Flujo De La Información

PROCESO Y FLUJO DE INFORMACIÓN

Los pasos esenciales de un procedimiento de compras son los siguientes:

1. Determinación de la existencia de una necesidad: toda compra habrá de tener su origen al reconocerse la existencia definitiva de una necesidad por alguien dentro de la organización. La persona responsable de alguna actividad en particular deberá saber cuáles son las necesidades individuales de dicha unidad: qué se necesita, cuánto se necesita y cuándo se tendrá tal necesidad. Esto habrá de conducir a una requisición al departamento de almacén.

2. El precisar el tipo de artículo que se necesita, así como la cantidad que se debe pedir:

La requisición deberá tener espacio para incluir la siguiente información a dicha solicitud:

- Fecha.

- Número (identificación).

- Departamento que le dio origen.

- Cuenta a la cual se deberá de cargar.

- Una descripción completa del material deseado y su cantidad.

- Instrucciones de embarque incluyendo la fecha en que se necesita el material.

- Firma de la (s) persona (s) para expedir la requisición.

Selección de las posibles fuentes de abastecimiento: La selección de los proveedores constituye una parte muy importante de la función de compras e involucra la búsqueda de fuentes de abastecimiento apropiadas, así como el llegar a convenios respecto a la entrega y precio del material deseado. Dentro de los principales registros que debe tener un departamento de compras que esté debidamente organizado, se encuentran:

1. Un registro de todos los contratos vigentes sobre los cuales ya se hayan colocado pedidos conforme haya sido necesario.

2. Una clasificación de artículos comprados.

3. Un registro de proveedores

3. Análisis de las alternativas y colocación del pedido: el análisis de las cotizaciones ofrecidas por los proveedores y la selección de éstos conducirá a que se coloquen los pedidos. Puesto que el análisis de las cotizaciones y la selección del proveedor constituyen cuestiones de criterio, consideramos necesario el sólo mencionar por ahora que representan pasos lógicos dentro del proceso de compras. Algunas empresas utilizan una forma como auxiliar en tal análisis de las ofertas, pero no existe una práctica generalizada.

4. Seguimiento de la orden.

5. Recepción e inspección de los artículos.

6. Revisión

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