Proceso Decisorio

Proceso Decisorio

ELEMENTOS DEL PROCESO DECISORIO

Es el camino mental que el administrador utiliza para llegar a una decisión. En todas las decisiones existen ciertos elementos que siempre están presentes. Con base en estos aspectos, se puede adoptar un modelo genérico y prescriptito que explica el proceso decisorio y que puede ser aplicable a todos los problemas dentro del dominio organizacional.

Los principales elementos presentes en el proceso de decisión son:

1. El Estado de la Naturaleza: las condiciones de incertidumbre, riesgo o certeza que existen en el ambiente que debe enfrentar quien toma la decisión.

2. El Tomador de la Decisión: el individuo o grupo que elige una opción entre varias alternativas. Quien toma la decisión siempre estará influenciado por la situación en que esta envuelto, por sus valores personales y el ambiente social, así como las fuerzas políticas y económicas presentes.

3. Los Objetivos: los fines o resultados que desea alcanzar con sus acciones quien toma la decisión. Existe mucha variación en el grado de estabilidad de los objetivos o en la fácil identificación y medición.

4. Preferencias: los criterios que utiliza quien toma la decisión, para llevar a cabo su elección.

5. La Situación: los aspectos del ambiente que rodean a quien toma la decisión, muchos de los cuales están fuera de su control, conocimiento o comprensión, y afectan su elección.

6. Estrategia: el curso de acción que elige quien toma la decisión para alcanzar mejor los objetivos. Depende de los recursos que pueda utilizar o disponer.

7. Resultado: la consecuencia o la resultante de determinada estrategia.

PROCESO DECISORIO

El proceso decisorio es complejo y se desarrolla en seis etapas:

1. Identificar la Situación: este primer paso de investigación procura elaborar un mapa e identificar la situación, el problema o la oportunidad. Presenta tres aspectos: definición del problema, diagnostico de las causas e identificación de los objetivos de la decisión.

s Definición de la Situación: en general, la confusión sobre la definición de la situación o del problema reside en partes en los eventos o asuntos que atraen la atención del administrador y que pueden ser síntomas de otras dificultades mayores. La definición de la situación desde el punto de vista de los objetivos organizacionales pueden ayudar a evitar la confusión de síntomas con problemas.

s Diagnostico de las Causas: ¿Cuáles son los cambios internos y externos que provocaron la situación o el problema? ¿Cuáles son las personas involucradas? ¿Cuáles son las perspectivas que podrían esclarecer el problema? ¿Cuáles son las acciones que contribuyeron a provocar el problema?

s Identificar los Objetivos de la Decisión: des pues de definir la situación y circunscribir sus causas, el siguiente paso es decidir lo que constituirá una solución adecuada, si la situación favorece la consecución de los objetivos organizacionales, es eficaz. Sin embargo, se pueden utilizar muchos objetivos ambiguos. el problema inmediato puede ser un indicador de futuras dificultades que el administrador este en condiciones de prevenir, o puede ofrecer oportunidad para mejorar, y no solo para restaurar, el desempeño organizacional.

2. Obtener Información Sobre la Situación: este segundo paso, también de investigación, es la búsqueda de información sobre la situación, problema u oportunidad. El administrador escucha a las personas, pide informas observa personalmente, lee sobre el asunto, verifica antecedentes y hechos pasados. El inventario de datos e información es fundamental para reducir la incertidumbre de la situación o del problema.

3. Generar Soluciones o Cursos Alternativos de acción: es el paso para desarrollar alternativas de solución, sin evaluarlas o verificar su viabilidad. Cuando las decisiones son programadas, es fácil crear alternativas. Sin embargo, las decisiones no programadas complican bastante este paso, en especial cuando existen restricciones y limitaciones a determinadas elecciones. En todos los casos, cuanto mayor sea el numero de alternativas desarrolladas, mucho mejor. Algunos administradores utilizan el brainstorming, técnica de toma de decisiones y solución de problemas en que las personas o miembros de algunos grupos intentan mejorar su creatividad proponiendo espontáneamente alternativas, sin ninguna preocupación por la realidad o tradición. En este ejercicio, el sentido critico queda a un lado, para generar ideas y soluciones creativas e innovadoras, incluso disparatadas, como se verá más adelante.

4. Evaluar las Alternativas y Elegir la solución o Curso de acción Preferido: en este cuarto paso, se evalúan y se comparan las alternativas, para elegir la mas adecuada a la solución mas satisfactoria y la que provoque el mínimo de consecuencias negativas para la organización. Muchas veces, una solución puede resolver los problemas de un departamento y crear otro a los demás departamentos de la organización.

5. Transformar la solución o Curso de acción Elegido en acción Efectiva: es el paso en que se implementa la solución elegida. Implementar una decisión es mucho más que simplemente dar órdenes. Se deben adquirir y asignar los recursos; el administrador debe elaborar su presupuesto de gastos y programar las acciones decididas, así como preparar los medios para medir el progreso y tomar las medidas correctivas, si surgiesen nuevos problemas. Precisa delegar responsabilidades en las tareas especificas involucradas. Así, recursos, presupuestos, programas e informes del avance son aspectos esenciales para implementar la solución de muchos problemas.

6. Evaluar los Resultados Obtenidos: es el sexto y el último paso mediante el cual se monitorean y evalúan los resultados de la solución. Todas las acciones tendientes a implementar una situación se deben monitorear. ¿Qué ocurre en el ambiente interno y externo como resultado de la decisión? ¿El desempeño de las personas está de acuerdo con las expectativas? ¿Cuáles son las respuestas de los competidores? ¿El problema se resolvió parcial o definitivamente?

Cada una de las etapas influye en las demás y en todo el conjunto del proceso. La secuencia de estas etapas, no siempre se sigue al pie de la letra. Si la precisión fuese muy fuerte para buscar una solución inmediata, las etapas dos y tres se pueden abreviar o incluso eliminar. Cuando no hay mucha presión, algunas etapas pueden ser ampliadas o extendidas.

AMBIENTES DE DECISION

El proceso decisorio en las organizaciones ocurre generalmente en tres diferentes condiciones o ambientes: certeza, riesgo e incertidumbre.

1. Ambiente de Certeza: existe cuando la información es suficiente para predecir los resultados de cada alternativa de curso de acción. El administrador conoce su objetivo y tiene información mensurable y confiable sobre las consecuencias o resultados de las diversas alternativas de curso de acción para los resultados que puede producir. Cuando una persona invierte dinero en una entidad financiera, tiene absoluta certeza cuando los intereses son preestablecidos para un periodo dado. La certeza es una condición ideal para resolver problemas y tomar decisiones. El desafío reside simplemente en localizar la alternativa que ofrece la solución ideal o satisfactoria. Por desgracia, el ambiente de certeza es una excepción en la toma de decisiones del administrador. Se halla más en el nivel operacional de las organizaciones.

2. Ambiente de Riesgo: el riesgo ocurre cuando no se puede presidir con certeza los resultados de las alternativas, sino solo con cierta probabilidad. Quien toma la decisión tiene información suficiente sobre los diversos estados de la naturaleza, pero la cantidad de esa información y la interpretación de los otros administradores puede variar ampliamente, y cada uno puede atribuir diferentes probabilidades, según su creencia o intuición, experiencia, expectativas, etc. Una probabilidad es el grado de posibilidad de que un evento ocurra. Las probabilidades se pueden atribuir a través de procedimientos estadísticos o de intuición administrativa. El ambiente de riesgo es común en el nivel intermedio de las organizaciones.

3. Ambiente de Incertidumbre. En condiciones de incertidumbre, se conoce poco respecto de las alternativas y sus resultados. La incertidumbre existe cuando quien toma la decisión tiene poco o ningún conocimiento de información, que debe utilizar como base para atribuir probabilidades a cada estado de la naturaleza o a cada evento futuro. En casos extremos de incertidumbre, no es posible estimar el grado de probabilidad del evento. Es el mas difícil de los tres ambientes la incertidumbre obliga al administrador a utilizar su creatividad individual o grupal en la solución de los problemas. Requiere alternativas innovadoras, singulares y nuevas para los estándares existentes de comportamiento, y exige intuición, adivinación, supo cisión, y mucha percepción. El la situación típica que enfrenta el nivel institucional de las

...