Funciones del director de compras

h) condiciones de pago y otros.

El formato debe realizarse por duplicado, y las copias que sean necesarias, en origen es para el comprador.

b) Análisis

Una de las principales funciones del departamento de compras, es obtener las cotizaciones de los posibles proveedores, por esta razón, es necesario elegir un encargado con la capacidad de juzgar valores, calidades, tiempo, financiamiento, etc., de las diversas cotizaciones y de esa manera llevar a efecto el análisis de cotizaciones.

El encargado del análisis de cotización, utilizaran medios especializados y organizados, con el objeto de encontrar la mejor fuente de recursos para la empresa, para lograrlo debe de reconocer y considerar planes, estudiar todas las fuentes de recursos, así como seleccionar la mas conveniente.

Además, al escoger al proveedor, debe de actuar de forma imparcial, evitando favoritismos por alguno de ellos.

El análisis comienza cuando se determina la compra, su valor, su justificación, que otros proveedores se pueden utilizar sustituyendo unos por otros, y los métodos convenientes para comprarlos.

Después de realizar el análisis, se produce hacer la compra, pro medio de una cotización.

En algunos casos al evaluar cotizaciones, se pueden identificar, con facilidad las mejores, esto sucede cuando los productos son uniformes, en cuanto a la calidad y características, en esta situaciones se puede tomar una decisión rápida sin descuidar el estudio de todos los factores a considerar.

Para evitar posibles errores se puede elaborar una relación de todos los aspectos a considerar para analizar las cotizaciones, que debe contener:

a) factores de costo como: precio de artículo, costo de transporte, instalaciones, contribuciones, condiciones de liquidación.

b) fecha en que se requiere la entrega del artículo.

c) factores característicos de los productos como: volumen, calidad, detalles, etc.

d) consideraciones legales: garantías y en general, realizar las actividades de compras de acuerdo con las leyes correspondientes.

Un punto diferente a los anteriores, es analizar cotizaciones que representen un alto grado de dificultad y complejidad, ante tal situación es recomendable calificar a los competidores dentro de parámetro prestablecido.

C) Factores a considerar el análisis.

a) numero de proveedores suficientes, que deben además, ser competitivo y confiables ya que se pueden presentar diferentes tipos de competencia: de calidad, de precio, de tecnología, de servicio prestado, financiamiento, plazo, etc.

b) tamaño de las instalaciones de los proveedores.

c) ubicación de los proveedores, el que este lo mas cerca posible a las instalaciones de la entidad, para así abatir el costo del trasporte.

d) comunicación entre los proveedores y los compradores.

D) Técnicas de análisis

Existen diversas; pero la mas común es la de observar la cotización como un todo y después separar cada una de las partes integrantes, relacionándolas cada una con las demás.

Otra técnica es muy usual y que tiene resultados eficientes, es la denominada ”tormenta de ideas o tormenta de cerebros”, la cual consiste en tener las diferentes diversas cotizaciones y ponerlas a disposición de varios funcionarios de diferentes departamentos, en una junta, incluyendo el de compra, donde todos ellos pueden opinar.

Esta técnica resulta interesante, al intercambiar los diversos criterios y enfoques sobre la cotización.

4.El pedido u orden de compra

a) conceptualización

Documento que sirve como herramienta para adquirir productos o servicios, destinados a satisfacer necesidades de la compañía, en el cual se expresan en forma global, todos los aspectos para llegar a tomar la decisión de adquisición. El siguiente punto a considerar ya que se ha acordado la compra con el proveedor, es formular un contrato, en el cual se incluya el mutuo cuerdo de las partes.

Otro concepto es el siguiente: es un mandato al proveedor, en el cual se le pide que envié artículos adquiridos y que emita el documento en el cual se ampare

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