Dirección de reuniones

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Universidad de Oriente

Núcleo Anzoátegui

Departamento de Humanidades y Ciencias

Unidad de Cursos Básicos

Dirección de Reuniones

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Facilitadora:                                                                                               Bachilleres:     Livia Subero                                                                                              Alexandra Martínez  Sección 01                                                                                                 C.I: 27.136.101                        .                                                                                                                  Pedro Pérez                                                                                                                             .                                                                                                                  C.I: 26.850.934                         .                                                                                                                  Emelis Granado                                                                                                                            .                                                                                                                  C.I: 27.471.990

.                                                                                                                  Yannelys Andrade                                    

.                                                                                                                  C.I: 28.257.176

Barcelona, 13 de Julio de 2021.

Índice.

Introducción………………………………………………………  Pág. 3.

Desarrollo....………………………………………………………  Pág. (4-18)

1.0. Director de Reuniones.

1.  Características.
2.  Atribuciones.

2.0.  Participantes de una Reunión.

1.   Tipos de Participantes.
2.   Características.

3.0.  Secretario de una Reunión.

3.1.  Funciones.

3.2.  Las Actas.

4.0.  Tipos y Uso de Preguntas en una Reunión.

5.0.  Técnicas para Controlar Situaciones Específicas en una Reunión.

Conclusión………………………………………………………....  Pág.19.

Bibliografía...……………………………………………………....  Pág. 20.

Introducción.

Las reuniones constituyen una actividad fundamental en las organizaciones modernas porque en ellas se informa o se toman decisiones que enrumban a las organizaciones, hacia el éxito o fracaso. Los objetivos de las reunión son muy variados entre ellos se encuentra principalmente informar sobre un tema, de igual forma transmitir conocimientos, resolver problemas, coordinar funciones de cada participante, entre otros.

Según Vanderhaar, Riggs (2001), una reunión es “Juntarse unos con otros”, y afirman que "se realiza para cumplir una meta de un grupo de personas, tomar decisiones, y tomar acciones, compartir información, identificar, desarrollar o juntar ideas, para buscar el apoyo del grupo u organización en el logro de una meta".

Dirigir reuniones es una habilidad. Dirigir o controlar una reunión significa más que sólo hacer que el grupo cubra los temas de la agenda de trabajo programada. Cuando se preside una reunión, la persona al frente de ella es responsable del bienestar del grupo y los miembros que lo conforman.

La siguiente investigación realizada hace referencia a los elementos que componen una reunión, entre ellos, el director el cual es el encargado de dirigir la reunión, los participantes y los diferentes tipos que existen, el secretario y las actas que este realiza, entre otros temas que se relacionan con las reuniones.

Esta investigación además, fue realizada con el fin de explicar distintos procedimientos para controlar y dirigir una reunión, para poder obtener los conocimientos necesarios en el área de dirección de reuniones.

Director.

  Primeramente y en términos generales, nos complace hacer énfasis en lo que realmente es un director. Y en ello destacamos que el término director se refiere a aquella persona que tiene a su cargo la dirección de diferentes espacios, organismos o instituciones tales como una empresa, un negocio, una compañía de teatro, un establecimiento educativo, un equipo de fútbol, entre otros.

  Tenemos entonces que esta persona se destaca por poseer como principal cometido la dirección, dirigir al personal, o los individuos que se encuentran a su cargo y guiarlos de la mejor manera posible hacia la satisfacción del objetivo fijado. De igual forma, agregamos que es sobre el director que recae la responsabilidad total de la actividad que dirija, es decir, si las cosas salen bien en el objetivo fijado él es el responsable, y de ocurrir lo contrario, que no salga todo bien, él será el responsable de que no haya sido así.

  El director mayormente guiará para que cada uno de sus dirigidos saquen de sí mismos lo mejor y así contribuyan al fin en común.

Director de Reuniones.

  Ahora bien, respecto al director de reuniones podemos destacar que se trata de esa persona la cual se encarga de convocar y de dirigir una reunión. Esta además ejerce funciones tales como marcar el camino, poner orden y estimular la participación de los participantes. Podemos agregar también que todo director tiene como misión, determinar los objetivos, preparar adecuadamente la reunión, escuchar de forma activa a los participantes, dirigir las discusiones, potenciar la eficacia y la cohesión, dinamizar al grupo, clarificar dudas y lograr resultados.

Características del Director de Reuniones.

  Respecto a las características que un director de reuniones posee, podemos destacar que el director se caracteriza por:

• Ser una persona con capacidad de comunicación.
• Poseer pensamiento claro y rápido.
• Se caracteriza por tener un espíritu abierto.
• Es imparcial.
• Es una persona con espíritu positivo..
• Posee paciencia.
• Tiene un sentido práctico.
• Posee capacidad de organización.
• Es una persona que mantiene tacto en el trato personal.
• Posee también capacidad de análisis.
• Cuenta además con capacidad de síntesis.
• Es una persona con facilidad de palabra.
• Es seguro y mantiene seriedad en lo que realiza.
• Posee autocontrol.
• Se caracteriza también por tener sentido del humor.
• De igual forma, se caracteriza por ser alguien que no deja influirse por los prejuicios.

  Es imprescindible que el director es el responsable de dotar contenido a una reunión, por tal motivo señalamos que este debe ser una persona activa, que posea el manejo de las habilidades expuestas anteriormente para así garantizar que el desarrollo de la reunión sea satisfactorio.

Atribuciones del Director de una Reunión.

En cuanto a las atribuciones compete, destacamos lo siguiente:

• Clarificar: Evidentemente todo director debe asegurarse que el objetivo de la reunión se cumpla, es decir, debe velar que el mensaje llegue de manera correcta a  todos los participantes, que éstos sepan dónde, cuándo, con quién y sobre todo las razones por las cuáles se reúnen. Por tal motivo, consideramos que todo director debe:

• Aclarar el objetivo de la reunión desde el inicio.
• Reformular las opiniones que crea que se deban resaltar.
• Repetir los puntos importantes.
• Y resumir o sintetizar.

• Controlar: En este punto importante, exponemos que el director debe asegurar el funcionamiento de la reunión y que se logren lo objetivos propuesto. Dicho esto, nos complace decir que para garantizar el éxito de la reunión dicho director debe:

• Establecer normas de actuación que permitan una comunicación fluida.
• Administrar bien el tiempo del cual se disponga.
• Regular las intervenciones.
• Y evitar interrupciones externas a la reunión.

• Dinamizar: En este punto podemos señalar que si una reunión se lleva a cabo de manera espontánea y dinámica se logrará que se desarrolle de manera eficaz y eficiente, lo cual traerá consigo también la animación a la participación y la aportación por parte de los miembros presentes a encontrar soluciones al problema planteado. Para ello, consideramos entonces que el director debe:

• Estimular a aquellos participantes que no han realizado ninguna aportación.
• Reforzar adecuadamente cada tipo de comportamiento.
• Motivar al grupo señalando los logros que éste va alcanzando.

Participantes de una Reunión.

  En este punto, podemos comenzar exponiendo que dichos participantes en una reunión son personas que asisten a la misma y que puedan hacer una contribución interesante al caso, por tener conocimientos profundos en la materia.

  Entendiendo por esto entonces, señalamos que aquellos que representan a un colectivo al cual le van a afectar las decisiones emanadas de la reunión. De igual forma, aquellos que puedan ser ejecutores de las decisiones que se tomen. Y también las personas que van a integrase a un grupo, especialmente cuando una reunión tiene el propósito de formar un equipo.  

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