Control Interno

COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO

Ambiente de Control

Es el conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales.

Los factores principales que los auditores deben considerar son:

• La filosofía y el estilo de la dirección y gerencia.

• La estructura el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de procedimiento.

• La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las políticas y objetivos establecidos.

• Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y desarrollo del personal.

• El grado de documentación de políticas y decisiones y de formulación de programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.

Evaluación de Riesgo

Significa que dado que el control interno ha sido pensado para limitar los riesgos que afectan las actividades de una organización, el auditor deberá adquirir un conocimiento práctico de la entidad y sus componentes para identificar puntos débiles, enfocando los riesgos tanto a nivel de la organización ( internos y externos) como de la actividad.

En tal sentido, las circunstancias que pueden merecer especial atención por su impacto serán:

• Cambios en el entorno

• Redefinición de la política institucional

• Reorganizaciones o reestructuraciones

• Ingreso de nuevos empleados o rotación

• Nuevos sistemas y procedimientos

• Aceleración del crecimiento

• Nuevos productos o servicios, actividades o funciones

• Cambios en la aplicación de los principios contables.

Actividades de Control

Las actividades de control son ejecutadas en todos los niveles de la

organización y en cada etapa de gestión con base en un mapa de riesgos, de acuerdo a lo expresado en el punto anterior: conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos.

Ejemplos de las actividades del control:

• Análisis efectuados por la dirección.

• Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas funciones o actividades.

• Comprobación de las transacciones en cuanto a exactitud, totalidad, y autorización pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, recálculos, análisis de consistencia, prenumeraciones.

• Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos.

• Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y

• registros. Segregación de funciones Aplicación de indicadores de rendimiento.

• Procesamientos de datos, adquisiciones, implantación y mantenimiento

• del software, seguridad en acceso a sistemas.

Información y comunicación

El sistema de información importante para los objetivos de información

financiera, que incluye el sistema de contabilidad, consiste en métodos,

registros y niveles de seguridad, establecidos para la contabilización,

proceso, resumen e informe de las operaciones de la entidad ( así como de eventos y condiciones) y para mantener contablemente los relativos activos, pasivos e inversiones de los accionistas. La calidad del sistema generado de información, afecta la habilidad de la gerencia para la toma de decisiones apropiadas en el manejo y control de las actividades de la entidad y para preparar informes financieros confiables.

La Comunicación incluye el proporcionar un entendimiento de los papeles individuales y responsabilidades correspondientes al control interno sobre la información financiera. Incluye la extensión para cualquier persona que entienda como sus actividades en el sistema de información financiera, se relacionan con el trabajo de otros y el significado de las excepciones de la información dentro de la entidad. Unos canales abiertos de comunicación, ayudan a asegurarse de que las excepciones fueron informadas y corregidas. La Comunicación toma formas como los manuales de políticas internas, de contabilidad, de información financiera y de funciones. La información elaborada por la entidad es objeto de verificación por parte del auditor en lo relativo a los aspectos de contenido, oportunidad, actualidad, razonabilidad y accesibilidad.

Vigilancia o Supervisión

Este componente tiene como objetivo asegurar que el control interno

funciona adecuadamente, a través de continuas o separadas

evaluaciones.

Las actividades continuas de vigilancia están incluidas dentro de las

actividades recurrentes normales de una entidad e incluyen actividades

regulares de gerencia y supervisión.

En muchas entidades, los auditores internos o el personal que lleva a cabo las funciones similares, contribuyen a la vigilancia de las actividades de la entidad a través de evaluaciones por separado. Ellos comunican debilidades y recomendaciones para mejorar el control interno.

En este contexto, debe también considerarse la intervención de auditores

externos, organismos gubernamentales de vigilancia y organismos

multilaterales.

En general, los auditores considerarán las acciones de vigilancia de la

entidad, a fin de verificar:

• Tareas de los auditores internos y externos.

• Areas o asuntos de mayor riesgo.

• Programas de evaluaciones y su alcance

• Actividades de supervisión continua existentes.

• Evaluadores, metodología y herramientas de control

• Presentación de conclusiones y recomendaciones, debidamente

• Soportadas

• Seguimiento de las acciones correctivas

Práctica

Usted fue contratado para la compañía MPC, para instalar un sistema que le permita controlar todas sus operaciones contables, financieras y administrativas y le suministre información referente a: ventas, inventarios, cuentas por cobrar, ingresos, costos, gastos, etc.

¿Qué usted hace?

¿Cómo lo hace?

¿De qué forma usted controla el efectivo?

Establezca control de ventas y facturación (formularios y esquemas).

Clasifique los activos fijos. Establezca controles.

Prepare Estado de Ganancias y Perdidas proforma.

Prepare Estado de Situación proforma.

Definiciones de Sistema de Contabilidad.

Sistema de contabilidad es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitiran a la misma tomar decisiones financieras.

Un sistema de contabilidad no es mas que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura-configuración cumpla con los objetivos trazados. Esta red de procedimientos debe estar tan intimamente ligada que integre de tal manera el esquema gral de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

PROCEDIMIENTOS PARA INSTALAR UN SISTEMA DE CONTABILIDAD

Tener conocimiento de la empresa (por medio de entrevistas, visitas, etc.)

Preparar una lista de chequeo.

Elaborar informes.

Preparar Catalogo de Cuentas y Manual de Procedimiento

Diseñar formularios para todas las operaciones.

Diseñar reportes

Preparar los libros. Balance inicial

Lista de chequeo: es un formulario que posee todos los datos de una empresa relativos a: su razón social, ubicación física, actividad comercial/industrial, cantidad de empleados, equipos, capital, datos generales, etc. Es suministrada por la persona que va a instalar el sistema de contabilidad.

Informes: expresan la situación de la empresa. Estos están integrados por:

El Balance General

Estado de G y P

También pueden existir informes adicionales a criterio de la gerencia como son:

Estado de Costo Estimado

Estadisticas de ventas, etc.

La gerencia los utiliza para evaluar su actuación y determinar su posición financiera cada mes. Presentan cifras mensuales y acumuladas durante un ejercicio.

Cualidades.

• Presenta propuestas para el buen funcionamiento de la empresa.

• Contiene los parametros de una buena comunicación: claridad, coherencia, estratificación, etc.

Catalogo de Cuentas: contiene todas las cuentas que se estima seran necesarias al momento de instalar un sistema de contabilidad. Debe contener la suficiente flexibilidad para ir incorporando las cuentas que en el futuro deberan agregarse al sistema.

Objetivos.

• Permitir que distintos empleados puedan mantener registros coherentes con la implementación de un catalogo de cuenta similar.

• Facilitar el trabajo contable sobre todo cuando se trata de consolidad cifras financieras.

o

• Facilitar y satisfacer la necesidad de registro diario de las operaciones de una empresa o entidad.

Las cuentas en el catalogo deben estar numeradas. La numeración se basa en el sistema métrico

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