Ceremonias o actos académicos realizados por entidades, instituciones o empresas externas al Ministerio de Salud

alud. Las invitaciones serán cursadas por las máximas autoridades de las entidades involucradas.

4. Ceremonias o actos académicos realizados por entidades, instituciones o empresas externas al Ministerio de Salud (organismos o agencias cooperantes, ONG's, colegios profesionales, empresas privadas u otras).

En el caso de los Aniversarios Institucionales y otras ceremonias de los organismos o instituciones no dependientes del Ministerio de Salud, donde invitan a presidir al Titular del Sector, la coordinación estará a cargo de la Oficina Ejecutiva de Imagen Institucional del Ministerio de Salud, que asegurará que la actividad se desarrolle en los estándares de calidad requeridos para la ocasión. Siendo responsabilidad de quien genera la invitación brindar las facilidades para la coordinación de las actividades.

B. ACCIONES DE PROTOCOLO.

1. INVITACIONES.

La invitación puede hacerse a través de:

- Tarjetas: deben contener los datos básicos: quien invita, a quien, a qué, cuándo y dónde. El agradecimiento por la asistencia y los teléfonos para las confirmaciones. Deben ser enviadas por lo menos 15 días como mínimo antes del acto.

- Oficios: Así se envíen tarjetas, los oficios son necesarios cuando se trata de altas personalidades, a quien se debe sustentar la importancia de la ceremonia.

- Conformaciones: es necesario asignar a alquien, pero es siempre una labor de equipo. Fundamenta para las precedencias, es aconsejable no buscar confirmaciones de todos los invitados, sino principalmente de aquellos que ocuparán lugares importantes.

- Directorio y actualizaciones: es muy importante contar con un directorio en permanente actualización para que sirva de insumo antes que se empiece a elaborar los sobres y tarjetas.

a. AL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA Y OTRAS AUTORIDADES.

Si se desea invitar al Presidente de la República, Presidente del Congreso de la República, Ministros de Estado u otras autoridades con igual jerarquía, la invitación debe ser cursada por una autoridad de igual jerarquía, en este caso, del Señor Ministro de Salud. Las autoridades locales o regionales pueden ser invitadas por el Director General de la Institución.

A los demás invitados, se les enviará una tarjeta de invitación, observando cuidadosamente su redacción y el adecuado uso de escudos, logos y colocando el teléfono correspondiente para la confirmación. El tiempo de despacho previo de una invitación es de siete días hábiles como mínimo y 15 como máximo.

b. AL TITULAR DEL SECTOR SALUD.

La invitación que se hace al Titular del Sector, constituye una deferencia especial al ser la persona de más alta jerarquía dentro de la organización del Ministerio de Salud.

La persona de más alto cargo de la institución que genera la invitación deberá remitir con un mínimo de quince días previos a la ceremonia, el oficio o carta de invitación al Titular del Sector, adjuntando un expediente conteniendo la siguiente información:

a. Ayuda Memoria (breve exposición) sobre el motivo de la ceremonia, detallando fecha, lugar y hora propuesta.

b. Brochure Institucional (si fuera una entidad externa al Ministerio de Salud).

c. Información histórica de la Institución (para ceremonias de aniversario).

d. El programa de la ceremonia (detallar tiempo de intervenciones).

e. Relación de invitados a la ceremonia (las de mayor nivel jerárquico para preparar el Orden de Precedencia).

f. Un croquis señalando el recorrido que se propone efectúe el Ministro dentro de las instalaciones de la Institución (en caso de considerarse la visita de ambientes o inauguración de pabellones u otras instalaciones luego de concluida la ceremonia).

2. FORMAS DE RECIBIR UNA VISITA.

La persona de mayor jerarquía de la institución que genera la invitación, deberá recibir al Titular del Sector, desde la puerta de ingreso hacia el despacho

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