Organización Y Planificación

ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN

Es la capacidad de fijar metas y prioridades a la hora de realizar una tarea, desarrollar un área o un proyecto conviniendo la acción, los plazos y los recursos que se deben utilizar.

Es la habilidad que hay que poner en marcha cuando se tiene que hacer concurrir las acciones coordinadas de un conjunto de personas, en tiempo y costes efectivos de modo que se aprovechen del modo más eficiente posible los esfuerzos y se alcancen los objetivos.

Planificar y organizar significa que se estudian previamente los objetivos y acciones, y se sustenten los actos no en intuiciones sino poniendo en marcha algún método, plan o la pura lógica.

Otras competencias implicadas son gestión del tiempo, toma de decisiones, trabajo en equipo.

TRABAJO EN EQUIPO

Descripción de la Competencia

El trabajo en equipo supone la creación de grupos de personas que se reúnen, colaboran e interactúan de forma específica para un fin determinado (trabajo o proyecto). Estos grupos de personas generalmente cuentan con habilidades y conocimientos complementarios comprometidos con una responsabilidad en común. En consecuencia en un equipo de trabajo existe una interdependencia de las partes, con objetivos individuales y grupales que son el fin último del desarrollo del trabajo en equipo.

ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

La organización es una función fundamental de la administración del trabajo, su objetivo es ayudar a las personas a trabajar juntas y con eficiencia.

 La organización del trabajo contempla tres elementos a saber:

1.- EL TRABAJO

Son las funciones que se deben cumplir de acuerdo con los planes establecidos, son la base de la organización.

Las funciones se dividen luego en tareas claramente definidas y dan origen a que el trabajo sea dividido ya sea por su cantidad o por su grado de especialización.

2.- EL PERSONAL

El segundo elemento que se debe tener en cuenta, en la organización del trabajo lo constituye el personal encargado de realizar las diferentes funciones.

Cada persona tiene asignada una parte específica del trabajo total, es importante que las tareas asignadas puedan ser realizadas por el trabajador, es decir, que se adapten a su interés, a sus habilidades y experiencias.

3.- EL LUGAR DE TRABAJO

Como tercer elemento de organización del trabajo está el lugar en donde este trabajo debe cumplirse, incluye los medios físicos, y el ambiente en general, el local, los materiales, los implementos, muebles, etc.

El ambiente o clima de trabajo lo constituyen las actitudes, el espíritu general de afectividad y de respeto, estos aspectos influyen decididamente en los resultados del trabajo.

En síntesis el trabajador necesita:

 Comprender exactamente las exigencias de sus tareas. -Conocer lo relación de su propio trabajo con el de los demás.

 Saber su situación de dependencia con sus jefes y la relación con las demás personas de su grupo de trabajo.

 Su lugar y los elementos de que dispondrá para cumplir sus obligaciones.

COMO ORGANIZAR EL TRABAJO

Para lograr una buena organización del trabajo es importante atender los siguientes pasos:

 Conocer los objetivos del trabajo y de la empresa.

 Dividir el trabajo en tareas.

 Asignar personal especializado.

 Delegar la autoridad necesaria para los responsables.

Quedan en esta forma claramente definidas las relaciones de trabajo y las responsabilidades que competen a cada una de las personas.

Veamos en detalle cada uno de estos pasos:

 Conocer objetivos:

Entendemos como objetivo el efecto que esperamos obtener como resultado de nuestras acciones.

Los objetivos son la razón de ser de nuestro trabajo.

Los dueños o socios de la empresa son quienes deben fijar los objetivos y el administrador debe buscar la forma más conveniente para que se cumplan y lograr que efectivamente se haga.

Es importante que los objetivos sean claramente definidos con el fin de que tanto los trabajadores como los jefes los interpreten correctamente.

Para que los objetivos se cumplan, deben indicar con claridad qué debe hacerse, cuándo debe estar hecho y en qué cantidad.

Los objetivos deben ser adecuados, es decir no deben ser ni muy fáciles ni muy difíciles, en ambos casos son perjudiciales.

 División del trabajo:

La organización implica una división del trabajo, por lo tanto podemos decir que organizar es distribuir el trabajo de una manera racional.

La división del trabajo es necesaria por lo siguiente:

-Cada persona tiene habilidades y capacidades diferentes.

-Una sola persona es incapaz de abarcar todos los conocimientos y técnicas que cada día son más complejos y extensos.

Al dividir el trabajo se hace necesario asignar responsabilidades y delegar autoridad, lo mismo que coordinar los elementos humanos, materiales y técnicos para lograr el cumplimiento de los objetivos propuestos.

El administrador deberá realizar actividades como selección de personal, entrenamiento y capacitación del mismo, la clasificación de los puestos de trabajo y sus niveles de remuneración.

Se debe al mismo tiempo, hacer la evaluación del rendimiento y cumplimiento de las metas fijadas por la empresa

 Asignar personal especializado:

Para garantizar los resultados no basta determinar las funciones y sus requerimientos a cada empleado, el éxito del trabajo depende de la capacidad y grado de participación del elemento humano.

De nada sirve planear el trabajo con todas las técnicas si no se cuenta con personal suficientemente preparado o capacitado para realizarlo.

 Delegación de autoridad:

Es la facultad o la autoridad que un jefe entrega a otro jefe subordinado para que este lo reemplace y pueda tomar decisiones sobre los problemas de su competencia.

No puede pensarse en delegar autoridad q todos los niveles administrativos, sino sólo a unos pocos, los menos posibles.

El que recibe por delegación una parte de autoridad, tiene la responsabilidad solamente ante su superior que se la otorgó, ya que en últimas él es el verdadero responsable.

LA IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN EN UNA ORGANIZACIÓN.

La planificación ayuda a alcanzar el éxito a través de trabajo en equipo.

La planificación ayuda a una organización a trazar un rumbo para el logro de sus objetivos. El proceso se inicia con la revisión de las operaciones actuales de la organización y la identificación de lo que es necesario mejorar operativamente en el siguiente año. A partir de ahí, la planificación implica el anticipar los resultados que la organización desea alcanzar y determinar las medidas necesarias para llegar al destino deseado: el éxito, que se puede medir ya sea en términos financieros o en relación a metas que incluyen, por ejemplo, ser la organización mejor calificada en la satisfacción del cliente.

Uso eficiente de los recursos

Todas las organizaciones, grandes y pequeñas, tienen recursos limitados. El proceso de planificación proporciona la información que necesita la alta dirección para tomar decisiones eficaces sobre la manera de asignar los recursos de manera que le permitan a la organización alcanzar sus objetivos. La productividad se maximiza y los recursos no se malgastan en proyectos con pocas posibilidades de éxito.

Establecimiento de metas

Fijar metas que desafíen a todos en la organización para luchar por un mejor rendimiento es uno de los aspectos clave del proceso de planificación. Las metas deben ser agresivas, pero realistas. Las organizaciones no pueden permitirse sentirse demasiado satisfechas con la forma en que están actuando ya que pueden ser propensas a perder terreno frente a los competidores. El proceso de establecimiento de objetivos puede ser una llamada de atención para los gerentes que se hayan vuelto complacientes. La otra ventaja de la fijación de metas es cuando se comparan los resultados previstos con los resultados actuales.

Gestión del riesgo y la incertidumbre

La gestión de riesgos es fundamental para el éxito de una organización. Incluso las empresas más grandes no pueden controlar el entorno económico y competitivo

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