ADMINISTRACIÓN- PLANEACION

ADMINISTRACIÓN- PLANEACION

1. Concepto General.

Ya se mencionó que la administración se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupo alcancen con eficiencia metas seleccionadas. Esto se aplica a todo tipo de organizaciones bien sean pequeñas o grandes empresas lucrativas y no lucrativas, a las industrias manufactureras y a las de servicio. Dicho de otra forma, la administración consiste en diseñar y dar forma a la organización empresarial de una manera consistente y constante a las organizaciones. La administración busca el logro de objetivos a través de las personas, mediante la aplicación de técnicas.

Una de las actividades primordiales en una organización es que todos sus miembros estén sintonizados con el negocio de la empresa, las formas de hacer la cosas y lo más importante saber hacia donde se dirige, de manera de dirigir todos los esfuerzos de manera de lograr ese fin. Desde luego será responsabilidad del nivel superior comunicar qué es lo que quiere hacer, cómo lo hará, en cuánto tiempo y  con qué elementos cuenta para ello. Por lo tanto, la planeación ayuda a los Directivos a fijar objetivos para el futuro y a trazar las actividades y los medios que harán posible alcanzar dichos objetivos.

Algunas definiciones:

Según Gomez y Balkin es la función de dirección que evalúa el entorno de la empresa para establecer los objetivos futuros y organizar las actividades necesarias para alcanzar esos objetivos^[1].

La Planeación según Koontz implica la selección de misiones, objetivos y de las acciones para cumplirlos, y requiere de la toma de decisiones, es decir, de optar entre diferentes cursos futuros de acción. De este modo, los planes constituyen un método racional para el cumplimiento de objetivos preseleccionados.

La Planeación consiste en analizar qué es lo que tenemos y cómo podemos hacer un uso eficiente de los recursos de manera de alcanzar un objetivo; Ahora “si no te importa adónde vas, entonces cualquier camino es bueno”^[2]. Pero si realmente a una organización le interesa saberlo, debe preocuparse de este tipo de cuestiones. Es la determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro. Es decir consiste en prever, anticiparse y proyectarse hacia el futuro.

Según George A. Steiner, la planeación es un proceso que comienza por los objetivos, define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos, establece una organización  para la instumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos de retroalimentación para el inicio de un nuevo ciclo de planeación^[3].

1. Importancia de la planificación

La planificación es el proceso de establecer metas y elegir los medio para alcanzar dichas metas. Sin planes los Gerentes no pueden saber como organizar su personal ni los recursos que son necesario disponer para alcanzar dichos planes. Si no existe un nivel mínimo de planificación, los ejecutivos no tendrán una idea clara de que es lo que deben organizar;  sin un plan un ejecutivo o director de una empresa, no puede dirigir con confianza ni esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuando ni donde se desvían del camino. Luego se puede decir que la Planificación está muy relacionada con el resto de las actividades del proceso administrativo (Planificación, Organización, Dirección y Control), especialmente con el Control, el cual están estrechamente relacionados.

La planificación es fundamental, ya que :

1. Permite que la empresa este orientada al futuro para poder anticiparse a posibles hechos.
2. Facilita la coordinación de decisiones, dado que se dispone de tiempo para asignar actividades.
3. Resalta los objetivos organizacionales, es decir, se pone la atención en los que se espera lograr y alcanzar.
4. Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la empresa opere eficientemente.
5. Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
6. Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo, al estar centrado en los objetivos que se quieren lograr.
7. La planeación precede a las demás funciones, dado que es lo primero que se hace antes de proceder a organizar los recursos, dotar de las personas y actividades, y posteriormente a dirección a la organización hacia los resultados a obtener y finalmente controlar lo obtenido en la realidad respecto de lo planificado.
8. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, dado que permite centrar y anticipar con información evitando la subjetividad en las decisiones.
9. Facilita el control al definir previamente en forma cuantitativa lo que se quiere lograr, de manera de que a través del control posteriormente comparar el nivel de desviación respecto de lo proyectado.

Todos estos aspectos son suficientes razones para prever el futuro, por cuanto; mantiene la necesidad de contar con una visión común y un sentido de trabajo en equipo, mantiene el deseo de controlar el destino de la empresa, mantiene el afán de obtener más recursos para la operación del negocio, mantiene la percepción de que los éxitos operativos actuales de la compañía no son garantía para el futuro, la necesidad de salir de los problemas, la oportunidad de explotar una nueva coyuntura o abordar una nueva amenaza y finalmente de pasarse la antorcha y cargarla cuando hay relevos en la dirección (Goodstein Leonard 1999)^[4]

1. Propósito de la planificación

Según Gomez y Balkin  el propósito de la planeación es “proporcionar un borrador de las acciones directivas“, dado que la planeación puede darse en cualquier ámbito de la organización, aunque los planes hechos en los niveles más alto dirigen y restringen los planes que tienen lugar a nivel inferior. En general la planificación que se realiza n lo más alto de la pirámide se orienta a los aspectos más amplios y a largo plazo. Esta lleva asociado numerosos aspectos beneficiosos. Una planeación efectiva ayuda a la empresa a identificar los factores que influirán sobre la organización, a coordinar esfuerzos, a establecer prioridades, a evaluar las tendencias externas, a clarificar las claves que contribuyen al éxito, a asegurar la disponibilidad de recursos, a establecer estándares y a desarrollar habilidades directivas.

Con todo lo anterior entonces, podemos decir que la planeación se da en todos los niveles de la organización y depende del alcance  y profundidad que ésta tenga, será el nivel jerárquico de quién planifica. Por ejemplo un Gerente  según Helllriegel, planifica por tres razones:

1. Fijar un rumbo general con la mira puesta en el futuro  de la organización (mayores utilidades, participación de mercado más amplia y responsabilidad social).
2. Identificar y asignar los recursos que necesita la organización para alcanzar sus metas.
3. Decidir qué actividades son necesarias a fin de lograrlas.^[5]

Existe coincidencia en algunos aspectos que son de importancia, tales como: Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y eficiente de los objetivos organizacionales; relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a las necesidades de la sociedad; desempeño de ciertas funciones especificas como determinar objetivos, planear, asignar recursos; desempeño de  varios roles interpersonales, de información y decisión.

La Planificación es esencial  para que las organizaciones a través de anticiparse y mirar hacia el futuro logren buenos rendimiento y alcancen sus objetivos. La planificación incluye elegir y fijar la misión y objetivos de la organización. Después, determinar las políticas, proyectos, programas, procedimientos, métodos, presupuestos, normas y estrategias necesarias para alcanzarlos. Incluye además el proporcionar información necesaria para la toma de decisiones, la cual escoger entre diversos cursos de acción futuros.

Al planear, la persona que lo hace, de alguna forma reduce el impacto del cambio, minimiza el desperdicio y las actividades redundantes y fija los estándares para facilitar el control. La  planeación establece un esfuerzo coordinado, por cuanto permite orientar al administrador y a cualquier persona poner su atención en el futuro. Cuando todo los interesados saben a donde va la organización y con que deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeación puede dar lugar a un funcionamiento incierto afectando a la toma de decisiones, dado que no se dispone de información necesariamente clara para ello incrementando la incertidumbre.

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