ESTUDIO Y PLAN DE MEJORA PARA LA CORRESPONDENCIA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE ALPUJARRA TOLIMA

ESTUDIO Y PLAN DE MEJORA PARA LA CORRESPONDENCIA DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE ALPUJARRA TOLIMA

Marisol Peralta Rodríguez

Control gerencial, CUN, Marisol.peralta@cun.edu.co

Andrea Katherine Manrique Minu

Control gerencial, CUN, Andrea.manriquem@cun.edu.co

Kevin Euclides Cañón Ortiz

Control gerencial, CUN, kevin.canon@cun.edu.co

Resumen

La Administración Municipal de Alpujarra Tolima es una entidad Pública, que mediante acuerdo municipal No. 008 del 04 de junio de 2016 se crea el plan de desarrollo que plantea el Alcalde con el objetivo de alcanzar sus metas y propósitos durante su mandato siendo el periodo 2016-2019.

Debido a que se quiere identificar las falencias en el manejo de la correspondencia, con el fin de mejorar los niveles de satisfacción en cuanto a los trámites y servicios de la entidad dirigido a los usuarios, donde se busca agilizar los tiempos de respuesta a los oficios garantizando la entrega efectiva y oportuna de la correspondencia; para así tener disposición de los documentos con facilidad y brindar al usuario un servicio eficiente, oportuno basado en realizar un seguimiento continuo a los procesos efectuados a la correspondencia bajo la normatividad vigente cumpliendo así con la misión de la Entidad

Implementar de tal manera que los procesos a partir de la recepción, radicación, y distribución de los documentos se realicen bajo los términos establecidos por la Ley y de esta manera también brindar cumplimiento con la ley 1755 de 2015

Implementar una herramienta que permita un mejor control y manejo de los documentos

Establecer unos lineamientos metodológicos de recepción, radicación, registro y distribución de los documentos, verificando si a la correspondencia recibida se le está dando el trámite de respuesta dentro del término

La metodología que se realizó fueron entrevistas a 3 funcionarios que manejan la correspondencia y adicional se aplicaron 10 encuestas a los funcionarios de cada dependencia y al área de control interno se le realiza un chequeo

Palabras clave        

Corresponder, manejo, tramite, problema, soluciones

1. Introducción

la historia de la correspondencia comienza desde los años más antiguos donde el hombre siempre ha necesitado transmitir información y ha buscado diversas formas de comunicar mensajes a distancia la primera correspondencia era oral y los mensajeros eran elegidos entre que se destacaban por tener buena memoria, la palabra correspondencia se deriva de correo se refiere al que “corre” y se remota a épocas en los que los portadores de noticias eran verdaderos atletas. En un principio se escribían en pergaminos luego en papiros y por ultimo inventaron el papel y fue en 1972 que aparece por primera vez la figura de cartero personaje imprescindible en el medio urbano, en los últimos tiempos se han desarrollado un sin número de empresas de mensajería donde las comunicaciones electrónicas se han expandido y las entidades de correspondencia trabajan en avances tecnológicos para desarrollar nuevos servicios

Se busca agilizar los tiempos de repuesta a los oficios garantizando la entrega efectiva y oportuna de la correspondencia. el objetivo es implementar una herramienta que permita un mejor control y manejo de los documentos Estableciendo unos lineamientos metodológicos de recepción, radicación, registro y distribución de los documentos, verificando si a la correspondencia recibida se le está dando el trámite de respuesta dentro del término, establecidos por la ley y de esta manera también dar cumplimiento con la ley 1755 de 2015.

La oficina de correspondencia gestiona de manera centralizada los servicios de la recepción, radicación y distribución de las comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión documental, integrándose a los procesos que se llevarán en los archivos de gestión, centrales e históricos.

Las actividades que se desarrollan para el cumplimiento de esta función son: Recepción de documentos, Radicación de estos, Registro de documentos, Distribución de documentos internos y externos, Trámite y respuesta, Organización de los documentos, Clasificación documental, Ordenación documental, Conservación y consulta de documentos. En el alistamiento de correspondencia la documentación circula a través de todos los conductos o áreas encargadas para llegar al destino final, estipulado inicialmente por el destinatario

Se pretende implementar en la correspondencia o ventanilla única, crear herramientas que faciliten la gestión documental en la Alcaldía Municipal de Alpujarra con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones, además de establecer, organizar y normalizar la producción de comunicaciones con calidad y a la vez disminuir tiempo y costos.

Por otro lado se ha tenido en cuenta que para las comunicaciones oficiales puedan ser gestionadas de manera apropiada, es necesario que la Alcaldia de Alpujarra Tolima cumpla con las diferentes normas proferidas por el Archivo General de la Nación, las reglas de la producción documental en las condiciones técnicas optimas que señalan la ley 594 de 2000  y en acuerdo 060 de 2001 ¨por la cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas.

Tabla 1 Árbol de problemas

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