Auditoría

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Metodología de la Auditoria Operativa

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Necesidad de una Metodología Propia

La metodología se define como la ciencia del método, según el diccionario, es un modo razonado de obrar o hablar, aplicado en forma habitual.

En este sentido, la metodología propuesta es un conjunto armónico de métodos debidamente estudiados para el desarrollo de la auditoria operativa. Es un programa de acción, un camino a utilizar por el auditor para el logro, de los objetivos de la evaluación.

Una metodología propia para la auditoria operativa, es necesaria por las siguientes razones:

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Para un mejor aprovechamiento de los recursos.

La auditoria operativa debe ser hecha por un equipo multidisciplinario. Una buena metodología permite aprovechar al máximo las capacidades de cada miembro.

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Para ser consecuentes con la auditoria.

La auditoria operativa es un proceso sistemático de evaluación y por esto deben ocupar estrategias, tácticas y métodos, recursos, etc. para efectuar una labor profesional. No se puede prescindir, entonces, de una metodología.

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Para reforzar el desarrollo de la auditoria operativa

Como esta auditoria es nueva, la metodología que se use, debe establecerle modo en que se hace el examen y se debe documentar para poder ayudar a esta área profesional.

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Características Científicas de la Metodología

Se dice que la ciencia es un estilo de pensamiento y de acción, tal vez el mas universal y provechoso de todos. El modo como trabaja la ciencia para alcanzar su objetivo se denomina método científico.

La finalidad de aplicar este método es incrementar el conocimiento.

El método científico es un modo de tratar los problemas intelectuales, no cosas, instrumentos o personas. En consecuencia, puede utilizarse en todos los campos del conocimientos.

El método científico implica seguir los siguientes pasos:

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Enunciar preguntas bien formuladas y verosímilmente fecundadas.

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Plantear conjeturas, fundadas y contrastables con la experiencia, para contestar a las preguntas (formulación de hipótesis).

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Derivar consecuencias lógicas de la conjeturas.

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Seleccionar técnicas para someter las conjeturas a contrastación. Asegurarse de la relevancia y confiabilidad de dichas técnicas.

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Efectuar la contrastación e interpretar sus resultados.

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Estimar la pretensión de verdad de las conjeturas y la fidelidad de la aplicación de las técnicas.

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Establecer los dominios en los cuales valen las conjeturas y las técnicas, formulando los nuevos problemas y situaciones derivadas de la investigación.

El método propuesto en la primera parte de este trabajo (pag. 6) tiene tres características del método científico:

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Avanza gradualmente a partir del conocimiento acumulado anterior y el nuevo queda sujeto a prueba y corrección.

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Entrega verdades parciales, no finales. Estas son aproximaciones.

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Se corrige a si mismo. Puede identificar sus errores.

La metodología propuesta para la auditoria operativa sigue el método de las aproximaciones sucesivas, en tal forma que cada una de sus etapas le permite al auditor acercarse mas a las soluciones buscadas y a los hechos que el intenta conocer.

Las etapas a desarrollar implican la ejecución de un plan de conocimiento gradual de la materia bajo examen, obteniendo cada vez mayor precisión sometidas a un proceso de revisión y control realimentador, en virtud del cual detecta sus errores y los corrige sobre la marcha.

Esta metodología separa los problemas para analizarlos individualmente, pero en forma simultanea, los combina e interrelaciona bajo distintos criterios.

El proceso se inicia por la empresa (sistema), la cual es dividida en áreas y funciones (subsistemas) para una vez identificados los problemas parciales, busca las interacciones con la organización total.

Ello habilita al auditor para integrar los elementos estudiados a la luz de las características de sinergia y recursividad, pudiendo así llegar a conclusiones y recomendaciones aplicables a los objetivos generales de la entidad.

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Elementos de Administración

Aquí se describirán los elementos a los que se dirigirá la metodología a aplicar.

El auditor, en primer lugar, debe ver si los objetivos están bien establecidos o no, también las normas y las políticas, planes de acción y la estructura de la organización, también lo deben estar. Pero no basta con determinar la existencia de aquellas directrices generales (o de referencia), sino que es necesario profundizar mas, inquiriendo como, cuando y porque fueron formuladas, con que bases e informaciones, mediante que procesos, en que oportunidades y con que participación. Interesa además conocer que coherencia guardan los planes, el grado en que la estructura organizativa y la delegación de autoridad ayudan o dificultan el cumplimiento de los objetivos y políticas. Es fundamental evaluar el proceso de toma de decisiones y el estilo de administrar (quien toma las decisiones más importantes, cuando y como).

Estas directrices traslucen las intenciones e ideas que desean seguir los ejecutivos. Además se debe saber que relación tienen los dueños con los administrativos, para determinar la adecuación que tiene antes las contingencias.

En segundo lugar, la implementación de las decisiones para lograr los objetivos (que se miden en forma tributaria), y determinar las actividades a desarrollar.

Estas directrices para la implementación también deben guardar estrecha cohesión entre sí, pues no entendemos un programa cuya meta sea desconocida o procedimientos y técnicas de trabajo sin una coordinación y planificación previas.

Es también punto obligado de análisis para el auditor la consistencia que exista entre el nivel de referencia (sistema) y el de implementación (subsistema), donde se evidenciara que relación hay entre las declaraciones de la gerencia general y las medidas tomadas para hacer cumplir sus decisiones. Aquí se requiere entrar ya en la operatividad de las directrices, en el sentido de imprimir acción al sistema y llegar a resultados reales.

Por lo tanto el auditor debe coordinar las directrices ya que ellas dan las conductas de los sistemas, para el logro de los objetivos generales y esto no es una tarea fácil.

Los sistemas de comunicación de la información proveerán los antecedentes para este tipo de coordinación por lo tanto también debe interiorizarse en este sistema (la información es una entrada con la cual se toma una decisión).

Estos sistemas de comunicación e información dan las condiciones para una buena interrelación entre las partes de la empresa, además de una retroalimentación para la misma. Por lo tanto el auditor debe conocer las interacciones del sistema, su intensidad, tipo, dirección, oportunidad, costo y frecuencia de estas informaciones, de esta forma el auditor tendrá una visión global del sistema.

La motivación de los administrativos hacia los su personal es muy importante, ya que estos últimos son los que llevan a cabo las decisiones que toman los directivos superiores. Este tema también es de importancia para el auditor operativo.

Además es de importancia la forma y el grado de control que tienen los administrativos para evaluar los objetivos, en los diversos niveles del sistema. Esto implica un análisis de la eficacia de los resultados y de la economía y eficiencia en la obtención y uso de los recursos. La dirección debe procurar que todas las salidas de los sistemas sean las correctas para la organización. Interesa conocer que mecanismos de control existen, quien y como fueron establecidos, que pautas de comparación utilizan y quien las fijo; cuales son los puntos de control identificados en la estructura y como fueron definidos. En seguida, hay que evaluar el funcionamiento de tales mecanismos de control, como asimismo identificar labores concretas de evaluación. Esta puede ser una parte del control, en la medida que se analizan las diferencias entre el logro real y la pauta; pero una situación también puede evaluarse desde el punto de vista de la moral interna o de una decisión, a las cuales es difícil aplicar un concepto de control. Incluso puede, y a menudo debe, evaluarse el propio mecanismo de control y sus normas de comparación.

Y por ultimo el auditor operativo debe tener presente las variables externas que tienen una relación con la organización y que la afectan, estas son la competencia, las políticas del gobierno (tributarias, arancelarias, laborales, etc.), la inflación, etc. La organización necesita del medio externo las entradas y el medio externo necesita las salidas de la organización, por esto se debe determinar cuales de estas variable afectan mas en un momento dado. Por lo tanto hay que comprender el medio ambiente, porque si se tienen situaciones desfavorables no se puede mantener modelos rígidos de conducta, sino que hay que adaptarlos

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