ANALISIS DE LOS OCHO PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Identificar el nivel de importancia que tiene los archivos en el Dispensario Cacica Gaitana, que se refleja en la organización de la información.

Realizar un análisis de los aspectos administrativos, infraestructura física, tecnología y los ocho pasos de la gestión documental.

Determinar oportunidades, debilidades, amenazas y fortalezas en los asuntos del dispensario.

METODOLOGIA:

El Diagnóstico Integral del Archivo de Sanidad Militar “Cacica Gaitana “, se basó en la normatividad archivística vigente expedida por el Archivo General de la Nación “Jorge Palacios Preciado “. Para realizar el levantamiento de la información de manera ordenada se aplicaron encuestas de Diagnostico Documental, a los funcionarios encargados de los archivos de las diferentes secciones del dispensario, se ejecutó la observación directa y registro fotográfico de los aspectos más relevantes encontrados.

Se originó una verificación de las instalaciones físicas (pisos, techos, paredes, instalaciones hidráulicas de cada archivo.); medición puntual en metros lineales (M.L.) en el archivos de gestión y el archivo central, esta medición se realizó teniendo en cuenta los lineamientos y directrices establecidos en la Norma Técnica Colombiana NTC: 2001, medición de archivos.

Así mismo se realizó la observación de condiciones ambientales, la cual incluyo la iluminación, humedad relativa, temperaturas contaminantes, microbiológicas y contaminantes atmosféricos, teniendo en cuenta lo estipulado en el acuerdo 049 de 2000, acuerdo 050 de 2000 y demás normas relacionadas.

Se analizó cada sección en los archivos de gestión y archivo Central, donde se observó aplicando el formato de evaluación documento en físico, la organización de la documentación en relación a la conservación y deterioros físicos (organización, clasificación, descripción, rasgaduras, faltantes, presencia de adhesivos activo entre otros).

ANALISIS DE LOS OCHO PROCESOS DE GESTION DOCUMENTAL:

Con base en lo estipulado en la Ley 594 de 2000 y el Decreto N° 1080 del 2015 a continuación se presentan las generalidades encontradas en la aplicación de los procesos de Gestión Documental del Dispensario Sanidad Militar Cacica Gaitana:

• Planeación
• Producción
• Gestión y Tramite
• Organización
• Transferencia
• Disposición
• Preservación a largo plazo
• Valoración

                                       OBSERVACIONES GENERALES

PLANEACION:

No existe un plan presupuestal priorizado para cada necesidad en cuanto a gestión documental (infraestructura, procesos de gestión).

Esta establecida una política de Gestión Documental.

Aunque la entidad cuenta con personal con experiencia en gestión documental, es necesario reforzar el recurso humano tanto en la parte técnica como en la profesional, para acompañar los distintos procesos en la entidad.

No se evidencio estándares para producción de documentación física y electrónica.

Cuentan con manuales, reglamentos y procedimientos para regularizar las actividades de gestión documental.

No se han diseñado, publicado e implementado un Sistema Integrado de Conservación, con sus distintos programas, para así regular y controlar el monitoreo a condiciones ambientales, almacenamiento, custodia y mantenimiento de los documentos de archivo, reprografía y capacitación.

PRODUCCION:

Cuentan con formatos estandarizados para la gestión documental, como formatos de planillas, hoja de ruta, inventarios, etc. Formatos establecidos para procesos internos (actas, informes, etc.), con el respectivo uso de la imagen institucional y en general, su integración a los sistemas de calidad de la entidad.

No se encuentra regulada la calidad de copias.

GESTION Y TRÁMITE

La entidad no hace uso de la firma electrónica.

Cuentan con ventanilla única de correspondencia.

Existe un procedimiento establecido para la “recepción, distribución y envió de las comunicaciones oficiales “.

Se ejerce control del recibo de las comunicaciones por medio de libros radicadores.

 ORGANIZACIÓN

Cuentan con Tablas de Retención Documental. (T.R.D.) actualizadas.

En las secciones y subsecciones no se cumple con los lineamientos para la foliación de documentos (doble foliación, esfero), o no se realiza la debida foliación.

Existe aplicación parcial de herramientas de descripción y control como el formato único de inventario documental (FUID), en los archivos de gestión.

En las dependencias se separan los documentos de apoyo de la organización documental según las T.R.D...

El mobiliario tanto en el archivo de gestión como en el central se encuentra adecuado.

Se cuenta con reglamento interno de archivo y correspondencia.

Las unidades documentales están debidamente identificadas ya que se hace uso de los rótulos de carpeta.

El espacio destinado para la custodia y administración de los archivos de gestión y central es suficiente.

TRANSFERENCIA:

Cuentan con fechas predeterminadas para la transferencia de los archivos de gestión y central.

No existe un procedimiento para la transferencia o migración de los documentos electrónicos, o soportes tales como cds, dvds, discos duros entre otros diferentes al papel.

Se han realizado transferencias documentales, pero estas no se han realizado de acuerdo a los parámetros establecidos, por lo que han tenido inconvenientes en el proceso (no se especifican las serie, no se conocen las fechas extremas).

PRESERVACION A LARGO PLAZO

No hay un sistema integrado de conservación y la documentación no tiene garantías para la preservación a largo plazo.

En caso de siniestro, el dispensario no cuenta con un plan de atención de emergencias para la documentación ni para la vida humana, donde se prioricen las acciones para la documentación susceptible, lo cual lo hace vulnerable.

No existe un plan de riesgo que permita determinar los riesgos en seguridad en la información.

La documentación del archivo de gestión, central y el                   , están en alto riesgo, por las condiciones de infraestructura, como la falta de acciones en conservación preventiva y correctiva (filtraciones, suciedad humedad relativa y temperatura fuera de los parámetros normales, riesgos de incendios, por conexiones eléctricas sin mantenimiento y falta de espacios y mobiliarios para albergar la documentación). Lo anterior hace que gran parte de la documentación tenga un alto riesgo de pérdida de la información a mediano y largo plazo.

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