Protocolo para reuniones efectivas ¿Qué es la comunicación organizacional?

Protocolo para reuniones efectivas

¿Qué es la comunicación organizacional?

Es una importante herramienta que da lugar a la transmisión de la información dentro de las organizaciones para identificar los requerimientos y logros de las mismas y de sus colaboradores, permitir el conocimiento de los recursos humanos y su desarrollo en la institución.

La principal finalidad de la comunicación organizacional es para alcanzar los objetivos institucionales; elementos que en conjunto dan paso al desarrollo organizacional y del talento humano quienes se van preparando para alcanzar su mejor desempeño.

La comunicación es el proceso por medio del cual una persona se pone en contacto con otra a través de un mensaje y espera que esta última dé una respuesta, una opinión, actitud o conducta.  

En ese proceso intervienen los siguientes elementos:

Emisor: Es la persona que enuncia el mensaje en un acto comunicativo.

Código: Es el sistema de signos y reglas que se combinan con la intención de dar a conocer algo.

Canal: Es el medio físico a través del cual se transmite la información.

Receptor: Es la persona a quien va dirigida la información.^[1]

¿Por qué y para qué nos comunicamos y coordinamos?

Si usted es responsable de la dirección o de equipos de gestión, recuerde que su perfil profesional debe estar marcado por la capacidad de liderazgo participativo, coordinación, conducción de personas, creatividad y empatía hacia los demás.

Dirigir una reunión se asemeja a un director de una orquesta. La melodía debe ser interpretada gracias a que cada participante toca un instrumento, pero a su debido tiempo y a medida que se va desarrollando el ritmo de la interpretación, va motivando y entusiasmando a los músicos que conforman la orquesta.  El que dirige es el que conjunta las individualidades para obtener un resultado distinto a la suma de esfuerzos personales. Así es, más o menos, la dinámica de una reunión, con la diferencia que en la orquesta se puede ensayar y en una reunión no se ensaya. Sobre la marcha hay una creación colectiva a la vez que se van manejando factores y reacciones humanos que no se pueden establecer de antemano.

Muchas veces el anuncio de una reunión puede ser asimilada de diferentes maneras. ¿sabe lo que puede están pensando los que tienen que asistir? Elija alguna de estas respuestas, la que más cree que se asemeja a la vida de su ambiente familiar

• No sirve para nada más que para perder tiempo.
• Son eternas. Yo haría que durara media hora, serían reuniones ejecutivas.
• Sufro porque el que dirige es muy lento.
• No me gusta ser testigo de acusaciones y agresiones verbales
• ¿Cómo se puede estar en una reunión que no ha sido preparada?
• Los participantes se desvían con facilidad del tema de la agenda y el que dirige no llama al orden.
• Si alguna vez hablo, no me hacen caso, me cortan sin terminar de exponer mi opinión.
• Me molesta que siempre los mismos hablan y monopolicen la discusión y terminen imponiendo su punto de vista.
• Hago dibujos mientras se desarrolla la reunión ya que no tengo ningún tema de interés.

Si ese es el espíritu y actitud previo a una reunión, casi nos ubica en una reflexión obligada, si vale la pena conducir una reunión en donde los participantes tengas esas percepciones. La manera de ver resultados de una reunión es cuando estamos conscientes que necesitamos prepararnos para esa reunión. Existen aspectos claves o estratégicos para planear, realizar, dirigir y evaluar las reuniones. Estas pueden tener diferentes finalidades dentro de las organizaciones, tales como: informar, convencer, tomar decisiones, obtener información, rendir cuentas, sensibilizar o motivar, resolver problemas o conflictos, etc. Se debe buscar que la reunión sea eficaz y eficiente.

¿Por qué los niveles directivos deben realizar reuniones efectivas?

• Para construir un clima laboral positivo enfocado en el trabajo colaborativo.
• Se fortalece el monitoreo y retroalimentación en el logro de objetivos institucionales, indicadores para rendir cuentas del desempeño institucional.
• Para estimular el aprendizaje y la gestión del conocimiento individual y organizacional.

Las reuniones efectivas constituyen una herramienta de gestión para:

1. La organización:

1. El despliegue de la estrategia institucional,
2. Practicar una gestión participativa enfocada en resultados

1. Los equipos de trabajo

1. Aprender a trabajar en equipo, orientados por los valores, objetivos y la estrategia organizacional.
2. Generar equipos de tareas y valorar diferentes puntos de vista para crea nuevas ideas.
3. Permite la oportunidad de resolver desafíos de manera colaborativa.

1. El personal

1. Permite compartir ideas, expresar sentimientos y brindarse apoyo mutuo
2. Abre la oportunidad de inclusión y participación  
3. Mayor compromiso con las metas, indicadores, procesos y resultados en los cuales han contribuido a lograr.
4. Valorar y aprender de los demás de todos los procesos y servicios que se brindan como entidad.  

 Algunos tipos de reuniones y su propósito

Etapas de una Reunión

[pic 1]

1.1 Determinar si es necesaria la reunión

• Propósito: Tener una razón que justifique la realización de una reunión; motivo, recursos y tiempo invertido.
•  Oportunidad: Responde a lo oportuno del momento en que se efectúa la reunión. Valorar el contexto en cuanto al ambiente interno, disponibilidad de información.

1.2 Seleccionar el tipo de reunión a realizar de acuerdo con el tema y objetivo a lograr. (informativa, planificación, consultiva, etc.)

1.3 Preparación de la reunión: La preparación debe considerar los siguientes elementos:  

• Los participantes:

• identificar los asistentes a la reunión, convocar a las personas indicadas de acuerdo con el tipo de reunión.
• Asignar roles entre los participantes: apoyo logístico, administrativo, registro de actas, expositores, moderadores.

•  La agenda

• Si se trata de una reunión de continuidad, es necesario revisar las actas anteriores, para dar seguimiento a los acuerdos.
• Preparar el contenido de la reunión incluir:

• Objetivo
• Hora de inicio y término
• Temas por tratar y orden de prioridad
• Tiempo asignado a cada uno de los temas
• Responsable por tema  

• Organizar los temas por asuntos similares a fin de que se traten de forma secuencial por grupos temáticos.
• Prever tiempo la reflexión, el debate, generación de ideas y tomar decisiones o lograr consensos, cerrar el debate.

• La convocatoria

• debe hacerse con suficiente anticipación. Indicar, lugar, fecha, hora de inicio y finalización.
• Difundir agenda entre los participantes junto con la convocatoria. Si se informa con anticipación los temas que se discutirán, los asistentes llegarán más preparados al encuentro y con distintas ideas para proponer.

• Espacio físico y materiales

• Coordinar espacio físico: lugar ordenado, ventilado e iluminado, disposición de las sillas.
• Preparar material escrito si es necesario, o digital.
• Preparar equipos de proyección y/o audio.
• En caso de utilizar presentaciones:

• Definir un formato y estructura única de presentaciones para todos los expositores, acotando el número de páginas al tiempo disponible tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:
•  Explicitar los objetivos del tema que aborda la presentación.
• Escribir sólo los puntos principales en párrafos cortos.
• Recurrir a gráficos, diagramas o representaciones visuales sintéticas.
• Establecer conclusiones o resumen.

Planifique el encuentro e informe al equipo. Una de las primeras consideraciones que se deben tener en cuenta si se pretende efectuar una reunión de trabajo, es la de informar con anticipación la realización de ésta. Para ello, es importante que quienes vayan a asistir sean contactados individualmente, por ejemplo, a través de un e-mail, que contenga el día, la hora y los temas que se discutirán. “El error más grande es llegar a una reunión de trabajo sin una planificación, y reunir personas que no tengan interés ni tiempo para escuchar lo que tienen que decir los demás”, dice Darío Brieba, psicólogo laboral de la Universidad Central.

...