Organización y procesos administrativos

  Organización y procesos administrativos

 Presentado por: wilton  arley Miramag Chiguango

Presentado a: Lina Marcela Padilla Delgado

 Corporación Universitaria Autónoma de Nariño (Cali)

 Santiago de Cali 10 octubre 2019

Tabla de contenido

1. Portada
2. tabla de contenido
3.  identificación de la empresa misión visión y valores corporativos
4.  historia de la empresa
5.  Dirección  de la empresa
6. tipo de departamentalización actual
7.  organigrama oficial
8. distribución actual de las oficinas
9.  análisis DOFA del proceso de organización de la empresa
10. Propuesta de mejoramiento

                  Identificación de la empresa

Collect Center

Misión:  

Prestar servicios de Cobranza a nuestros clientes locales, nacionales e internacionales, en todas las etapas de mora, incluida la judicialización de la cartera, así como servicios de Call Center, apoyados en una excelente organización con respaldo tecnológico, procesos eficientes, personal idóneo, capacitado y comprometido.

Visión:

 A 2030 Ser líderes en servicios de cobranza y Call Center a nivel nacional e internacional, mediante un portafolio que garantice la completa satisfacción de nuestros clientes, gracias a una gestión confiable e innovadora.

Valores

 Inclusión social, equidad de género,  responsabilidad social,    respeto.

Historia de la empresa

 Es una empresa familiar constituida en el año 2005 creada por el doctor Mario freiré  administrador de empresas y su esposa la doctora Jimena  Bedoya con ayuda de sus familiares más cercanos deciden establecer esta empresa

 La empresa se establece teniendo  en cuenta la situación económica y de empleo  con el fin de poder generar muchas más oportunidades a la región nariñense

 En sus inicios  sus primeros clientes fueron claro y banco BBVA teniendo en cuenta que su reconocimiento era muy bajo mayormente empezaron con los clientes de telecomunicaciones  brindando el servicio de contact Center

Por parte económica no sé tenía la mejor tecnología para poder de esta manera comunicar a los usuarios de sus clientes empezaron con dos teléfonos celulares los cuales se rotaban entre asesores y cada uno generaba sus respectivas llamadas a sus respectivos clientes Y eso no permitía que la producción de las metas que estableció los clientes no era tan alta como la que se esperaba.

 En el año 2009 tuvieron inconvenientes teniendo en cuenta que los clientes que mantenían y aún a los clientes que se quería licitar le pedían cierto certificado de calidad y o recomendaciones  De qué el servicio que ellos brindaban era eficiente

 Su inconveniente que afortunadamente pudieron superar y que no fue un problema para continuar con sus actividades y seguir brindando oportunidades de empleo que se van generando.

En este momento se encuentra muy bien establecida en el mercado de cobranza y contact Center teniendo aproximadamente 12 clientes y estar establecida Aproximadamente en 7 ciudades a nivel nacional y una ciudad a nivel internacional

 También es importante tener en cuenta que en el momento se encuentran trabajando con el fin de establecer el certificado de calidad NTC ISO 9001 – 2015  lo cual les ha traído inconvenientes económico debido a que la presión que establece Este certificado ante los empleados ha bajado la producción sobre los metas establecida del servicio prestado Pero se tiene en cuenta que una vez certificados la oportunidad de licitar con todas las empresas Será muy alta y así podrá cumplir con lo que corresponde a la visión al año 2030 que establece.

                   Estructura Organizacional De la  Empresa

 Es una empresa familiar su estructura y su dirección  es descentralizada teniendo en cuenta que  los altos mandos se encuentran establecidos o divididos entre la familia,  debido a eso cada uno de los encargados de cada área toma las respectivas decisiones que se deben tomar en su momento y es por eso que esto ha permitido estar establecidos en cada una de las  ciudades y que las respuestas a las inconvenientes que se presentan pueden darse de manera inmediata y puedan resolverse de la misma manera.

Tipo de departamentalización

 Departamentalización funcional.

Gerente general: Mario freiré

Gerente de mercadeo: Jimena Bedoya

Gerente de Finanzas: Marcela bedoya

Recursos humanos: Denis Rodríguez

Director de cobranza

Coordinador claro: Bayardo Ortiz

Coordinador bancos: Johana  Burbano

Coordinador: cede  de Panamá.

Abogados administrativos

Ingeniero en sistemas

 la departamentalización funcional donde cada uno de los empleados se encarga de su área toma sus decisiones y se encarga de los empleados que tenga su mando en este caso tenemos un gerente general un gerente de mercadeo un gerente de finanzas los cuales se encargan de toda la parte gerencial  de la empresa,  la persona  de recursos humanos se encarga de los empleados que no se encuentran establecidos bajo ningún coordinador como lo son la secretaria la parte de servicios generales y empleados de mantenimiento,  Director de cobranza quien se encarga de todo el equipo de cobranza y coordinadores de cada sede el cual da todo el reporte de metas a cada uno de las partes encargadas,  tenemos un ingeniero en sistemas que se encarga de lo que corresponde a todos los auxiliares de sistemas que se necesitan en la oficina,

                               Organigrama actual

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Distribución de espacios actual

 Actualmente tiene una distribución con escritorios de un mobiliario call center teniendo en cuenta que es una empresa de cobranza y comunicación vía telefónica es uno de los sistemas mobiliarios más recomendados para la actividad que se realiza

La oficina de cobranza de  la actividad principal de productividad de la empresa  se encuentra situada en un sótano donde la iluminación simplemente es eléctrica tiene una división de tres filas de cubículos 2 frente a cada pared uno en la parte central cada fila con un escritorio enfrente dónde se encuentra el coordinador de cada área y en la única oficina principal del lugar está situado el director de cobranza.

 Tiene tres zonas de servicio una para el personal masculino otra para el personal femenino una preferencial para el personal con capacidades especiales

 Del lado opuesto de la dirección De cobranza se encuentra el área de cafetería un espacio reducido en el cual se turnan por horarios para tomar un break en el horario de la mañana y en el horario de la tarde y la misma es utilizada por el personal que por motivo de su corto tiempo de receso toma su almuerzo en el lugar de trabajo

 El área administrativa se encuentra en el mismo edificio En un Piso diferente con Vista a la calle dividiendo cada área en ciertas oficinas y el área de alta dirección Con su respectiva oficina carácter  Privado

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1. Subterráneo
2. Recepción.
3. Sala de espera con su respectivo servicio de baño.  
4. Servicio de baño masculino,  femenino y personal con discapacidad o capacidades diferente.
5.  Proceso misional
6. Área de cafetería
7.  Supervisión: coordinador de bancos, telecomunicación, pre jurídica
8.   Director de cobranza

  Área administrativa

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1. Pasillo principal

.     2. Sala de juntas

      3. Gerente general

4. Oficina  del área jurídica

5. oficina de Gerencia y departamento de mercadeo

6. Sala de espera

7. Servicio de. Aseo general

8. Servicio de baño femenino

9. Servicio de baño masculino

10. Servicio de baño a personal con capacidades especiales

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