LA FOLIACION EN ARCHIVOS

LA FOLIACION EN ARCHIVOS

Este proceso es importante para el archivo de documentos tiene finalidades como: controlar la cantidad de folios en una carpeta, cuando ya sea cumplido esta finalidad la foliación es el respaldo técnico y legal de la gestión administrativa, donde se permite ubicar y localizar un documento con su foliación necesaria cuando se necesita realizar inventario, formato de control de préstamos TRD, TVD, así como guías catálogos.

La foliación es un requisito indispensable para las transferencias primarias como archivo de gestión al archivo central y secundarias archivo central al archivo histórico.

DEFINICIONES:

Folio: Hoja.

Foliar: Acción de numerar hojas.

Foliación: Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada documento.

Folio recto: Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se enumera.

Página: Lo escrito o impreso en una cara.

Paginar: Acción de numerar páginas.

Se define foliar no es lo mismo que paginar, pues son términos diferentes sino también conceptos distintos. Para efectos de la numeración en archivos, es únicamente a la foliación.

REQUISITOS:

• La documentación que se le va realizar la foliación debe estar clasificada, la de las oficinas se encontrara relacionada en la TRD.

También en fondos acumulados, se foliará la documentación que por TVD es conservación en el Archivo Central o Archivo Histórico igual que va ser reproducida en otros soportes.

• La documentación que se le va realizar la foliación debe estar ordenada. La ubicación correcta desde el principio el orden original óseo el cronológico. El número (1) donde se da inicio al trámite en consecuencia a las fechas más antiguas.
• La documentación que va ser foliada debe estar depurada. Consiste en el retiro de duplicados idénticos, folios en blanco, documentos de apoyo en los archivos de gestión o de oficina. En fondos de acumulación se igual.
• Se deben foliar todas y cada una de las unidades de una serie como series documentales simples (acuerdos, decretos, circulares, resoluciones) La foliación se realiza de manera independiente por carpeta, tomo o legajo. En el c aso de series documentales complejas (Contratos, historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos jurídicos), cada uno tendrá foliación de manera continua, pero si el expediente se expediente se encuentra repartido de una unidad conservación(carpeta), la foliación se realiza de forma tal que la segunda será la consecuencia de la primera.

 MATERIALES:

• La foliación se debe realizar utilizando lápiz de mina negra y blanda, tipo HB ó B o el bolígrafo (esfero) de tinta negra insoluble pero el cual se dificulta corregir una foliación mal realizada.
• No se debe foliar con un lápiz de mina roja este color no es capturado en la mayoría por las máquinas reprográficas.

PROCEDIMIENTOS:

• Se debe numerar de manera consecutiva sin omitir ni repetir números.
• No se debe foliar utilizando números con letras A, B, C, ó bis.
• Se debe escribir el numero en la esquina superior derecha de la cara recta

del folio del mismo sentido del documento.

• Se debe escribir el número legible sin enmendaduras en un espacio en blanco, sin alterar membretes, sellos o textos o numeraciones originales,
• No se debe escribir con trazo fuerte porque puede causar de causar daño irreversible al soporte del papel.
• No se deben foliar las pastas, ni las hojas-guarda en blanco.
• Los planos, mapas, dibujos deben tener el folios consecutivo que le corresponde, en el área de notas se debe dejar constancia de las características del documento foliado como tamaño, colores, titulo, asunto, fechas, y otros datos que se necesiten.
• Los anexos impresos folletos, boletines, periódicos, revistas se enumerarán como un solo folio. El instrumento de notas se deja constancia se tituló, año y número total de páginas.
• Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, se le escribe el número de folio dejando en el área de notas cantidad de documentos adheridos título, asunto y fecha de los mismos si se necesita adherir fotografías a una hoja se debe utilizar pegante libre de ácido.
• La fotografía cuando se encuentran sueltas se foliarán en cara vuelta, se utiliza lápiz de mina negra blanda, tipo HB ó B un numero por cada una de ellas en el área de notas se deja constancia de las características del documento foliado como: tamaño. color, titulo, asunto, fecha, si se encuentran adheridas a una hoja a esta se le escribirá el número de folio y se deja constancia en el instrumento de control la cantidad de fotografías adheridas a la hoja con sus respectivas características.
• Las radiografías, diapositivas, negativos o documentos similares se deben colocar en un sobre de protección y se foliara el sobre antes de almacenar las materias para evitar marcas, se deja constancia en el área de notas del sobre: cantidad, tamaño, color, tirulo, asunto, fecha y otros datos que sean necesarios.
• En caso de unidades de conservación (copiadores de corre4spondencia, legajos, tomos, libros de contabilidad) como vienen empastados, foliados o paginados de fábrica se debe registrar en el área de control no se necesita foliar a mano.
• Las unidades documentales que se generan foliadas por impresora, se deja siempre esa foliación y cuando no haya más de una de lo contrario si hay más de una se debe refoliar.
• Si existe errores en la foliación se anulará con una line oblicua, evitando tachones.
• La foliación se realiza previa antes del empaste, proceso de descripción o proceso técnico de reprografía (microfilmación o digitalización).
• La documentación que es parte del acervo documental en los Archivos Históricos cuyos folios se encuentran sueltos y en blancos se retiraran, pero si por el contrario se encuentran empastados o cosidos se deben foliar y se deja la anotación respectiva en el área de notas. La foliación de estos documentos se debe efectuar utilizar lápiz de mina negra y blanda tipo HB o B.
• No se deben numerar los folios que se encuentren en blanco como (cosidos o empastados) que se encuentran en tomos o legajos en archivos de gestión o centrales se debe dejar constancia en el área de notas.
• No se veden foliar ni retirar folios sueltos en blanco cuando tienen una función de conservación como: aislamiento de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados o para evitar tintas por contacto.
•  No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (cassettes, discos digitales, CD’s, disquetes, videos), se deja constancia de su existencia en el área de nota, si se separa este material se hace en el cruce referencia.

INSTRUCTIVO DE LIMPIEZA Y DESINFECCIÓN DE ÁREAS Y DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO

OBJETIVO: La conservación de los documentos de archivo mediante las labores de limpieza de los soportes y todo lo relacionado con su almacenamiento como: depósitos, estanterías, muebles, unidades de conservación, entre otros.

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