Objetivos del project charter

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Índice

I.        Introducción        3

Propósito del documento        3

Objetivos del project charter        3

justificación del proyecto        3

II.        Objetivo(s)        3

III.        Alcance        4

IV.        Exclusiones        6

1.        Factores de Éxito        6

2.        Suposiciones y Restricciones        7

Metodología y Proyecto        7

3.        Seguimiento de Riesgos        9

4.        Hitos Preliminares        10

5.        Entregables        10

6.        Aceptación        11

7.        Firmas de Aceptación        12

1. Introducción

Propósito del documento

El propósito de este documento es autorizar formalmente la existencia e inicio del proyecto Consolidación Financiera en SAP BPC, otorgando al Sponsor del proyecto la autoridad necesaria para aplicar los recursos de la organización a la ejecución de las actividades del proyecto.

Objetivos del project charter

Este documento permitirá:

1. Establecer los antecedentes y justificación del proyecto.
2. Describir las brechas encontradas durante el Análisis detallado del Alcance.
3. Describir los riesgos del proyecto focalizados al día de entrega del presente.
4. Dar a conocer los factores que permitirán llevar a buen término el proyecto.
5. Definir roles y responsabilidades de los involucrados en el proyecto.
6. Dar a conocer el plan de comunicación.

justificación del proyecto

1. Objetivo(s)

El proyecto tiene como objetivo optimizar el proceso de Consolidación Financiera que será llevado cabo en ALEATICA transfiriéndolo e incorporando mejores prácticas a un modelo en SAP BPC que permita dar visibilidad a la organización para la toma de decisiones, acortar los ciclos de trabajo, delegar eficientemente las entradas de información, administrar de forma segura los datos y, en términos generales, conceder a los usuarios más tiempo para el análisis de información estratégica en lugar de dedicarlo a las tareas operativas.

Asimismo, se proponen las siguientes metas:

• Analizar los procesos actuales del área, para integrar los procesos de consolidación financiera en ALEATICA y diseñar la solución a configurar en SAP BPC incorporando mejores prácticas.
• Construir en SAP Business Planning and Consolidation (BPC) v11 los modelos diseñados que presentarán información real individual, consolidada y comparada con ppto.
• Someter los modelos a pruebas de control de calidad que aseguren la funcionalidad buscada en las soluciones.
• Transferir el conocimiento técnico y conceptual del proceso al equipo local de ALEATICA.

1. Alcance

Partiendo del entendimiento del negocio, así como sus principales necesidades a corto, mediano y largo plazo, se plantea el siguiente alcance para el proyecto:

• Actualización, Instalación y configuración en dos ambientes (desarrollo y productivo) para la herramienta SAP Business Planning and Consolidation v11.
• Inclusión de 24 sociedades del grupo bajo un mismo catálogo de cuentas, considerando los mapeos correspondientes para las sociedades que genera su información de sistemas ERP NO SAP.

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• Capacitación teórica y práctica.
• Tres monedas de reporteo (Dólar Americano, Pesos Mexicanos Y EUROS), Pesos Mexicanos como moneda funcional y operativa.
• Sistematizar la obtención de información real contable para obtener los saldos mensuales de las compañías a nivel cuenta de balanza.
• Considerar pesos mexicanos como moneda de operación de todas las sociedades
• Configuración de un proceso de trabajo que estructure las actividades de los usuarios activos en el proceso.
• Homologación del catálogo de cuentas en las 24 sociedades, contemplando la siguiente estructura y 3 niveles de agrupación:

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                                                 Ejemplo de la estructura de cuentas que se visualizará en SAP BPC.

• Configuración de hasta 5 procesos de actividad por usuario, los cuales pueden incluir hasta 6 etapas y un total de 10 actividades a desarrollar. Dichos procesos podrán incluir un proceso adicional de revisión o aprobación de información. La herramienta no limita el número de procesos a construir en un futuro, los mencionados son en términos del alcance del proyecto.
• Eliminación de saldos y operaciones inter-compañía.
• Eliminación de inversión en acciones en subsidiarias.

Cálculos y fórmulas consideradas para el proceso de Consolidación financiera en SAP BPC:

• Conversión de P&L y BG a dólares y euros.
• Cálculo del método de participación para cada sociedad.
• Neto entre IVA por pagar e IVA por cobrar que hay entre las sociedades del grupo.

No se considera ningún otro cálculo adicional al explicado anteriormente para el cálculo de impuestos diferidos.

Reportes considerados para el proceso de Consolidación en SAP BPC:

• Reporte mensual y acumulado de Estado de Resultados por sociedad y consolidado.
• Reporte de Balance General por sociedad y consolidado.
• Reporte mensual y acumulado comparativo real vs presupuesto (ER & BG).
• Reporte de P&L y BG individuales con opción a hacer reclasificaciones para temas de presentación.

Seguridad y procesos

Se considera la creación de perfiles de acceso para hasta 10 usuarios y hasta 3 perfiles de actividad que podrán ser asignados a los mismos.

Adicional se crearán dos procesos que servirán de guía para las actividades involucradas.

Integración de datos

Para el proceso de integración de datos (automatización de carga de reales):

• Integración entre BPC y BW con la información real financiera del Libro mayor. La estructura requerida será definida por los consultores de BPC, así como la activación de cadenas de procesos para la actualización diaria de los datos hacia SAP BW.
• Creación de objetos requerida por BPC para poder dotar de toda la información financiera, esto será definida en su momento por los consultores de BPC.
• Activación de los siguientes extractores y flujos en SAP BW provenientes de SAP ECC:

• Finanzas: 0FI_GL_12

• Será responsabilidad de ALEATICA generar las balanzas de las empresas que no tienen sistema ERP SAP en los formatos solicitados por los consultores, así como la entrega oportuna de las mismas.
• Carga en formato CSV. las balanzas de las sociedades que no tienen sistema SAP ERP.

1. Exclusiones

1. Enable no se responsabiliza por retrasos derivados de las validaciones o firmas entregadas fuera de los tiempos estipulados.
2. Enable no se responsabiliza de omisiones en la presente derivadas de entrega de información incompleta por parte de ALEATICA para la generación de esta propuesta y que por ende genere un entendimiento incompleto del alcance de este proyecto.
3. No se consideran ajustes a módulos del ECC, se considera que los ajustes estarán listos antes de iniciar las actividades de construcción.
4. No se considera el desarrollo o configuración de cálculos adicionales a los incluidos en la sección de Alcance.
5. No se consideran cálculos retroactivos ni de limpieza de datos.
6. No se considera hacer reportes en otra herramienta que no sea SAP BPC.

1. Factores de Éxito

Procesos

1. ALEATICA deberá definir durante la primera semana del proyecto los integrantes del equipo de proyecto. Dichos participantes tendrán la responsabilidad y la autorización para revisar, validar y confirmar cualquier definición requerida por el equipo de consultoría de acuerdo con los tiempos y fechas propuestos en la presente.
2. Se recomienda que sean los usuarios finales los que se involucren en mayor medida durante las definiciones y pruebas para evitar riesgos de expectativas no cumplidas o un mal entendimiento de las mismas por parte de los consultores.
3. ALEATICA será el responsable de comprometer la disponibilidad de los datos (tanto maestros como transaccionales) en tiempo y forma en el momento en que sean requeridos por el equipo del proyecto. Enable no se hace responsable por retrasos y costos adicionales derivados de la entrega tardía o incorrecta de información por parte de ALEATICA.

Infraestructura

1. Es responsabilidad de ALEATICA que los servidores donde se realizará la implementación cuenten con las características mínimas requeridas para las actividades mencionadas en la presente. De igual forma se asume que el área de infraestructura brinde los permisos necesarios en los servidores para la instalación de las plataformas, así como apoyo y seguimiento en la etapa de instalación y configuración.
2. Proporcionar al equipo de consultoría una línea telefónica y acceso a Internet y a la red local en las computadoras portátiles de los consultores.
3. Contar con lugares de trabajo con cajones con llave para el personal de eNABLE destinado a los trabajos. La carencia de estos recursos podrá ocasionar la pérdida de material valioso cuyo costo será cubierto en su totalidad por el cliente; así como la pérdida de información confidencial, que será responsabilidad del cliente.
4. Acceso permanente a todas las instalaciones necesarias en horario de oficina extendido (7 a.m. a 11 p.m. de lunes a sábado) y en tiempos extraordinarios que sean necesarios para la consecución de los objetivos del proyecto.
5. Las credenciales o acceso necesarios para la entrada de los consultores de eNABLE a las oficinas de ALEATICA.
6. ALEATICA deberá contar con espacio en disco en un servidor para guardar archivos y documentos del proyecto.
7. ALEATICA deberá proveer el acceso a los servidores asignados para el proyecto a los consultores de ENABLE, en horario de oficina extendido (7 a.m. a 11 p.m. de lunes a sábado) y en tiempos extraordinarios que sean necesarios para la consecución del proyecto.
8. Acceso a impresión láser accesible al lugar de trabajo y la papelería necesaria para el proceso de documentación.

Integración de datos

1. Se asume que actualmente la información requerida proviene del módulo de finanzas sub-módulo GL y se cargará a BPC a través SAP Business Warehouse usando procesos estándar.
2. Se asume que las reglas de negocio, mapeo y conversión deberán de ser entregadas por ALEATICA  

1. Suposiciones y Restricciones

Metodología y Proyecto

1. La documentación con la que se presentará el modelo se basa en la metodología planteada por Enable.
2. La presente propuesta contempla únicamente 2 ambientes para las plataformas SAP BPC y SAP BW (DEV/QA, PRD).
3. Se asume que los datos provenientes del sistema SAP FI cuentan con los estándares de calidad, de tal forma que garanticen la correcta lectura desde BW
4. Es responsabilidad de ALEATICA que los servidores donde se realizará la implementación cuenten con las características mínimas requeridas para las actividades mencionadas en la presente. De igual forma se asume que el área de infraestructura brinde los permisos necesarios en los servidores para la instalación de las plataformas, así como apoyo y seguimiento en la etapa de instalación y configuración.
5. En la presente propuesta no se tiene considerado realizar ningún ajuste al sistema transaccional.
6. No se considera generar impacto o modificación en aplicativos satelitales actuales ya que de momento no se considera obtener información de los mismos. En caso de ser necesario se negociará la orden de cambios correspondiente con los ajustes de tiempo y costo necesarios, previa autorización de las partes interesadas.
7. Se asume que el tiempo de carga de datos puede variar dependiendo de la infraestructura proporcionada por ALEATICA, la cual puede afectar el cronograma presentado en esta propuesta. Por tal motivo eNABLE será encargado de brindar el estatus en tiempo y forma para poder mitigar este riesgo.
8. Después de la etapa de análisis y planeación, una vez que haya sido confirmado el alcance del proyecto, cualquier cambio deberá ser analizado por el comité del mismo y manejado con una cotización separada.
9. Después de la etapa de pruebas, no se consideran nuevas modificaciones o cambio de alcance no definido en el proyecto, en caso de requerir modificaciones es necesario realizar un control de cambios que afectará en tiempo y costo dentro del proyecto.
10. Se considera que los usuarios clave estarán disponibles al 100% en la etapa del diseño del proyecto.
11. Se considera la carga de un año de datos financieros a nivel cuenta y sociedad siempre y cuando la información esté lista y disponible en el momento marcado en el plan de trabajo. GRUPO ULTRA será responsable de entregar esta información en los formatos solicitados por los consultores.
12. Como parte de la oferta de servicios los consultores extenderán sus recomendaciones tanto para el mejor uso de las herramientas, como mejores prácticas en los procesos de negocio de la industria (consolidación financiera). Es responsabilidad de ALEATICA las implicaciones derivadas de no respetar dichas recomendaciones
13. Se considera que el proceso de consolidación se hará de manera mensual.

1. Seguimiento de Riesgos

Para el seguimiento puntual de los riesgos identificados antes y durante la ejecución del proyecto se llevará un documento de administración de riesgos. Dicho documento será compartido entre los líderes y podrá ser actualizado en cualquier momento por la persona que identifique una situación o actividad que pueda ser catalogada como riesgo.

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