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Ambiente grafico de Microsoft Excel

Este software tiene la aplicación donde se utiliza para recopilar y organizar los datos en filas y columnas que contienen las hojas de cálculo, la forma en que se muestran las llamaremos tablas. Además, con los datos de una hoja de cálculo se puede crear gráficos, bases de datos y otras opciones que permiten visualizar toda la información contenida de manera adecuada, para que posteriormente se tomen decisiones de tipo académico, social, etc.

Iniciar sesión

Para iniciar una sesión de trabajo en Microsoft Excel de varias maneras, dependiendo de cómo se encuentre configurado el office 2010 en la computadora

BOTON DE INICIO

1. Se da clic en el botón inicio

2. Se elige la opción todos los programas

3. Selecciónala opción Microsoft programas

4. Se da clic la opción Microsoft Excel 2010

Procedimiento para iniciar una sesión de Excel desde el botón de acceso en el escritorio

1- Se da doble clic al icono de acceso directo que se encuentra en el escritorio

ELEMENTOS PRICIPALES DE LA PANTALLA

DE EXCEL

1- MENU ARCHIVO: Muestra a través de la vista de backstaje los comando básicos como el Nuevo, abrir, guardar como, imprimir y cerrar entre otros

2- BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO: Es el área en donde se pueden personalizar los botones de comando de mayor uso dentro de Excel

3- CINTA DE OPCIONES: Son las diferentes fichas, que contienen grupos y a su vez botones de comando que se utiliza en el Excel, se dividen en: inicio, insertar, diseño de página, formulas, datos , revisar y vista

Grupo

Botones de comando

Iniciador de cuadro de dialogo

4- HOJA DE CALCULO: Está dividida en celdas, compuestas etiquetadas con letras y por filas que se encuentran etiquetadas por números.

5- CUADRO DE NOMBRES: Es donde se observa principalmente la referencia de la celda en que se encuentra el cursor, sirve además para asignarle un nombre a un rango de celdas.

6- BARRA DE FORMULAS: Es donde se observa el contenido de la celda: texto, números y formulas

7- CELDA ACTIVA: Es la celda que se encuentra seleccionada en la hoja de cálculo, se visualiza por medio de un recuadro que forma su contorno y su botón de relleno

8-

9- ETIQUETAS DE HOJAS: Las etiquetas se utilizan para identificar a las hojas, además de asignar o cambiar el nombre a las diferentes hojas de cálculo.

10- BOTONES DE NAVEGACION: Los botones de navegación se emplean para moverse a la diferentes hojas de cálculo que contiene el Libro de trabajo

11- BARRA DE ESTADO: En esta barra se observa las operaciones que se realiza en la hoja de cálculo, además de los diferentes botones de vista y el botón deslizable del zoom

ELABORACION DE LIBROS DE TRABAJO

Al iniciar una sesión en Microsoft Excel se abre un archivo completamente en blanco llamado libro1, está compuesta en forma predeterminada por las hojas de cálculo Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Se pueden abrir varios libros en Excel ya sean nuevos o libros que contengan información.

Abrir un libro nuevo.

Para abrir un nuevo libro en blanco, plantilla u otro tipo de formato en Excel realiza lo siguiente:

PROCEDIMIENTO PARA ABRIR UN LIBRO NUEVO:

1- Se da clic en el menú archivo en la opción Nuevo

2- En esta ventana se elige libro en blanco o la plantilla que desees abrir.

3- Hacer clic en crear

GUARDAR UN LIBRO DE TRABAJO

Una vez terminado el libro, se debe guardar en una unidad de disco, El procedimiento para guardar el archivo requiere de la ubicación y el nombre del libro, el cual va de acuerdo con la información contenida.

PROCEDIMIENTO PARA GUARDAR UN LIBRO

1- Se da clic en el menú archivo, elige la opción Guardar como

2- Se selecciona la carpeta en donde se desea grabar el archivo.

3- Se teclea el nombre del archivo

4- Se elige en el tipo de archivo, la versión de Excel en la que deseas guardar el archivo con la finalidad de que se pueda abrir en otras versiones de Excel o si deseas guardarlo como un archivo PDF.

5- Se da clic en el botón guardar.

ABRIR UN LIBRO DE TRABAJO EXISTENTE

PROCEDIMIENTO PARA ABRIR UN LIBRO DE TRABAJO:

1- Se da clic en el menú archivo, selecciona la opción: abrir

2- Localiza la carpeta en donde se encuentra el archivo a abrir

3- Selecciona el archivo y da clic en el botón abrir

PROCEDIMIETO PARA ABRIR UN ARCHIVO ABIERTO RECIENTEMENTE

1- Se da clic en el menú archivo, selecciona la opción reciente

2- Da clic en el archivo que deseas abrir

VISUALIZAR VARIOS LIBROS ABIERTOS

Para visualizar los diferentes libros de trabajo que se abrieron en Excel y con la finalidad de que se pueda intercambiar datos de unos libros a otro, se utiliza la cinta de opciones vista y el grupo ventana

PROCEDIMIENTOS PARA VISUALIZAR UN LIBRO DE TRABAJO

1- Se da clic en la cinta de opciones de vista

2- Selecciona del grupo ventana el botón comando cambiar ventanas

3- Selecciona con un clic el archivo que se va a visualizar

HOJA DE CÁLCULO

El número de hojas de cálculo que contiene un libro nuevo se puede modificar dependiendo de las necesidad del libro de trabajo, además, puedes modificar el nombre de este

INSERTAR HOJA

Para insertar hojas de cálculo en el libro de trabajo con la intención de aumentar su información, de agregar gráficos u otro tipo de opciones que se puede realizar en Excel

PROCEDIMIENTO PARA INSERTAR HOJA DE CÁLCULO

1- Se da clic en la cinta de opciones de inicio

2- Selecciona del grupo de celda el botón de comando insertar

3- Se selecciona la última opción insertar hoja

ELIMINAR HOJA

Para eliminar hojas de cálculo que no se necesitan en el libro aumenta la visualización de las hojas de cálculo en el área de hojas etiquetadas

PROCEDIMIENTO PARA ELIMINAR UNA HOJA DE CÁLCULO

1- Se da clic en la cinta de opciones inicio

2- Selecciona el botón de comando eliminar del grupo de celdas

3- Selecciona la última opción eliminar hoja

CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA

Con el fin de identificar el contenido de la hoja de cálculo con tan solo leer el nombre asignado basta.

PROCEDIMIENTO PARA CAMBIAR EL NOMBRE A UNA HOJA DE CÁLCULO

1- Se da clic en la cinta de opciones inicio

2- Se da clic en el botón de comando formato del grupo de celdas

3- En la sección organizar hojas se selecciona la opción cambiar el nombre de la hoja

TIPOS DE DATOS

DATOS NUMERICOS: los datos numéricos son los principales elementos que se emplean en la hoja de cálculo de Excel

Numero: estos se emplean en operaciones aritméticas

GRUPO DE CARACTERES DESCRIPCION EJEMPLO

NUMEROS ENTEROS INTRODUCE DIGITOS DE 0 AL 9 22500

SIGNOS POSITIVO Y NEGATIVO PARA INDICAR SI UN NUMERO ES POSITIVO SE INSERTA DE MAS ANTES DEL NUMERO +1500

-1500

SEPARADOR DE MILES Y PUNTOSA DECIMALES SE INTRODUCE UNA COMA SEPARANDO MILES Y DECIMALES 32,500.60

INDICADORES DE TIPO INDICA SI EL NUMERO ES MONEDA $18,600.50

FECHA Y HORA

Captura la fecha en formato Excel se considera como un dato numérico

Si tecleas La celda mostrara La barra de fórmulas mostrara

10/5/10 10/05/2010 10/05/2010

DATOS ALFANUMERICOS

Los datos alfanuméricos son todos los texto, combinación de letras y números, símbolos y espacios se utilizan principalmente para colocar los enunciados encabezados, letreros, etc.

Grupo de caracteres Ejemplo

Solo caracteres Escuela

Espacios y caracteres Monterrey n.l

Números y espacios 456123

números y caracteres 123abc, 123 xyz, 1b2z3l

FORMULAS

Las fórmulas que se introducen en Excel son una de las principales aplicaciones de la hoja de cálculo en ellas se realizan operaciones con el contenidos de las celdas.

FORMULAS DE REFERENCIA DE CELDA: son las fórmulas que emplean el nombre o referencia de las celdas para realizar operación con su contenido

REFERENCIA RELATIVA: se refiere a la posición relativa

REFERENCIA ABSOLUTA: se refiere a la posición de la celda que permanece fija al ser copiada o movida a otras celdas

REFERENCIA MIXTA: es la combinación en una celda de una posición relativa y una absoluta

REFERENCIA EXTERNA: son la celda que se encuentran en otra hoja de cálculo o en otro libro de trabajo

FUNCIONES.

Las funciones son formulas predefinidas que contiene Excel para realizar operaciones datos numéricos y alfanuméricos

CAPTURA EN FORMA MANUAL.

En las funciones que se captura en forma manual se debe considerar la sintaxis de la función.

OPERADORES ARITMETICOS

Operador aritmético Operación

+ Suma

- Resta

* Multiplicación

/ División

exponenciación

CUADRO DE DIALOGO

Para introducir funciones a través de un cuadro de dialogo, se elige de la cinta de opciones formulas

1- CATEGORIA: despliega los tipos de funciones que se pueden seleccionar

2- SELECCIONAR FUNCION: muestra las funciones que contiene la categoría seleccionada. Contiene una barra de desplazamiento para mostrar la lista completa de funciones

PROCEDIMIENTOS PARA INSERTAR UNA FUNCION

1- SE DA CLIC EN LA CELDA DONDE SE VA A INSERTAR LA FUNCION

2- SE DA CLIC EN LA CINTA DE OPCIONES FORMULAS

3- SELECCIONA EL BOTON DE COMANDO INSERTAR FUNCION

4- ELIGE LA CATEGORIA

5- SELECCIONA UNA FUNCION

6- SELECCIONA LOS ARGUMENTOS

7- SE DA CLIC EN EL BOTON SE ACEPTAR

ELEMPLOS DE FUNCIONES

SUMA: suma el contenido de un rango de celdas

PROMEDIO: calcula la media aritmética de los argumentos, los cuales deben ser numérico

MAX: encuentra el valor máximo de un rango de celdas

MIN: encuentra el valor mínimo de un rango de celdas

AHORA: muestra la fecha y hora actual

SI: evalúa si se cumple una condición y devuelve un valor si es verdadero o falso

CONTAR: cuenta el número de celdas que contiene datos numéricos de un rango de celdas y cumplen con una condición

CONTAR SI: cuenta el número de celdas que contienen datos numéricos de un rango de celdas

BUSCARV: busca en forma vertical un valor numérico

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