleo.

Los facsímiles suelen ser utilizados como medida de seguridad en museos y bibliotecas para permitir que los usuarios tengan acceso a una copia exacta del documento original sin arriesgarse a que éste sea robado o se deteriore con el tiempo. La mayoría de bibliotecas nacionales ponen a disposición del público facsímiles de sus documentos más valiosos quedando los originales reservados para usuarios que soliciten expresamente una autorización. Con este se puede lograr la reproducción de documentos con su exactitud y podría remplazar al original en caso de serlo.

Filatelia: La filatelia es la afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales, así como por estudiar la historia postal. En los sellos queda representada parte de la historia nacional o regional de los países mediante figuras de personajes ilustres, monumentos, pinturas, flora, fauna, historia postal, etc., asunto de interés para los coleccionistas (filatelistas) y las personas involucradas en esta materia. Con esto se lograra tener en cuenta que hay de importante en la colección y clasificación de sobres, sellos y documentos

Flujo: Estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo. Se analiza cada actividad operacional y es de gran importancia.

Flujograma: Es un diagrama que expresa gráficamente las

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