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Balance de Gestión Integral. Concepto

El Balance de Gestión Integral es un instrumento técnico de carácter público a través del cual cada institución presenta los resultados de su gestión anual. La importancia de este Balance radica en que su propósito es informar acerca de los objetivos, metas y resultados de la gestión de los servicios como cuenta pública al Congreso Nacional y es el medio a través del cual la institución da a conocer sus principales logros y no logros.

Los Balances son elaborados por los propios Servicios Públicos en el marco de las instrucciones que para estos efectos define el Ministerio de Hacienda, a través de la Dirección de Presupuestos.

Importancia:

La importancia de este Balance radica en que su objetivo es ser un instrumento de cuenta pública.  Adicionalmente, es un instrumento que contribuye a otros procesos de análisis y evaluación institucional. En particular, la Dirección de Presupuestos lo utiliza en sus procesos internos de trabajo. Debido a esto es necesario que la calidad de la información presentada posibilite disponer efectivamente de información de los resultados globales de gestión de las instituciones públicas y permita retroalimentar otros procesos de análisis y evaluación institucional.

Principales aspectos que comprende este balance institucional son:

• Presentación de las definiciones estratégicas y de los resultados más relevantes de la institución.

• Identificación de la institución en aspectos tales como; estructura organizacional, dotación, principales productos.

• Resultados de la gestión incluyendo informe de desempeño, de gestión financiera, de recursos humanos.

• Desafíos para el año siguiente, entre otros aspectos.

Objetivo del Balance de Gestión Integral.

El Balance de Gestión Integral (BGI) tiene por objetivo principal informar acerca de los objetivos, metas y resultados de la gestión de los servicios como cuenta pública al Congreso Nacional.

Sistema de Gestión de Calidad (SGC)

El año 2004, el Gobierno y el Congreso Nacional suscriben un protocolo de acuerdo en el marco de la discusión del Proyecto de Ley de Presupuesto del Sector Público, en el que se establece promover un mecanismo de certificación externa reconocible internacionalmente, con el objeto de que el Programa de Mejoramiento de Gestión (PMG) se consolide como instrumento de promoción de la excelencia en los servicios públicos.

El año 2006, el PMG de CONICYT ingresa - desde el Marco Basico - al Marco Avanzado, lo que implica que los Sistemas-PMG son auditados para su certificación por empresas externas, las que deberAn estar inscritas en el INN (Instituto Nacional de Normalización) y/o acreditadas ante un miembro del International Acreditation Forum (IAF) u otro organismo que agrupe acreditadores en norma ISO 9001: 2008.

Dado lo anterior, el año 2006 se implementa el Sistema de Gestión de Calidad (SGC) en CONICYT y -se preparan por primera vez para la certificación- los Sistemas- PMG de Planificacion/Control de Gestion y Auditoria Interna. Posteriormente, se van incorporando los demas Sistemas-PMG al SGC, hasta alcanzar -en el año 2010- 7 Sisitemas-PMG (contemplados en el Marco Avanzado).

El BGI es un documento de Cuenta Pública de los Servicios Públicos al Congreso Nacional y a la ciudadanía, por lo que se debe velar por la utilización de un lenguaje fácilmente entendible por cualquier ciudadano, explicando mediante notas aquellas siglas o aspectos técnicos que sean demasiado específicos.

El BGI tiene como objetivos los siguientes:

Informar acerca de los objetivos, metas y resultados de la gestión relevante de los Servicios como cuenta pública al Congreso Nacional.

Contribuir a otros procesos de análisis y evaluación institucional, como el proceso interno de evaluación de la ejecución presupuestaria realizado por DIPRES, en el cual se analizan los antecedentes disponibles en relación con la gestión financiera y de desempeño de los Servicios.

Constituir información base para las definiciones de presupuestos exploratorios y marcos presupuestarios para la Formulación del Proyecto de Ley de Presupuestos.

Programa de Mejoramiento de Gestión (PMG)

Instrumento de apoyo a la gestión de los Servicios Públicos cuyo objetivo es mejorar la gestión global de estos. Se basa en el desarrollo de áreas estratégicas comunes de la gestión pública y comprende etapas de desarrollo o estados de avance para cada una de ellas. El cumplimiento de estas etapas permite que los funcionarios accedan a un incentivo monetario

A partir del año 2001, los Programas de Mejoramiento de Gestión se han centrado en el desarrollo de sistemas de gestión, mejorando las prácticas en áreas estratégicas.

Areas

Sistemas

1. Recursos Humanos

Capacitación

Higiene - Seguridad y Mejoramiento de Ambientes de Trabajo

Evaluación del Desempeño

2. Calidad de Atención a Usuarios

Sistema integral de Información y Atención Ciudadana

Sistema de Acceso a la Información Pública

Gobierno Electrónico - Tecnologías de Información

Sistema de Seguridad de la Información

3. Planificación/Control de Gestión

Planificación y Control de Gestión

Sistema de Monitoreo del Desempeño Institucional

Auditoría Interna

Gestión Territorial

Descentralización

Equidad de Género

4. Administración Financiera

Sistema de Compras y Contrataciones Públicas

Financiero Contable

5. Enfoque de Género

Enfoque de Género

Los sistemas que forman el programa marco del PMG son esenciales para un desarrollo eficaz y transparente de la gestión de los servicios, respondiendo a las definiciones de política en el ámbito de la modernización de la gestión del sector público.

Cada sistema comprende etapas de desarrollo o estados de avance posibles y para cada etapa se establecen los requisitos técnicos, de acuerdo a lo tipificado en términos de contenidos y exigencias, de modo tal que con el cumplimiento de la etapa final, el sistema se encuentre implementado según características y requisitos básicos.

En 2004 se estimó necesaria la aplicación de un estándar externo que continuara promoviendo la excelencia en la gestión de los servicios públicos y que a su vez hiciera reconocibles los logros por parte del conjunto de la sociedad. Con este fin a partir del año 2005 se incorporaron los primeros elementos para transitar hacia un mecanismo de certificación externa de sistemas de gestión para los servicios públicos, a través de las Normas ISO, respondiendo además al compromiso establecido en el Protocolo que acompañó el despacho del Proyecto de Ley de Presupuestos del Sector Público para el año 2004, suscrito por el Gobierno y el Congreso Nacional.

El año 2009 se avanza en el desarrollo de los sistemas de gestión hacia la mejora de las prácticas de las instituciones públicas, con el objeto de llegar de mejor forma a los ciudadanos que reciben los bienes y servicios de las instituciones. Este diseño considera el mejorar la gestión de las instituciones públicas ampliando el alcance de las certificaciones de la norma ISO 9001 ya logradas, incorporando los procesos de provisión de los productos estratégicos (bienes y servicios a la ciudadanía).

El año 2011, considerando que se observa sistemas de gestión ya instalados en los servicios públicos y las recomendaciones de la Evaluación de Impacto del PMG se ha disminuido el número de sistemas de gestión que forman parte del PMG a 6 (o 7) y se ha dado prioridad a la medición de resultados a través de indicadores de desempeño. Aquellos servicios que al año 2010 completaron la etapa final de uno o más sistemas de gestión, comprometen sistemas en las áreas de Calidad de Atención a Usuarios y Planificación/Control de Gestión considerando en ésta última los sistemas de Monitoreo del Desempeño Institucional, Descentralización y Equidad de Género. La continuación o incorporación al Sistema de Gestión de la Calidad (ISO 9001) es voluntaria.

LOS PRINCIPALES DEPARTAMENTOS PARA LA GESTION ADMINISTRATIVA.

.-PRODUCCIÓN: Es el centro de las actividades productivas de la empresa y usualmente se le denomina la fábrica. Este departamento aplica los métodos más eficaces en la fabricación de los artículos. Antes de iniciar el proceso de fabricación se calculan los costes y se prevé cualquier eventualidad que pueda alterar o afectar al proceso.

.-CONTABILIDAD: Los diversos costes que intervienen en la explotación general de la empresa así como los ingresos que recibe la misma conciernen a este departamento. Registra las compras, ventas y gastos así como la compra o venta de activos fijos inmovilizados y demás adquisiciones de la empresa. Revisa periódicamente las cuentas para asegurar que las inversiones se están realizando correctamente.

.-PERSONAL: Se encarga de la selección y contratación del personal, organiza cursos de formación a los distintos niveles y prepara reuniones de trabajo, charlas o seminarios para los directivos o para introducir nuevos procedimientos de trabajo.

.-COMPRAS: Este departamento

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