Protocolo Y Ceremonial

PROTOCOLO Y CEREMONIAL PARA ASUMIR EL CARGO DE RECTOR EN LA UNIVERSIDAD PERUANA LOS ANDES

Es la ceremonia a través de la cual la autoridad saliente entrega el cargo a las nuevas autoridades. Donde la nueva autoridad expondrá sus planes y proyectos de alto nivel tecnológico y científico en beneficio de los estudiantes de esta casa de estudios y de la región.

Se asignará comisiones con sus respectivos responsables en Asamblea Universitaria; Comisión de Relaciones Públicas e Institucionales y la Comisión de Recepción, los mismos que deberán preparar con anticipación el orden de precedencia, incluyendo a todas las autoridades, para no cometer omisiones.

ORGANIZACIÓN DE UNA CEREMONIA:

1. PROCEDIMIENTO:

La dependencia que tiene a su cargo la organización de la ceremonia, comunicará por escrito al Área de Prensa y Comunicaciones con una anticipación no menor a 30 días, los detalles de todo lo relacionado a la citada actividad a fin de realizar la coordinación, brindar apoyo en relación a su competencia, y definir el proceso de la ceremonia, finalizando con un Informe que considera los detalles siguiente:

 Clase de ceremonia.

 Fecha y hora de la ceremonia

 Hora prevista para el inicio

 Lugar en que se realizará la ceremonia

 Duración

 Propuesta de programa, indicando el tiempo que se utilizará cada acto.

 Plano del lugar donde se realizará la ceremonia, señalando las calles y áreas por donde ingresarán las autoridades invitadas, hacia donde se desplazarán, y el lugar por donde será la salida. Asimismo, el lugar que ocuparán la mesa de honor, los invitados, los trabajadores, los periodistas, y de ser el caso, los lugares donde se realizarán actos como el develado de placas, bendición, exhibiciones, entrega de equipos u otros.

 Lista de invitados, incluyendo el cargo si fuera el caso, colocándolos de mayor a menor jerarquía.

 Indicar si habrá brindis, cóctel, o buffet después de la ceremonia.

 Indicar si habrá develado de placa, corte de cinta o rompimiento de la botella de champagne.

 Indicar que autoridad o invitado develará la placa, cortará la cinta, y romperá la botella de champagne. Asimismo, si se requerirá de la presencia de un sacerdote para la mención de los equipos y ambientes.

 Texto, ubicación, y medidas de la placa a develarse.

 Si se trata de la entrega o bendición de equipos, incluir fotos y una breve explicación de las características y uso de estos.

 Medidas de seguridad propuestas para velar por la integridad de las autoridades e invitados a la actividad.

 Indicar que autoridades estarán presentes en los ambientes donde se encuentran los equipos.

2. DE LOS SERVICIOS LOGISTICOS PARA LAS CEREMONIAS

Se asignará comisiones con sus respectivos responsables en Asamblea Universitaria, para su participación activa y cumplimiento de las diferentes actividades que permitan la eficiencia y eficacia de las ceremonias.

Por ejemplo: Comisión de coordinación logística con los proveedores del local relacionado con lo siguiente:

2.1. ILUMINACIÓN. Iluminación de los ambientes, así como el mantenimiento permanente de todas las áreas de auditórium, garantizando en caso de súbita suspensión del fluido eléctrico. Asimismo, prestarán apoyo en los casos de presentaciones académicas y culturales.

2.2. AYUDA AUDIO VISUAL. Coordinar para el buen funcionamiento del Data Show, equipo multimedia, sistema informático de proyección y uso de tele conferencias. Asimismo, del sistema de micrófonos y parlantes, de cableado inalámbrico. Además, el registro fotográfico y la filmación del evento.

2.3. TRASLADO Y SEGURIDAD. Tendrá a cargo la seguridad interna y externa de todos los participantes al evento.

2.4. ARREGLO FLORAL, coordinar oportunamente el arreglo floral de todo evento, manteniendo un equilibrio armonioso del mismo, es decir que el tamaño del arreglo floral no será mayor de la altura de la Mesa de Honor.

2.5. ATENCIÓN MEDICA DE URGENCIA, durante el proceso del evento se debe contar con servicio médico y de enfermería, y con un equipo de primeros auxilios, para atender cualquier incidente súbito. Se debe coordinar un servicio de ambulancia y/o bombero, para el inmediato transporte de un paciente a una Clínica u Hospital. Se recomienda que LA Universidad Peruana “Los Andes”, debe contar con un tópico, silla de Ruedas, una camilla y un equipo básico de RCP.

2.6. ESTACIONAMIENTO, contar con el estacionamiento suficiente para dar facilidades a los invitados. Se debe coordinar previamente con el invitado para que su vehículo tenga un espacio reservado en el estacionamiento. Si la presencia de invitados va ha ser mayor coordinar con una playa de estacionamiento cercana.

3. APOYO LOGISTICO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO DE LA UNIVERSIDAD

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