EL PROBLEMA Planteamiento del Problema

CAPITULO I

EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Desde tiempos remotos, el ser humano ha tenido la necesidad de controlar sus pertenencias y las del grupo del cual forma parte, por lo que de alguna manera se tenían tipos de control para evitar desfalcos.

Se piensa que el origen del Control Interno, surge con la partida doble, una de las medidas de control, pero fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.

A través de los años las actividades del sistema de control interno han evolucionado a nivel mundial y el reconocimiento de su importancia entre las empresas fue en aumento, ya que con esto se logra mejorar la situación financiera administrativa y legal.

Se dice que el control interno es una herramienta surgida de la imperiosa necesidad de accionar proactivamente a los efectos de suprimir y/o disminuir significativamente la multitud de riesgos a las cuales se hayan afectadas los distintos tipos de organizaciones, sean estos privados o públicos, con o sin fines de lucro.

De manera que la organizaciones se enfrentan a un mundo más globalizado, en tecnología o aplicación de la administración y la gestión contable, con esto se define claramente si una empresa se puede o no mantener en el mercado, es por ello que se tiene que definir puntualmente los cuatro objetivos que son determinantes en cuanto a

controles se refiere, la planificación, organización, dirección y control de toda la estructura organizativa de la entidad, a raíz de la comercialización moderna nace la necesidad de crear e implementar controles internos que permitan de manera eficaz las operaciones diarias de las organizaciones.

Durante los últimos años ha estado adquiriendo mayor importancia en los diferentes países, a causa de los numerosos problemas producidos por su ineficiencia. Una de las causas se encuentra en el no haberse asumido de forma efectiva la responsabilidad sobre el mismo por parte de todos los miembros de los Consejos de Administración de las diversas actividades económicas que se desarrollan en cualquier país, de lo cual  Latinoamérica no es una excepción, ya que generalmente se ha considerado que el control interno, es un tema reservado solamente para los contadores.

Por tal situación el control interno se toma de vital importancia para la estructura administrativa de una organización, no solo porque implican la forma correcta de hacer las cosas, sino debido, a que son medios idóneo de asegurar en mayor grado el logro de los objetivos. Dentro de este orden de ideas, la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (1994): la define como:

El plan de organización, de todos los métodos y medidas coordinadas adoptadas al negocio, para proteger y salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y confiabilidad de los datos contables y sus operaciones, promover la eficiencia y la productividad en las operaciones y estimular la adhesión a las prácticas ordenadas para cada empresa.(p. 310).

El control interno abarca la organización, políticas, procedimientos y prácticas empleadas para administrar las operaciones de una entidad y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas en forma efectiva, para alcanzar los resultados deseados. Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o instrumento de control administrativo, y que igualmente abarca el plan de organización, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la única finalidad de custodiar los activos y a la confiabilidad contable.

La necesidad de un control interno en una organización crece de acuerdo a la complejidad de sus actividades, la cantidad de empleados que maneja en nómina y el número de departamentos. Por tal motivo, las organizaciones están sujetas a sistemas de control para garantizar su continuidad en el mercado, de tal forma que esto se vea reflejado en un buen resultado de los estados financieros de la empresa.

Lo esencial del control interno gerencial está en las acciones tomadas para dirigir o llevar a cabo operaciones, dichas medidas incluyen el corregir las deficiencias y adaptar las operaciones, para que estén de conformidad con las normas o con los objetivos deseados. El primer paso básico que se debe aplicar en un sistema de control interno es  establecer normas, metas u objetivos, segundo, analizar el rendimiento y evaluar los resultados, por ultimo tomar acciones correctivas; cada uno de éstos pasos implica algún tipo de acción.

Su eficacia depende de la competencia y actitud de todos los funcionarios y empleados directamente encargados de llevar a cabo una tarea y de rendir cuenta de los resultados. El proceso administrativo cubre todos los niveles de supervisión y su eficacia en el resultado de los esfuerzos de muchos funcionarios y empleados.

El control interno es la metodología general de acuerdo con la cual se lleva al cabo la administración dentro de una organización dada, es un factor básico que opera en una o en otra forma en la administración de cualquiera organización mercantil o de otra índole. La administración es ´´el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de los recursos para lograr los objetivos organizacionales´´ (Chiavenato, I. 2004, p. 25).

Aun cuando el control interno algunas veces se identifica con el propio organismo administrativo, frecuentemente se caracteriza como el sistema motor que activa las políticas de operación, afectando directamente la gestión contable de la organización.

Usualmente en Venezuela las pequeñas y medianas empresas no cuentan con un sistema de control interno o una administración bien definida, donde muchas veces los objetivos y planes no se encuentran por escrito sino que se trabajan de manera empírica; solucionando problemas conforme se presentan, invirtiendo sin planificación, creando  departamentos a medida que surgen las necesidades, entre otras cosas. Sin embargo, la envergadura de la organización no es un factor que defina la importancia o existencia del sistema de control, de modo que, debe contar con un control,  adecuado al tamaño y actividades de la organización.

El desarrollo de un control interno adecuado permitirá optimizar la utilización de los recursos con calidad para alcanzar una adecuada gestión administrativa logrando mejores niveles de organización, unido a esto, (Poch, 1992), expresa “el control aplicado de la gestión tiene por meta la mejora de los resultados ligados a los objetivos.”(p.17).

En definitiva, gestionar los controles en cualquier entidad con o sin fines de lucros en Venezuela y lograr la ejecución de tal control en el área de administración se puede considerar mucho más importante que en otro país,  debido a la actual situación económica que atraviesa nuestro país causado por los altos índices inflacionarios, de modo que, se tiene que asumir los riesgos que implica la adquisición de bienes a través de la inversión sin poseer una planificación y por consiguiente una organización clara que direccione las actividades de administración.

En el caso de la farmacia La Vela, C.A. ,una pequeña empresa destinada a la compra al mayor y ventas al detal de productos farmacéuticos, insumos médicos y otros productos libres, que cuenta con el un control interno adecuado a sus dimensiones pero al pasar de los periodos, en dicha farmacia se ha venido incrementando progresivamente el volumen de operaciones por lo que se requiere mayor compromiso en el cumplimiento del control interno establecido por parte de los empleados en la organización, es aquí donde se  presentan  debilidades, las políticas y procedimientos  que se desarrollan ya no garantizan el cumplimiento de los objetivos administrativos, afectando la gestión contable en la organización y por ende afectando la rentabilidad de la farmacia.

El ciclo contable en la Farmacia La vela, C.A. se ve afectado por el conocimiento de las actividades que ejecuta el personal encargado en el área de administración, la falta de planificación y de comunicación produce irregularidades en el registro de la contabilidad.  Como lo son; registro de las transacciones de libro diario general; donde se encuentra facturas que superan las 20 unidades tributarias y no aplican la debida retención al impuesto al valor agregado (IVA); situación que puede generar sanciones de carácter tributario por parte del SENIAT.

La existencia gastos relacionados  en caja chica que no se ajustan a las necesidades de la farmacia, Comprobantes de pagos y transferencias que no coinciden con los respectivos montos reflejados en los soportes solo refleja la pobre organización en el personal, la deficiencia y ausencia en los controles sobre el registro de las partidas y la debida supervisión y verificación en las actividades  de administración apuntan hacia riesgos potenciales en los objetivos y  la capacidad de competir o mantenerse en el mercado.

En general se dice que existe un control interno bien diseñado y cuidadosamente aplicado cuando una organización opera sin tropiezos, con economías y de conformidad con los objetivos fijados por las políticas superiores. En farmacia La Vela, C.A. tienen que tomar en consideración varios aspectos como lo son la comunicación, además de tener control, planificación, conocimiento de las actividades y primordialmente interés en las actividades que ejecuta el personal, ya que es la base que consolida el crecimiento y estimula el progreso en dichas actividades administrativas-contables.

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