PROCESO ADMINISTRATIVO: ORGANIZACIÓN

ORGANIZACIÓN

INTRODUCCIÓN

La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las dependencias de las personas o grupos de personas.  Fayol (1972), define la organización diciendo que consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y administrativa. Melinkoff (1987), escrito la define como el proceso administrativo a través del cual se crea la estructura orgánica de la institución, se determinan los niveles de autoridad y de responsabilidad, se establecen las funciones, los deberes y las atribuciones que corresponden a los objetivos trazados previamente en el proceso de planificación u elaboración del nivel corporativo estratégico (misión, visión, objetivos corporativos, metas y  mecanismos de medida u actuación).

Según Melinkoff (1987), para estructurar una organización es preciso trabajar con los siguientes elementos:

1. Los principios generales.
2. Los sistemas de organización.
3. Los instrumentos metodológicos.

OBJETIVOS

El objetivo de este trabajo es que el estudiante pueda comprender la importancia de la organización como  proceso administrativo en una empresa. Y que el alumno adquiera más conocimiento sobre los principios, técnicas, la estructura de la organización para que éste pueda aplicarlo en un futuro.

JUSTIFICACION:

Este trabajo se hace con el propósito de adquirir más conocimientos para así obtener una idea más clara y concisa acerca del tema. Y que el estudiante tenga una manera de poder estudiar sobre el tema. Pues en este trabajo se mencionan los principales puntos que se deben conocer sobre la organización como proceso administrativo

ORGANIZACIÓN

CONCEPTO

La función de organizar corresponde a la segunda etapa del proceso administrativo, al igual que planeación sigue siendo una fase poco dinámica, de escritorio, pre ejecutoria. Su objetivo principal es crear la estructura idónea, conjugando lógica y eficiencia para que la institución trabaje como una sola, logrando así el propósito común. A través de esta etapa el administrador define funciones, responsabilidades, y coordina todos los elementos que intervienen para crear una estructura y un escenario eficientes de trabajo.

Definiciones por varios autores sobre la organización

Samuel L. H. Burk: “La organización es el análisis y el agrupamiento de todas las actividades necesarias para alcanzar los objetivos de cualquier empresa, con el fin de proporcionar una estructura de deberes y responsabilidades”.

O. Sheldon: “Es el proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos deben efectuar con los elementos necesarios para su ejecución, de tal manera que las labores que así se ejecuten sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinada de los esfuerzos disponibles”

Koontz y Weihrich: “Una estructura intencional y formalizada de papeles o puestos”.

IMPORTANCIA

• Es de carácter continuo.
• Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
• Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
• Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

Del objetivo

• Todas las actividades establecidas en la organización deben estar relacionadas con los objetivos y propósitos de la empresa.

Especialización

• El trabajo de una persona debe limitarse, entre más específico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

Jerarquía

• Definir quién será la autoridad para brindar la información necesaria para cubrir los objetivos, Debe de fluir todo en una línea ininterrumpida, desde la dirección hasta el nivel más bajo.

Paridad de autoridad y responsabilidad

• Esto se refiere a que a cada grado de responsabilidad debe corresponder al   grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad.

Unidad de mando

• Es el área que toma decisiones para solucionar problemas, la asignación de un solo jefe, las demás áreas solo le reportarán al superior.

Difusión

• Las obligaciones de cada puesto, deben que cubren autoridad y responsabilidad, deben de publicarse y ponerse por escrito, a disposición de los miembros de la empresa.

Amplitud o tramo de control

• hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben de reportar a un ejecutivo, de tal manera que se puedan realizar todas las funciones eficientemente.

De la coordinación

• las unidades de una organización, siempre deberán mantenerse en equilibrio.

Continuidad

• una vez establecida la estructura organizacional, requiere, mantenerse. mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio.

ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

Respecto a la organización existen dos formas de pensar: la formal y la informal. La primera considera a la organización de manera estricta. La segunda, toma como base la disposición y las relaciones informales de trabajo.

a) Organización formal. Se refiere a la estructura planeada, y representa un intento deliberado por establecer patrones de relación, entre los componentes encargados de alcanzar los objetivos de manera efectiva. La organización formal se puede representar, mediante un organigrama y se incluye en los manuales de organización, en la descripción de puestos, carta de actividades, etc. Esto determina los lineamientos generales para ciertas funciones prescritas y las relaciones entre esas actividades.

b) Organización informal. Se refiere a las interacciones del personal, que no están prescritas por la organización formal, es decir, se refiere a los aspectos del sistema de organización, que no están formalmente planeados, sino que surgen de manera espontánea de las actividades e interacciones de los participantes.

PROCESO DE LA ORGANIZACIÓN

El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica  más eficiente  y eficaz, utilizando los principios científicos  de la administración. Los pasos esenciales en el proceso de organizar son:

1. Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales de la organización.
2. Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las distintas   actividades o funciones a realizar por la institución.
3. Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la descripción  de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la organización.
4. Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.
5. Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen.
6. Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.
7. Identificar y cuantificar los recursos materiales  necesarios para la ejecución de las actividades.
8. Conseguir y acondicionar el área física para los funcionamientos de la organización.

ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN

La organización como función requiere una estructura de trabajo, una estructura organizacional que sea lógica y adecuada a los objetivos, necesidades y potencialidades de la institución. Blau, Peter M. define organización como una: “Estructura organizacional donde es la distribución de las personas, en diferentes líneas, entre las posiciones sociales que influencian el papel de ellas en sus relaciones”.

La estructura organizacional desempeña tres funciones básicas:

a) Las estructuras están para producir resultados organizacionales y alcanzar objetivos organizacionales.

b) Las estructuras están diseñadas para minimizar la influencia de las diferencias individuales sobre la organización.

c) Las estructuras son el medio a través del cual se ejerce el poder, en el cual se toman decisiones.

• ORGANIZACIÓN LINEAL: Forma estructural más simple, posee principios de autoridad lineal (existe una jerarquización de la autoridad, en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos subalternos). Líneas directas de autoridad y responsabilidad, líneas de comunicación rígidas. Características: Autoridad única basada en la jerarquía, los canales formales de comunicación, centralización de decisiones y configuración piramidal.

• ORGANIZACIÓN FUNCIONAL: Se basa en el principio funcional (especialización). Características: Autoridad funcional ó división, canales directos de comunicación, descentralización de las decisiones, énfasis en la especialización.

• LINEA STAFF: Combinación De las dos anteriores, maximiza las ventajas y minimiza las desventajas. Características: Fusión de la estructura lineal con la funcional, lo que permite la coexistencia de líneas formales de comunicación con la prestación de asesoría funcional. Jerarquía de mando y especialización técnica.

• POR COMITES: En este tipo de Organización, la autoridad superior que detenta el poder de decisión, descansa en un consejo, comité o comisión, ubicado en el vértice de la pirámide.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

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