Manual De Ceremonial Y Protocolo

MANUAL DE CEREMONIAL Y PROTOCOLO

LICEO TÉCNICO GONZALO CORREA UGARTE

MANUAL DE CEREMONIAL Y PROTOCOLO

1. Introducción

Los actos y ceremonias que se realizan en el Liceo Técnico Gonzalo Correa Ugarte, requieren estar dotados de uniformidad y revestidos de la solemnidad correspondiente al prestigio e imagen de la institución. Por ello, presentamos el Manual de Ceremonial y Protocolo, con el objetivo de ordenar y orientar su elaboración y diseño para las diferentes instancias, sobre bases comunes para toda la Institución.

El Manual pretende aportar y apoyar con los elementos fundamentales a considerar en la organización y realización de ceremonias, eventos académicos y actos oficiales del liceo.

2. Ceremonias y Actos:

Con el objetivo de mantener y fortalecer la imagen e identidad corporativa del Liceo Gonzalo Correa Ugarte, la Institución se relaciona tanto con la comunidad interna como externa, para lo cual realiza acciones como la organización de diversas actividades académicas, culturales y de extensión.

En este mismo orden, reconoce, destaca y conmemora fechas y ocasiones especiales a través de ceremonias y actos.

3. Clasificación de las Ceremonias:

a) Ceremonias Solemnes: Son aquellas que se celebran en un contexto de gran formalidad y con una rigurosa planificación. Su organización corresponde a la Dirección. Las invitaciones a estos actos serán suscritas por el Director del establecimiento. Son ceremonias solemnes:

• Ceremonia de Inauguración Año Académico

• Ceremonia de Titulación

• Ceremonia de Licenciatura

b) Ceremonias Institucionales: Son aquellas que, sin ser solemnes, involucran a toda la Comunidad Educativa, o a uno o más de sus Estamentos. Las ceremonias institucionales serán organizadas por la Unidad que corresponda, con apoyo de la Dirección y las invitaciones serán suscritas por el Director, quien podrá delegar esta responsabilidad. Son ceremonias institucionales:

• Reconocimientos y Homenajes

• Inauguración de obras de carácter institucional

c) Ceremonias Interinstitucionales: Son aquellas que involucran a dos o más instituciones con el propósito de crear, mantener o estrechar vínculos entre sí. Estas ceremonias serán responsabilidad de la Unidad directamente beneficiada con la vinculación, y las invitaciones serán cursadas por las máximas autoridades de las entidades involucradas. Son ceremonias interinstitucionales:

• Firma de convenios o acuerdos

• Lanzamiento/presentación de proyectos, concursos, licitaciones y otras iniciativas

• Charlas de empresas

d) Actos Simples: Son todos aquellos actos y eventos de carácter académico y no académico, interno o externo. Son organizados y coordinados por la unidad gestora de los mismos. En estos actos, quienes estén a cargo podrán solicitar alguna asesoría, como asimismo la revisión previa de invitaciones, publicaciones, impresos, libretos y otros, con el propósito de guardar las normativas vigentes relacionadas con la imagen corporativa. Son actos simples:

• Presentación (lanzamiento) de libros

• Eventos artísticos

• Inauguración o clausura de actividades de extensión académica (congresos, seminarios, ferias, etc.)

• Premiaciones y entrega de certificados

• Actos Cívicos mensuales

e) Aniversarios: Son todas aquellas conmemoraciones de carácter interno, académico o no académico. Son organizados y coordinados por la unidad gestora de los mismos. Son aniversarios:

• Años de la Institución

• Años del Liceo

4. Pasos para la organización de Actos y/o Ceremonias:

El Liceo Gonzalo Correa Ugarte, considera que el Acto Cívico Mensual es una instancia donde se reconocen el respeto al Espacio de lo público, como única instancia de participación íntegra de la Comunidad Educativa; al Espacio de Identidad, entendida ésta como construcción colectiva que integra las diversas dimensiones de la experiencia y el conocimiento de los distintos sujetos de la comunidad; y al Espacio cultural que contiene e integra la diversidad de lo social, lo que supone entender a la cultura no meramente como algo a transmitir, sino fundamentalmente como un terreno de producción de sentido. Junto a ello, este acto debe revestir un Sentido curricular. La expectativa, es que las actividades preparativas previas como el producto presentado a la comunidad deben ser entendidos como instancias de aprendizaje. Por ello, en la organización de Actos cívicos mensuales, se designa como responsables a los diferentes cursos del establecimiento.

Los pasos mínimos que se debieran dar en la organización de un Acto cívico son:

a) Determinación de fecha y hora de realización considerando:

• Que no exista duplicidad de actividades en la misma fecha u hora.

• Reserva oportuna de espacios físicos, equipamientos y dependencias a utilizar.

• Definir objetivo que busca cumplir la Ceremonia.

• Considerar su planificación con un plazo prudente, que permita cumplir con los procesos establecidos.

• Consulta de compromisos adquiridos por las autoridades, cuya concurrencia se considere necesaria o conveniente.

b) Una vez establecidas la fecha y hora de la ceremonia, quien organice deberá:

• Determinar el listado de invitados, en base al objetivo, carácter y naturaleza de la ceremonia.

• Enviar propósito de invitación por escrito a autoridad invitada, especificando si se desea que ésta haga uso de la palabra y, si es así, sugerir la temática a tratar.

• Las invitaciones deben ser cuidadosamente redactadas, y con el adecuado uso de marca corporativa, indicando teléfono correspondiente para la confirmación.

• El tiempo de despacho previo de una invitación es de 10 días hábiles como mínimo.

c) Paralelamente, quien organice tendrá las siguientes responsabilidades:

• Determinar y reservar lugar de realización de la actividad, en base a objetivo de la ceremonia y categoría del acto y de los invitados. Es conveniente tener claridad sobre el número de invitados, para ubicar el lugar más adecuado, de modo que no quede gente de pie o, por el contrario, los espacios queden vacíos.

• Establecer necesidad de amplificación y equipos audiovisuales.

• Confirmar la asistencia/inasistencia de invitados.

• Atender la recepción y ubicación de invitados.

• Verificar otras necesidades: presentación de Número artístico, entrega de diplomas, obsequios y otros.

• Confeccionar libreto.

• Considerar maestro de ceremonia (Buen nivel de oratoria y lectura)

• Ordenar, revisar y disponer requerimientos finales: etiquetas, agua, vasos, banderas, ornamentos.

• Determinar la realización de recepción (comida, cóctel o banquete).

d) Otras Sugerencias:

• La duración del Acto Cívico no debiera superar los 45 minutos.

• Debe de prepararse, por lo menos, con un mes de antelación a la fecha propuesta.

• Se debe invitar a los cursos con una semana de anticipación y solicitar la presentación formal de l@s alumn@s.

• Los asistentes al Acto deben estar 5 ó 10 minutos antes del inicio y en ese momento dar instrucciones y/o recordatorios de comportamiento.

• Si hay invitados externos, deben ingresar con el Director una vez que todo el público haya tomado sus ubicaciones.

• El acto o ceremonia, debe estar en condiciones de iniciarse a partir del momento en que llega la autoridad que la presidirá, lo que debe ser a la hora que se fijó en la invitación.

• El/los números artísticos deben estar acorde o ser alusivos a la temática u objetivo de la ceremonia.

• Debe evitarse abrir y cerrar cortinas, no corresponde.

• En lo posible organizar el espacio estableciendo como pasillos los costados del recinto y evitando un pasillo central.

• La coordinación de uso de espacios, dependencias y mobiliario del liceo se debe hacer con Inspectora General.

• La coordinación de uso de amplificación y/o audiovisuales se debe hacer con Encargada de CRA.

4. Ubicación de los invitados:

La ubicación de las autoridades será de acuerdo a su categoría, según el orden de precedencia. El centro de la primera fila, de la mesa de honor o testera será ocupado por el Director. El ordenamiento de las demás autoridades se establece alternándose de derecho a izquierdo, de mayor a menor jerarquía.

Para la firma de convenios o entrega de donaciones, los máximos representantes de las instituciones serán ubicados protocolarmente en testera, quedando el invitado principal a la derecha del Director. Si fueran tres los firmantes, el Director se ubicará al centro.

5. Ubicación de Banderas: En todos los actos deberán estar presentes, la bandera nacional y el estandarte institucional, con las siguientes opciones de ubicación:

• En un estrado, podio o testera, la bandera chilena deberá estar a la derecha del orador

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