LA COORDINACIÓN DE LOS FLUJOS DE INFORMACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE RRHH A TRAVÉS DE LA ORGANIZACIÓN

RHR TEMA 3: LA COORDINACIÓN DE LOS FLUJOS DE INFORMACIÓN EN EL DEPARTAMENTO DE RRHH A TRAVÉS DE LA ORGANIZACIÓN

1. Introducción

Sabes que el éxito o el fracaso de cualquier empresa dependen de las acciones de las personas que la integran? Así es, y por eso es tan importante saber administrar esos recursos.

La administración de recursos humanos (personal) es el proceso administrativo aplicado al acrecentamiento y conservación del esfuerzo, las experiencias, la salud, los conocimientos, las habilidades, etc., de los miembros de la organización, en beneficio del individuo, de la propia organización y del país en general; el proceso de ayudar a los empleados a alcanzar un nivel de desempeño y una calidad de conducta personal y social que cubra sus necesidades.

Normalmente en la función de recursos humanos contemplarás funciones ligadas:

• A la Administración de recursos humanos como el proceso administrativo ligado a la contratación, retribución, y satisfacción de obligaciones sociales y fiscales.
• Al desarrollo de recursos humanos como la formación, detección y selección de colaboradores con alto potencial, desarrollo de talento, evaluación del desempeño etc.
• A la gestión de la organización como la estructura organizativa de la empresa, valoración de puestos, políticas retributivas, etc.
• A los aspectos culturales y de comunicación en la organización, normalmente a nivel interno pero en algunos casos también externo.

Éstas y otras cuestiones las vamos a ir desarrollando a lo largo de la unidad, con una explicación más profunda de todo lo relativos a los recursos humanos en la empresa.

1. Los recursos humanos en la empresa

¿Quién se ocupa de seleccionar a los empleados en una empresa? ¿Qué son los recursos humanos de una empresa? ¿Cuáles son sus funciones? En la administración de empresas, se denomina recursos humanos al trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de esa organización. Pero lo más frecuente es que llames así a la función que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la organización. Estas tareas las puede desempeñar una persona o departamento en concreto (los profesionales en recursos humanos) junto a los directivos de la organización.

El objetivo básico que persigue la función de recursos humanos con estas tareas es alinear las políticas de recursos humanos con la estrategia de la organización, lo que permitirá implantar la estrategia a través de las personas, quienes son consideradas como los únicos recursos vivos e inteligentes capaces de llevar al éxito organizacional y enfrentar los desafíos que hoy en día se percibe en la fuerte competencia mundial.

Es imprescindible resaltar que no se administran personas ni recursos humanos, sino que se administra con las personas viéndolas como agentes activos y proactivos dotados de inteligencia, creatividad y habilidades intelectuales.

Generalmente la función de recursos humanos está compuesta por áreas tales como:

• Reclutamiento y selección
• Contratación
• Capacitación
• Inducción de personal
• Permanencia en la empresa.

Dependiendo de la empresa o institución donde la función de recursos humanos opere, pueden existir otros grupos que desempeñen distintas responsabilidades que pueden tener que ver con aspectos tales como la administración de la nómina de los empleados o el manejo de las relaciones con sindicatos, entre otros. Para poder ejecutar la estrategia de la organización es fundamental la administración de los Recursos humanos, para lo cual debes considerar conceptos tales como:

• La comunicación organizacional
• El liderazgo
• El trabajo en equipo
• La negociación
• La cultura organizacional.

Un departamento de recursos humanos se organiza a partir de dos factores principales: la dimensión y la actividad de la empresa.

En estos departamentos puede haber uno o varios niveles de jerarquía, según el número de personas que lo compongan y del total de trabajadores en la empresa. Por lo general existe un director de departamento del que dependen diferentes secciones y cada una de ellas está formada por personal especializado en funciones concretas.

2.1 Organización formal e informal

¿Sabías que en la empresa hay dos tipos de organizaciones o estructuras? ¿Y sabías también que los propios empleados son los que propician un tipo de organización?

La gestión de personal de la empresa influye en la estructura y funciones del departamento de recursos humanos y en todo el funcionamiento de la empresa. La forma de organizar y gestionar el personal viene influenciada por lo que se da en denominar CULTURA EMPRESARIAL, esto es, el conjunto de valores compartidos, formas de pensar y normas que determinan el comportamiento de las personas que prestan sus servicios en la empresa.

Existen dos tipos de organización:

• Organización formal: basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio.

Es la organización planeada; la que está en el papel. Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc. En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

Define los niveles de jerarquía y las conexiones entre los componentes de la empresa y también establece canales y procedimientos de comunicación entre los distintos departamentos.

• Organización informal: emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

Se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.

La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.

Por ello ambas organizaciones deben convivir pacíficamente en pro del beneficio empresarial.

 2.2 Participación y motivación en el trabajo  

¿Te has planteado alguna vez qué necesitaría para que en tu trabajo estuvieras motivado y por tanto tu rendimiento fuera óptimo?

 Se entiende por motivación eso que impulsa a una persona a actuar de una determinada manera y con un nivel de esfuerzo concreto. No a todas las personas les motiva lo mismo, por ello debes distinguir en este punto:

• Motivaciones internas: provienen de la voluntad interior de la persona.
• Motivaciones externas: vienen determinadas por las condiciones de trabajo, salario, relaciones sociales etc.

Existen diferentes corrientes teóricas:

• Teorías de contenido: describen qué es lo que motiva a las personas a trabajar. Analizan, entre otros factores, las necesidades de las personas que pretenden satisfacer con su trabajo, las condiciones laborales o las recompensas y retribuciones que causan su conducta.
• Teorías de proceso: describen cómo se motiva a las personas a trabajar. Analizan los procesos que intervienen en las distintas situaciones laborales y que hacen que las personas elijan comportarse de una determinada manera en el trabajo. La única motivación para el trabajo es la obtención de un determinado valor o incentivo a cambio. No se investiga qué motiva a las personas a trabajar, sino cómo se motiva.

Verás que existe una estrecha relación entre la motivación y la jerarquía de necesidades según algunos autores.

Según Abraham Harold Maslow y su teoría de las jerarquías de las necesidades básicas, los individuos tienen cinco niveles de necesidades básicas que desean satisfacer:

1. Fisiológicas, de alimento, agua, oxígeno, descanso.
2. De protección o seguridad, contra el peligro y ante las amenazas.
3. Sociales, de pertenencia a grupos o asociaciones, de relación e interacción social, de amistad, de amor.
4. De consideración y estima, autovaloración, respeto y admiración por otros.
5. De autodesarrollo del propio potencial, de perfección personal.

Las necesidades inferiores serían las fisiológicas y las más elevadas, las de autodesarrollo. Partiendo de la base de que lo que impulsa a una persona a hacer algo es satisfacer sus propias necesidades; si se conocen las necesidades se pueden comprender las motivaciones.

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