Talento Humano

¿Qué es un diagrama de procedimientos?

El diagrama de procedimientos, denominado también diagrama de flujo o

flujograma, es la representación gráfica que muestra la secuencia de actividades y

operaciones de un determinado procedimiento; de manera simultánea indica

claramente él o los órganos administrativos que intervienen en cada actividad

descrita en el procedimiento.

El flujo o la secuencia de las operaciones se representa de arriba hacia abajo y de

izquierda a derecha, teniendo por objeto mostrar el procedimiento gráficamente

para facilitar su interpretación, aún por personas no familiarizadas con el mismo.

El diagrama de procedimientos muestra el flujo de las actividades, de manera tan

general o tan específica como se requiera; esto facilita estudiar y analizar todo un

sistema, para identificar los puntos sujetos a medición, para detectar si hay

problemas, para identificar áreas de oportunidad y precisar qué tipo de mejoras se

pueden realizar, buscando permanentemente la modernización y la simplificación

en los trámites para los servicios que se prestan.

El diagrama de flujo dentro del manual de procedimientos deberá colocarse antes

de la descripción del procedimiento, con el fin de facilitar la interpretación de los

mismos.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar el diagrama de procedimientos?

» Permite visualizar gráficamente un procedimiento.

Unidad de Planeación / Departamento Organización y Sistemas 7

» Muestra qué es lo que pasa en el procedimiento actual de una forma sencilla y

práctica.

» Refleja las principales actividades y operaciones de un órgano administrativo.

» Facilita la comprensión y análisis de un procedimiento.

» Permite detectar rápidamente los puntos sujetos a supervisión y control.

» Permite ver cómo fluye la información de una actividad a otra del

procedimiento.

» Se visualizan las actividades duplicadas o innecesarias, o bien se detecta si

hay omisión de información.

III.A.2 Elaboración del diagrama de procedimientos

Para elaborar el diagrama deberá utilizarse el formato y la simbología establecida (Ver

anexo 1 y 2), puede incluir información adicional necesaria según el propósito, procurando

hacerla lo más concreta posible.

ACTIVIDADES

1.- Para recabar la información general del procedimiento, se entrevista a los titulares de

los órganos administrativos que participan en la ejecución del procedimiento. Se

debe solicitar al entrevistado toda la información jurídica y documental que se utiliza

en el procedimiento, así como los documentos que se generan durante el flujo de las

operaciones.

2.- Analice la información recopilada, para determinar si es conveniente que la

represente en un solo diagrama, o en una serie de diagramas enlazados que

muestran cómo se realiza el procedimiento integral.

3.- Para seleccionar los ciclos lógicos no existen reglas mecánicas, debe basarse en sus

propios conocimientos, su experiencia, el sentido común y la comprensión de los

procesos de su órgano administrativo; decida qué tanta actividad dentro de un flujo

formará parte de un paquete lógico.

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