CONDUCCION, DIRECCION Y PLANEACION DE REUNIONES

PLANEACIÓN, CONDUCCIÓN Y DIRECCIÓN DE REUNIONES

Una reunión es un acto o proceso por el que un grupo de personas se unen, como un conjunto, con un propósito común.

Es la agrupación de varias personas en un momento y espacio dados, voluntaria o accidentalmente. Puede llevarse a cabo de manera organizada y planificada, con un objetivo delimitado y con un tiempo de duración planeado, pero también puede darse de manera espontánea, por razones casuales y sin mayores propósitos.

En una organización, una reunión convoca a dos o más personas con el propósito de lograr un objetivo común a través de la interacción verbal, tales como el intercambio de información o la posibilidad de llegar a un acuerdo. Las reuniones pueden producirse cara a cara o virtualmente, mediadas por la tecnología de comunicaciones, tales como una videoconferencia.

Por lo tanto, una reunión organizada se puede distinguir de otros tipos de reuniones, como un encuentro casual (no ha sido convocado), un espectáculo deportivo o un concierto (en ambos casos existe escasa interacción verbal), una fiesta o la compañía de los amigos (sin ningún objetivo común que lograr) y una demostración o concentración política (cuyo objetivo común se logra principalmente a través del número de manifestantes presentes, no mediante la interacción verbal).

A veces el término es utilizado para referirse a las conferencias o congresos, ya sean científicos, comerciales o de otro tipo, que son eventos realizados en un hotel, centro de convenciones o cualquier otro lugar dedicado a estas reuniones. En este sentido, el término reunión se aplica a conferencias (una persona realiza una disertación o presentación ante muchas, durante una o dos horas), seminarios (por lo general varias presentaciones realizadas ante un grupo menor, con una duración aproximada de un día), talleres (más pequeños, con los participantes desempeñando roles activos), jornadas (grupos de tamaño medio, reunidos uno o más días), congresos (varios días, incluyendo eventos de distinto tipo) , exposiciones o ferias de muestras (con pequeños stands atendidos por personas, que son visitados por los transeúntes), cursos de formación (uno o varios presentadores, varios días generalmente no consecutivos), sesiones de formación en equipo y eventos de lanzamiento. Otros nombres específicos de reuniones organizadas son los paneles, mesas redondas, foros, Phillips 6-6, etc.

Las reuniones se pueden clasificar de acuerdo a los siguientes criterios:

1. Objetivos a alcanzar y que originan su convocatoria

2. Frecuencia con que se realizan y

3. De acuerdo a su contenido.

En el cuadro que encontrarás a continuación te damos a conocer la clasificación de acuerdo a los diferentes criterios.

Para que tengas un mayor conocimiento, ten entregaremos una breve explicación sobre los tipos de reuniones:

- De orden informativa: Estas reuniones tiene por objeto comunicar a sus participantes informaciones que se consideran de interés para la marcha de la entidad, y que no pueden, o no deben, ser solventadas con una simple comunicación escrita o telefónica.

- De orden coordinativa: En este caso, la finalidad de la reunión es la coordinación del trabajo en equipo en aras de un mejor y mayor rendimiento colectivo. Además son el foro idóneo para el intercambio de opiniones, la fórmula de alternativas y el establecimiento de las estrategias de futuro serán posteriormente aprobadas.

- De orden de decisión: Las reuniones de directivos suelen predecir la consecución de acuerdos y la toma de decisiones, cuya responsabilidad última es competencia de la persona (as) u órgano que se encuentra al frente de la entidad.

- De orden formativa: Es usual la convocatoria de reuniones, cuya finalidad es ampliar la formación

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